基于SAP系統的月末結賬流程優化實踐探索

何秋寶

[摘 要]月末結賬是會計實務工作中非常重要的一環，CL公司是一家全國性的大型人壽保險公司，月末結賬工作中存在管理層級多、工作量繁重、數據計算量大、程序運行用時過長、數據質量不高等問題。本文結合工作實踐，以CL公司為例，介紹了CL公司在月末結賬流程優化方面進行的有益探索。

[關鍵詞]SAP系統;月末結賬;流程優化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.08.039

[中圖分類號]F272[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）08-00-02

0? ? ?引 言

伴隨著外部監管及內部管理對會計信息的要求越來越高，會計工作不僅要提供正常的會計報表披露數據，還要為公司管理層提供考核、分析等管理會計數據以及監管機構監管口徑的報送數據，月末結賬工作的步驟越來越多，操作也越來越復雜，對SAP財務信息系統處理流程的數據開發利用能力要求越來越高。為有效提升月末結賬的效率和質量，CL公司借助財務信息系統，在優化會計月末結賬流程工作方面進行了一系列卓有成效的探索。

1? ? ?CL公司會計月末結賬工作中面臨的問題

CL公司為一家大型人壽保險公司，在全國共有40個省級分公司（以下簡稱“省公司”），省公司設置財務管理中心，負責全省的會計核算工作，出具會計報表并上報總公司。總公司對各省公司上報的會計報表進行審核，審核無誤后處理總公司與省公司間報表調整事項，出具全國匯總會計報表。由于CL公司省公司眾多、會計人員專業能力參差不齊，數據計算量大，月末結賬操作用時過長，嚴重影響了總公司最終出具會計報表的時效和質量，主要表現在以下幾個方面。

1.1? ?月末結賬操作步驟多、程序運行耗時過長、月末結賬效率不高

CL公司的月末結賬操作步驟主要包括：按監管和分析口徑的業務收支匯總;定價費用定價傭金的計算;管理費用和其他收支的分攤;標準保費的計算;保險準備金的計算和記賬;保險保障基金監管費計算和記賬;遞延收益計算和記賬等，操作步驟共有44步。其中，準備金程序的計算最復雜，涉及未到期準備金、未決賠款準備金、壽險準備金、長期健康險準備金、贈送保險準備金等，每個準備金又包含多個小類，每個準備金細類均需要抽取基礎數據并計算、記賬，整個流程需要操作30多步。CL公司作為一家全國性的大型人壽保險公司，數據體量較大，程序運行耗時很長，特別是準備金計算和分攤計算程序，單個操作步驟都在1個小時以上。整個財務月末結賬操作，在最順利的情況下，也需要2～3天。由于不同操作步驟之間存在數據的前后關聯，如果發現操作失誤或數據問題，就需要重新執行多個甚至所有的結賬操作，所耗時間更長。

1.2? ?月末結賬中，報表校驗發現問題較多

CL公司是一家在紐約、香港、上海3地上市的大型保險公司，要求披露的會計數據較多，需要編制的月度會計報表多達100張以上，涉及主表、附表、校驗類報表等。各省公司完成月末結賬操作后，編制和出具會計報表并上報總公司，總公司將省公司上報的報表導入報表校驗系統，進行數據一致性及準確性校驗，校驗發現的錯誤層出不窮，主要包括以下幾類：①數據質量問題，如過渡科目的余額沒有調整為0，險種適用不當等;②不同會計報表中的數據存在勾稽關系不一致;③因操作疏漏或不當，導致數據缺失。如執行未到期準備金計算前未執行保險保障基金監管費計算，導致未到期準備金計算結果不準確。一旦報表校驗發現錯誤，往往需要進行賬務調整并重新出具會計報表，導致需要再次執行部分甚至全部月末結賬操作，大大降低了月末結賬的時效。

1.3? ?總公司無法對省公司月末結賬的工作進度進行有效監控

CL公司的月末結賬工作中，總公司主要負責報表的審核與匯總，省公司會計人員負責具體的結賬操作。由于各省公司完成業務數據準備的時間有早有晚，正式開始月末結賬操作的時間也就不一致，月末結賬操作進度差異較大，總公司層面很難了解到各家省公司的具體操作進度，無法對全國月末結賬工作進行有效監控和分析。

2? ? ?CL借助財務信息系統優化月末結賬工作的具體舉措

2.1? ?重新構建月末結賬程序

2.1.1? ?優化數據源和處理模型，提升程序運行效率

以準備金計算和記賬程序為例，CL公司在以下兩個方面進行了改進。一是利用SAP財務系統的特殊目的分類賬構建了新的數據源，日常會計記賬時會實時生成分機構、分險種、分渠道、分科目的本月發生額匯總數據。之前的準備金計算程序需要取明細的會計憑證以匯總出分險種的保費收入等，由于CL公司會計憑證數據量巨大，讀取明細憑證數據消耗了大量的程序運行時間。數據源優化后，可以直接取匯總的分險種保費收入等數據，程序運行時間大大縮短。二是精簡不必要的會計記賬憑證顆粒度，減少了會計憑證行數，極大地縮短了程序生成會計憑證消耗的時間。CL公司的準備金數據需要滿足會計報表、預算考核、監管報送3種用途，分別需要明細核算到險種、成本中心、銷售渠道等。險種、成本中心、銷售渠道等字段需求均通過會計記賬憑證實現，導致單個準備金類型的會計記賬憑證行數超過萬行，生成憑證耗時相當長。優化后，計算仍按最明細的顆粒度生成和保存，預算考核、監管報送的數據改為直接從準備金計算表獲取，會計記賬憑證不再明細到成本中心、銷售渠道，記賬憑證行數大大減少。單個準備金類型的運行時間由40分鐘縮短至1分鐘以內。

