大數據時代事業單位人事檔案信息化建設研究

張彩云

【摘要】人事檔案管理是事業單位人事工作十分重要的組成部分，其對于事業單位人才隊伍建設有極大影響。新時期，隨著網絡技術、信息技術的快速發展，傳統的紙質人事檔案管理模式已經無法滿足現代工作需求，對此需要立足于時代，強化事業單位人事檔案信息化建設，促進事業單位的現代化發展。

【關鍵詞】大數據;事業單位;人事檔案;信息化建設

隨著現代信息技術的快速發展，每天產生的數據也越來越多，社會進入大數據時期，在各個行業發展中，都可以挖掘數據資源來尋找有利于自身發展的信息，從而實現快速發展。檔案信息是大數據時代十分重要的資源，而人事檔案更是重中之重，對事業單位而言，只有做好人事檔案管理工作，才可以更好地實現人力資源管理，從而滿足自身發展需求。而從事業單位人事檔案管理實際看，還存在管理模式落后的情況，鑒于此，需要進一步增強事業單位人事檔案管理信息化建設力度，以此推動事業單位良好發展。

一、大數據時代事業單位人事檔案信息化建設的意義

在大數據時代，信息技術已經全面應用到社會各個領域，促進了社會各界發展。對事業單位而言，強化人事檔案信息化建設具有十分重要的意義，在傳統的人事檔案管理活動中，各項工作都是由人工進行的，人事檔案管理流程復雜、管理成本低、檔案資源利用率不高，難以充分發揮出人事檔案的價值。實施人事檔案信息化管理，可以有效簡化人事檔案管理流程，不管是檔案資料收集、分類，還是整理、歸檔、查找、利用，都可以借助信息技術進行，提高了檔案管理效果。人事檔案資源涉及面比較廣泛，這也使得在傳統的紙質檔案管理模式下，需要占用大量的空間，并且在管理過程中，需要做好防火、防潮、防蟲、防損壞等工作，人事檔案管理成本比較大。實施人事檔案信息化管理后，只需要做好計算機維護、數據庫更新及資料備份工作即可，能顯著降低事業單位人事檔案管理成本。此外，在傳統的紙質檔案管理中，只能通過文字、圖片等方式進行資料保存，其形式比較單一。實現人事檔案信息化管理后，可以通過各種方式，進行檔案資料保存，如視頻、音頻、圖片等，能更加全面地將個人資料展現出來，所以在新時期下，全面加強事業單位人事檔案信息化建設十分重要。

二、事業單位人事檔案信息化建設存在的問題

從當前事業單位人事檔案信息化建設現狀看，還存在一些問題，在一定程度上影響到人事檔案信息化管理工作開展，其主要表現在：（1）沒有做到人事檔案信息全面共享，隨著大數據時代的到來，事業單位人事檔案信息化建設力度也逐漸提升，由于各個區域檔案管理存在一定差異，在人事檔案信息化管理軟件使用上也有所不同，導致人事檔案資源難以做到全面共享，限制了人事檔案價值開發。（2）信息化管理設備不足，現代化設備是開展人事檔案信息化管理活動的重要依據，在實際中，受各種因素影響，在事業單位人事檔案信息化管理中，還存在相關設備不全的情況，如計算機、掃描儀等設施不足，影響到人事檔案信息化建設。（3）缺乏信息化管理標準，大數據時代，要想切實提高事業單位人事檔案信息化管理質量，就需要建立相應的信息化管理標準。而在實際中，事業單位并沒有制定規范、統一的檔案信息化管理標準，這就導致在人事檔案查找、利用上存在一定難度。

三、基于大數據的事業單位人事檔案信息化建設策略

（一）健全人事檔案管理信息化管理機制。大數據時代，加強事業單位人事檔案信息化建設，可以全面提高人事檔案管理水平，能充分發揮出人事檔案的價值，有助于事業單位的良好發展。在實際中，為了確保事業單位人事檔案信息化管理活動的順利實施，還需要結合具體情況，制定相應的管理機制，從人事檔案收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用整個環節都需要制定詳細的操作流程，要做到統一管理。尤其是在檔案查詢、使用、下載等環節，更是要針對不同使用者設置不同使用權限。同時人事檔案資料來源相對比較廣泛，其格式豐富多樣，為了便于跨系統操作，還需要明確人事檔案格式標準，方便使用管理。

