事業單位檔案管理信息化建設水平提升策略

王志生

【摘要】現階段我國事業單位取得了飛速發展，要求其檔案管理方式不斷更新以適宜日趨發展的形勢，相較于紙質檔案，信息化檔案更能提高事業單位的工作效率。這要求事業單位要根據本單位的具體檔案管理特征，確定明確的目標，有步驟地實現事業單位檔案管理信息化。本文主要探究事業單位檔案管理信息化建設的提升策略。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化建設

隨著信息技術的不斷發展，使得事業單位應用信息化來管理檔案成為可能，事業單位應該順應時代發展要求，不斷更新檔案管理模式，促進檔案管理工作的進步，以此提高本單位工作效率。現階段，在事業單位檔案管理信息化建設仍存在一些問題，本文就檔案管理中存在的問題，具體闡述如何提升檔案管理信息化建設。

一、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）對信息化管理缺乏充分認識。盡管越來越多的事業單位開始進行檔案管理信息化建設，但信息化建設在我國起步較晚，一些事業單位檔案的使用者和管理者對信息化管理缺乏充分的認識，包括領導及工作人員沒有意識到檔案管理信息化帶來的好處，因此不會在檔案信息化建設工作中投入過多心血，不利于信息化建設工作的推進以及信息化建設與發展。

（二）檔案管理信息化建設投入不夠。由于檔案管理相關工作人員對信息化管理缺乏充分認識，在檔案管理信息化建設工作中投入心血較少，導致檔案管理信息化建設投入不夠，無法完善相關軟件以及硬件設備配置，這就造成了檔案管理工作的滯后性，當前許多事業單位仍然采用傳統的紙質檔案，而不會將重點放在信息化管理中去，由此影響到檔案信息化水平，事業單位工作效率低下。

（三）檔案管理工作人員素質低下。一些事業單位檔案信息化建設中缺乏專業人才，且對相關工作人員培訓力度不夠，導致檔案管理工作人員素質低下，且由于領導的不重視，在工作人員的培訓上投入較少。大多數事業單位檔案管理工作人員不是專業的，而是從其他工作崗位上抽調來的，這些工作人員缺乏專業的知識技能，對于信息技術和網絡技術的接受能力和學習能力較差，無法靈活運用新檔案信息化管理，從而影響檔案管理信息化建設的發展。

（四）管理技術存在缺失。現階段一些事業單位信息管理技術尚未完善，沒有配備功能齊全的應用軟件，這極大阻礙了檔案管理信息化建設的發展，且由于技術水平低下，管理工作中會頻繁出現錯誤，導致檔案管理工作效率低下。

（五）事業單位對檔案的管理工作不重視。一些事業單位由于缺乏對檔案管理信息化建設的充足認識而對檔案管理工作沒有足夠的重視，部分工作人員認為檔案管理工作就是一個很小的工作，只需要交給相關的工作人員去做，部分事業單位缺乏對檔案管理信息化建設的相關制度。殊不知檔案管理信息化建設不僅關系著事業單位工作效率能否提高，更關系著一個國家的利益。

二、事業單位檔案信息化管理的意義

（一）檔案管理的信息化。檔案管理信息化這一管理模式在之前檔案管理實體化的基礎上發展為檔案管理信息化，讓檔案實體通過信息技術的應用，以信息化的形式向社會提供服務，更好地服務于社會。檔案管理信息化能對檔案信息資源進行分類整合，從而提高檔案管理的效率，與傳統的紙質檔案相比有更便于保存、查詢及修改的優勢，通過檔案信息化管理提高檔案管理的利用效率，降低檔案的管理成本。

（二）檔案使用及查詢更加便捷。由于檔案管理信息化使用信息技術對檔案資料進行統一管理，因而相對于傳統的紙質檔案有使用及查詢更加便捷的優勢，既節省了人力物力也提高了工作效率，簡化了檔案查詢的流程。傳統的紙質檔案會存在紙張時間長而老化的問題，導致檔案字跡模糊，給查詢帶來了極大不便。