2.1.2? ?整合月末結賬的操作步驟

程序運行效率實現大幅提升之后，對月末結賬程序的操作步驟進行了大幅整合，月末結賬操作由44步降為7步，極大減少了用戶操作。之前保險準備金需要操作30多步，邏輯優化和整合后僅為短期險準備金計算和記賬、長期險準備金計算和記賬操作。收支匯總、定價費用計算、定價傭金、標準保費計算等多個操作也均合并為一步操作。

2.2? ?在對報表及會計錯誤數據進行分析和歸類的基礎上，創建試算校驗功能

2.2.1? ?錯誤問題

CL公司對現有的報表校驗邏輯及月末結賬中發現的錯誤進行了梳理，共梳理出錯誤200多條，在此基礎上歸納為以下4個大類。①會計科目與險種不匹配。此類問題是會計報表校驗中出現問題最多的一類，達到一半以上。包括退保金等用于核算長期險業務的會計科目下出現了短險;保單紅利等用于核算分紅險業務的會計科目下出現了非分紅險;保護投資款等用于核算投資類險種業務的會計科目下出現了非分紅險等。②會計科目余額錯誤。主要表現為：部分過渡科目的余額不為0;資產類科目出現負數余額;負債類科目出現正數余額等。③會計科目發生額之間存在一致性。包括：本期計提準備金的損益科目與負債科目發生額不一致;計提工會經費、職工教育經費、黨建工作經費與職工工資本期數的比例關系不符合規定的計提比例關系等。④其他類型的錯誤。包括：使用了停用的會計科目、險種;現金流量字段的輸入錯誤;前端系統及財務系統的邏輯缺陷導致的錯誤數據;未正確操作結賬操作步驟導致的計算錯誤等。

2.2.2? ?優化措施

針對以上4類錯誤，CL公司采取了以下優化措施。①在記賬數據產生環節設置校驗規則。此方式主要用于控制會計科目下的險種、現金流量代碼等錯誤輸入。對于從核心業務系統流轉并自動記賬的數據，在流轉記賬數據環節增加校驗并給出錯誤提示。業務系統流轉數據錯誤如因系統缺陷導致，往往需要時間進行解決，為兼顧月末結賬時效性和準確性的要求，財務系統可設置為僅作錯誤提示但允許記賬，并通過調整憑證臨時解決。對于手工出現的會計憑證數據，在憑證出現和保存時增加校驗，錯誤輸入不允許保存。②開發試算校驗程序。只有在運行試算校驗程序過程中檢查當月數據不存在任何錯誤時，才能執行月末結賬的后續操作。校驗的事項包括：接口相關校驗;保險準備金校驗;與科目不匹配的險種校驗;科目余額校驗;科目發生額校驗;其他校驗。用戶可針對單個或部分事項進行校驗檢查，也可一次執行全部事項的檢查。其中，科目不匹配的險種、科目余額、科目發生額的校驗規則均可配置，總公司統一配置了適用于全國的通用校驗規則，各省公司也可結合自身需求配置專屬的個性化校驗規則。③完善和優化有關程序，提升數據質量。如，費用分攤程序經常出現部分機構的個別險種因收入為0或負數導致的結果異常，在對分攤規則進行了調整后，避免了異常數據產生。

2.3? ?構建月末結賬操作平臺

2.3.1? ?提供月末結賬任務的發布和操作功能

優化后的月末結賬操作共有7項，總公司統一配置月末結賬任務清單，并在SAP財務信息系統中發布。省公司會計用戶進入系統中可以清楚地看到所有月末結賬操作步驟及各個步驟的狀態，狀態包括：未執行、執行成功、執行失敗等。同時還附有詳細的說明文檔，包括：任務的操作方法、執行前提、什么情況下需要重新執行、重新執行后將影響的其他步驟、程序的主要處理邏輯等，方便用戶清楚了解月末結賬任務。用戶可以靈活選擇以下方式執行月末結賬操作任務：①對于沒有先后關系的任務，用戶可以同時選擇多項任務，一次提交執行;②用戶可以提交任務立刻執行，也可以設定計劃時間在未來某個時點運行;③前步操作任務完成后，系統可自動提交其后續操作任務。

2.3.2? ?提供有效的流程控制功能

月末結賬任務清單中，對于存在先后關聯的任務配置了以下的流程控制：①前一步任務未執行，不允許執行后續相關操作;②前一步任務重新執行，后續相關任務狀態自動改變，需要重新執行;③前一步任務執行成功后，后續相關任務可由系統自動提交執行。通過上述流程控制，大大減少了用戶誤操作或未操作的可能性，確保了月末結賬操作的準確性。用戶也可以通過模板中設置的先后關系及操作說明，清楚地了解各個任務之前的關聯性。

2.3.3? ?提供了詳細的日志功能

月末結賬平臺中，詳細地展示了各操作任務執行的有關信息，包括：開始執行時間、結束時間、運行時長，成功記賬的會計憑證號，報錯的具體原因等。通過分析這些日志信息，可以一目了然地掌握任務執行的結果，對程序運行的效率和性能進行評價和分析，總公司也可以實時監控省公司月末結賬的操作進度。

3? ? ?CL公司月末結賬優化工作取得的成效

通過對月末結賬工作中的問題進行梳理，CL公司借助財務信息系統對月末結賬操作進行了大幅優化，數據質量和效率得到了極大提高。通過將校驗邏輯從報表環節前置到賬務環節，報表基本實現了一次性校驗通過，重復執行月末結賬操作的情形大大減少。通過優化數據源和整合月末結賬程序，將管理需求和會計需求進行適當分離，大幅減少了月末結賬操作步驟，月末結賬程序的運行效率大幅提升，優化后的月末結賬操作時間已縮短至之前的1/4。