（二）注重軟硬件設施建設。軟件硬件設施是實現事業單位人事檔案信息化建設的基礎，所以在實際中，事業單位還需要進一步提高各種軟硬件設施的建設力度。軟硬件設施性能會對人事檔案信息化工作效率帶來很大影響，其不僅會影響到系統運行狀況，還涉及數據資料保管情況。在硬件設施建設中，事業單位需要充分考慮單位的具體情況，不僅要確保硬件設施的各項性能可以滿足人事檔案數據資料傳輸、存儲要求，還需要符合局域網建設要求，做到單位內部跨部門操作。在軟件設施建設上，由于當前人事檔案信息化管理中，部分軟件的設施是立足于企業需求，這類軟件并不完全適用于事業單位，所以事業單位還需要注重契合自身實際的軟件開發、應用。要針對現有檔案系統軟件情況，結合人事單位信息代碼進行推廣完善，讓更多事業單位可以進行合作，全面推進人事管理領域的信息化建設，提高人事檔案資源利用率。另外，在軟件系統完善中，還需要注重新技術的引入及完善，要立足于現代事業單位發展需求，開發科學有效的信息平臺，滿足更多用戶工作需求。此外，在軟件系統完善過程中，還需要考慮到軟件安全性能，要做好保密工作。

（三）保證資金供應。對于事業單位人事檔案信息化建設，必須有充足的資金支持，人事檔案信息化工作的實施不僅要注重各種軟硬件設施建設，還包括人員培訓、后期維護等各項工作，而這些工作都需要資金支持。所以在實踐中，事業單位還應該為人事檔案信息化建設提供相應的資金供應，事業單位要根據自身發展狀況，合理設定預算，便于人事檔案信息化建設。

（四）完善信息管理安全體制。首先，事業單位需要制定相應的人事檔案信息管理規章體系，并注重人事檔案信息安全保障系統建設。在人事檔案信息管理中，要時刻做好檔案信息備份工作，并建立內部信息恢復機制，確保檔案信息的安全性。其次，事業單位需要制定完善的數據信息備份、恢復體制，要規范檔案信息使用過程，提高檔案信息安全度。另外，事業單位還需要確保人事檔案管理人員具備良好的職業道德修養，要提高其信息化安全管理觀念，對其進行安全技能培訓，引導人事檔案管理人員意識到檔案信息化管理的便捷性、危險性，確保其可以安全、正確地利用信息化系統開展人事檔案管理活動，避免計算機受到外界攻擊，出現檔案信息遺失、篡改等情況。最后，在人事檔案管理中，還應保證數據存儲與紙質存儲的相互分離，以此保證檔案信息的完整、安全。

（五）強化檔案管理人員素養。在事業單位人事檔案管理活動中，檔案管理人員是開展檔案管理活動的主體，其綜合素養直接影響到檔案管理效果。大數據時代對檔案管理人員的綜合素質也提出了更高要求，所以在實踐中，事業單位還需要注重對檔案管理人員開展相應的培訓再教育活動。一方面要提高其人事檔案管理專業知識;另一方面還需要提高其信息化素養，保證人事檔案管理人員可以靈活利用計算機進行檔案信息錄入、整理、存儲等工作。此外，事業單位還需要引導人事檔案管理人員掌握一些檔案學科知識，如情報學知識、圖書館學知識等，為人事檔案資料的更好開發利用奠定基礎。

四、總結

總而言之，強化事業單位人事檔案信息化建設具有十分重要的作用，所以在實際中，事業單位必須對當前人事檔案管理工作進行全面分析，針對其存在的不足，制定相對應解決對策，全面推進人事檔案信息化管理模式，促進事業單位人事檔案管理水平提升。

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