（三）儲存檔案的優勢。傳統的檔案管理工作多以紙質文件的形式儲存，記錄信息時使用人力手寫的方式，這種儲存檔案的方式在信息記錄、管理、調用等方面存在一定的弊端。紙質檔案本身的弊端導致其不能經歷時間較長的儲存，時間長了，對其儲存有極大的不便，且信息很容易丟失。而利用現代信息技術進行檔案儲存，可以通過建立信息管理平臺的方式將信息進行上傳，既節省了人力，簡化檔案儲存流程，提高了辦事效率，又極好地保護了存儲的信息，信息不容易丟失也不會隨著時間的推移而產生一系列問題影響使用。

三、增強事業單位信息化檔案管理的方法

（一）充分認識檔案管理建設的重要性。提高事業單位檔案管理水平首先要提高對信息化檔案管理的重視程度，只有事業單位的相關工作人員從本質上加強對信息化檔案管理工作的重視，加強檔案管理應用軟件的開發，從而提高檔案管理信息化效率，增強事業單位的檔案信息化管理工作。事業單位的領導應該提高檔案管理信息化的重視程度，逐漸將工作重心轉移到新型管理模式的建立上來，完善信息化檔案管理制度，加大對檔案管理信息化建設的資金投入，推動檔案管理工作的順利進行，必要時可以組建專業管理團隊負責檔案的管理工作，從而提高工作效率。

（二）加大對檔案管理信息化建設的投入力度。想要提高檔案管理信息化建設的有效性，關鍵在于事業單位領導要加大對于檔案管理信息化建設的資金投入，劃撥資金用于完善單位的基礎設施，不斷更新老化設備，保證設備的使用壽命，提高檔案記錄、查閱的效率。同時，為提高檔案管理信息化的技術水平，事業單位可以與較高科技水平的互聯網公司開展合作，為信息化管理提供技術支撐。

（三）提高管理人員素質。現階段阻礙事業單位檔案管理信息化建設推進的一個重要原因在于缺乏專業的高素質人才進行管理。事業單位檔案管理對管理人員要求較高，要求管理人員進行檔案分類、錄入，除此之外，還需要管理人員具備專業的管理知識，熟練掌握計算機知識，只有管理團隊素質達標才能提高信息化檔案管理的水平。事業單位要在工作人員招聘、培訓以及工作過程幾個階段對工作人員作出明確要求：事業單位在招聘檔案管理人員時要對應聘者能力、綜合素質做出明確規定，挑選優秀的人才為事業單位服務，從而提高檔案管理信息化建設工作的有效性，在相關管理人員入職之后，事業單位領導也要注重不斷提高管理人員的業務能力，可以定期邀請專家開展專題講座，教授最新的管理方式讓管理人員應用到工作中去，事業單位可以定期對管理人員進行業務能力考核，及時淘汰不合要求的工作人員，保證管理團隊的質量。此外，為提高管理人員的工作積極性和工作熱情，事業單位可以設置獎懲制度，對優勝者給予獎勵，有利于工作人員更好地投身于管理工作中。

（四）加強檔案管理應用軟件的開發。事業單位要根據實際情況不斷加強檔案管理應用軟件的開發，并給予廣泛應用。首先，事業單位要進行檔案信息資源的數字化管理和保存，積極創建完善檔案目錄數據庫以及檔案全文數據庫，以便為檔案需求者提供更好的服務。其次，技術工作者要致力于創建完善的檔案信息網，提高查詢效率和單位辦事效率。事業單位要注重與其他實力較強的公司進行交流合作，在與其他單位的交流中取長補短完善檔案管理系統。

（五）建立功能實用的檔案信息網站。事業單位要致力于創建完善的檔案信息網，以提高檔案信息的網上咨詢效率，這是施行檔案信息化的主要目的，充分發揮互聯網的優勢，在建設信息檔案的網站時，選用標準化的設備，保證技術升級換代。

四、總結

信息技術的發展帶來了網絡的廣泛應用，對于事業單位檔案管理信息化工作的推進，信息技術發揮了極大的作用。所以，事業單位在檔案管理信息化建設過程中要利用好網絡這一平臺，以此為事業單位的檔案管理提供更大便利，提高辦事效率，同時還要注重對信息化平臺的維護和建設，推進檔案管理信息化建設，讓事業單位更好地服務于社會。

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