電子文件定密管理的信息化實踐

高朋

摘 要：定密管理工作是其它各項保密管理工作的基礎性工作，科學合理的定密管理工作能夠準確的界定和調整國家秘密信息，也能夠確定可利用的信息資源，發揮信息的價值。隨著現代化科技的不斷發展，電子文件在保密工作中越來越常見并已經成為主要形式，本文主要探討了信息化背景下電子文件定密管理工作中存在的問題、信息化管理有效策略以及信息化管理系統的功能安排。

關鍵詞：電子文件;定密管理;信息化

現代化信息科技的快速發展給很多領域帶來了技術革新，在國家秘密信息管理領域，也正處于信息化轉變之中，國家秘密信息的數字化、涉密載體的電子化等均對定密管理工作提出了新的要求。定密管理工作信息化實踐的過程是一個逐漸發展的過程，其中或多或少的還存在各種問題，需要相關工作人員加以重視，并且要把握信息技術的發展趨勢，不斷完善定密管理系統功能。

一、傳統電子文件定密管理工作中存在的問題

電子文件的定密工作不規范，很多定密過程過于依賴管理者個人的判斷，沒能嚴格執行定密工作的相關法律規定，直接后果就是定密不準確，并且涉及定密工作的各方對于文件的定密都有著各自的標準，容易出現密級判定不統一的情況，給文件管理、利用都造成了困難。在傳統管理模式下，對于電子文件的定密工作有著諸多的不完善之處，比如文件密級標識不規范，不能夠涵蓋全面的有效信息、很多電子文件定密后不設置解密，給信息利用造成很大的困難、電子文件缺少統一管理臺賬，對定密文件信息無法全面掌握，也無法進行及時的更新。

二、電子文件定密管理系統的功能作用

在信息化背景下，提高電子文件定密管理工作的效率勢必要依托現代化技術手段，建立完善的定密管理系統。目前所使用的定密管理系統與普遍使用的電子文件，如office辦公軟件有著良好的適用性，系統分為客戶端和管理端，具有良好的電子文件定密功能。隨著定密要求的不斷提高，電子文件定密管理系統也在不斷的更新與完善，目前定密管理系統已經具備了較為完善的功能。

電子文件定密管理系統具備對電子文件定密的功能，這也是系統的基礎性功能。在計算機安裝系統客戶端，登錄并綁定用戶身份，完成這個步驟，當用戶再次新建、保存文件、關閉文件時就可以自動啟動定密管理系統，要求用戶強制定密。用戶可以根據文件中的具體內容完成定密操作，針對項目類電子文件需要選擇與之相應的定密細目和項目，對于非項目類電子文件要選擇相應定密細目，確定后通過審批即可完成定密操作。對于完成定密的電子文件，在文件名和首頁中會自動標注文件密級并且會在系統中形成定密臺賬。如果除了用戶以外的其他人打開該文件，則會在臺賬中留下記錄，大大提高了電子文件的保密效果。

電子文件定密管理系統具備自動生成電子文件密級標識的功能。完成定密環節后系統會自動為電子文件生成獨特且無法變更的密級標識，標識能夠體現電子文件的文件名、密級、文件創建人、定密的時間、定密依據、知悉范圍、計算機IP等。定密管理工作者可以通過記錄和跟蹤密級標識來實現對電子定密文件的實時監控與管理。

電子文件定密管理系統具備全面覆蓋定密細目的功能。定密客戶端定密細目是根據上級機關、單位所規定的定密范圍的分解和細化，是定密管理系統的定密依據。定密細目可以準確的反應出定密文件中相關事項的密級、知悉范圍以及保密期限等。定密管理系統可全面覆蓋定密細目，能夠確保定密文件更快速的通過審批，并且能夠更新定密文件在客戶端中的細目，保證定密文件信息的準確、全面。

電子文件定密管理系統具備文件解密提醒的功能。管理系統能夠根據密級標識確定文件解密時間，在文件定密期限到達前的一個月，系統自動提示文件創建人有待解密的文件，用戶點擊提醒之后會進入電子文件臺賬完成解密操作，通過審批后完成解密。最后電子文件定密管理系統還具備臺賬管理的功能。管理端能夠記錄電子文件定密臺賬和電子文件操作記錄臺賬，臺賬為查閱電子文件的數據以及密級、解密時間等各項信息提供了便捷，方便管理者對電子文件進行有效的定密管理和監控。

三、信息化背景下電子文件定密管理工作的有效策略

針對電子文件定密管理工作不規范的問題，需要形成更加健全、規范的管理運行機制。保密機構、分管領導、涉密人員都在定密工作中發揮著至關重要的作用，這三方必須要加強合作，構建完善的定密管理工作組織網絡。完善管理組織后需要進一步細化定密管理的工作內容，包括涉密信息、信息保護、泄密后果、定密管理組織的人事管理以及各項細節工作等。對于全體定密工作人員，需要進一步強化保密工作法制教育，比如通過培訓、專題輔導、案例討論等方式，讓保密工作人員能夠更加全面的了解相關法律和規定，明確自身的權限和職責，形成良好的保密意識。

制定嚴格的定密管理機制，利用信息技術實現對定密管理工作的動態監督和管控。隨著我國發展速度的不斷加快，尤其是在科技發展領域的不斷進步，我國的各項涉密信息越來越多，這些信息都有著嚴格的保密范圍、密級劃分、密級變更的規定，在電子文件定力管理工作中，這些規定是工作人員工作的標準和準則，需要得到高度的重視和徹底的執行。考慮到保密信息的不斷變化、增加等情況，需要確保每年至少對定密細目進行一次更新，還需要根據實際情況隨時完成密級變更的工作，嚴格把控涉密信息的管理和控制情況。

結語：

綜上所述，利用信息化技術開展電子文件定密管理工作目前已經具備了比較完備的功能，在信息化技術的支撐下，電子文件定密管理工作更加穩定、準確、安全，能夠在保證信息定密力度的同時實現信息資源的利用，充分體現出了我國定密工作的規范性和先進性。

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