新時期基層檔案館檔案接收工作

趙運龍

【摘要】隨著我國經濟的迅猛發展，社會對檔案接收工作也提出了更高的要求。從目前來看，基層檔案館在檔案接收工作中，始終存在著各種問題，這嚴重阻礙了檔案接收工作的順利開展。所以，為了充分發揮檔案在我國經濟建設中的作用與價值，應當對新時期基層檔案館的檔案接收工作進行詳細的研究。通過分析基層檔案館在檔案接收工作中存在的問題，并結合這些問題制定行之有效的對策，以供人們參考。

【關鍵詞】新時期;基層檔案館;檔案接收工作;問題;對策

檔案接收工作是基層檔案館工作水平高低的重要標志，它在我國經濟發展中占有重要地位。然而在新時期，傳統的檔案接收工作已經不能適應當前社會發展的要求。為此，基層檔案館必須與時俱進，不斷拓展檔案接收工作的新領域。由此可見，詳細研究新時期基層檔案館的檔案接收工作是很有必要的。

一、基層檔案館檔案接收工作中存在的問題

基層檔案館在檔案接收工作中存在的問題，主要體現在以下幾方面：一是檔案損毀、丟失問題較為嚴重;二是案卷質量參差不齊;三是檔案移交種類單一，部分單位對移交檔案有抵觸;四是電子檔案接收難度大，重復數字化造成浪費。

（一）檔案損毀、丟失問題較為嚴重?；鶎訖n案館并不注重檔案接收工作，導致檔案損毀、丟失問題較為嚴重。一方面，基層檔案館的檔案室缺乏良好的檔案保管條件，既沒有適宜的溫濕度，也沒有完善的設備，使得檔案一直處于凌亂的狀態，失去檔案的利用價值;另一方面，基層檔案館的檔案員更換頻繁，在更換時，這些檔案員從不按照規定進行檔案交接、清點，致使檔案丟失問題時有發生，這不利于保證檔案的完整與安全。

（二）案卷質量參差不齊。當前，很多單位的檔案達不到接收進館的標準，無論從全宗卷編寫上還是從文稿質量上，都與基層檔案館的要求相差很大。若想將檔案留在基層檔案館，相關單位必須根據規范的要求，對原有的檔案進行修改，這不利于提高檔案接收工作的效率。除此之外，由于檔案員身兼多職，事務太多，沒有足夠的精力開展檔案接收工作，導致案卷質量參差不齊，不利于檔案的管理、利用。

（三）檔案移交種類單一。究其原因，不外乎三點：第一，在開展檔案接收工作的過程中，基層檔案館過于重視文書檔案，對其他載體的檔案則很少關注。第二，很多檔案移交單位對檔案的移交認知通常是比較少的，這些單位普遍認為只需要向基層檔案館移交文書檔案就可以了。第三，由于一些單位對移交檔案有抵觸，所以，這些單位不愿將檔案移交到基層檔案館，這嚴重阻礙了檔案接收的進度。

（四）電子檔案接收難度大。無紙化辦公早已成為新的熱潮。相較于紙質文件，電子文件是單位接收最多的。然而由于受到傳統思維的影響，沒有真正實現電子文件的鑒定和歸檔，多數單位從不對電子文件進行保存。

二、解決問題的對策

要想有效解決基層檔案館在檔案接收工作中存在的問題，就必須制定切實可行的對策，具體從以下幾方面入手：一是加大檔案法律法規宣傳力度;二是強化業務監督、指導和培訓;三是分類推進檔案接收;四是探索電子文件歸檔和接收。

（一）加大檔案法律法規宣傳力度。檔案行政主管部門必須加大檔案法律法規宣傳力度。首先，檔案行政主管部門應當利用各種形式，開展檔案法律法規宣傳活動，使移交單位領導和檔案員充分掌握檔案法律法規的相關內容。其次，立檔單位應當認識到檔案接收工作的重要性，在履行檔案行政執法時更加有理有據。

（二）強化業務監督、指導和培訓。強化業務監督、指導和培訓，能夠在一定程度上避免單位出現檔案毀損、丟失等問題。基于此，檔案行政主管部門應當定期檢查檔案室，一旦發現問題，及時督促解決。從目前來看，基層檔案館的檔案員大多兼職，更換比較頻繁，這就使檔案交接工作成為檔案員經常面對的事情，做好檔案交接工作，對于維護檔案安全與完整具有十分重要的意義。然而在實際工作中，存在一些不盡如人意的現象。老檔案員與新檔案員交接時，不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，以致出現檔案數量不清，借出歸還檔案責任不明、界限不清，使檔案接收工作前后脫節。直至下一年立卷，檔案行政主管部門才知道哪些單位更換了檔案員。首先，檔案行政主管部門應當定期組織各單位參加各種培訓活動。其次，檔案行政管理部門應當及時了解各單位檔案員的變動情況，對新檔案員進行單獨指導，以此來保證檔案接收工作的可持續發展。再次，對重組合并的單位，檔案行政主管部門應當主動參與到檔案移交工作中，三方共同對檔案數量進行清理，明確各方的職責。最后，在開展檔案接收工作之前，保證檔案接收工作的有效開展。

（三）分類推進檔案接收?；鶎訖n案館在開展檔案接收工作時，發現最容易出現檔案丟失問題的就是已經撤銷的單位。究其原因;不外乎以下三點：第一，立檔單位沒有保管好檔案，在移交相關手續時也沒有按照規定履行。第二，單位合并重組后，新成立的單位不會注重合并之前的檔案。第三，很多單位沒有足夠的空間對檔案進行保存，致使檔案室材料堆積如山，威脅到檔案的安全與完整。有人提出，如果條件允許，應當最大限度地接收檔案進館，減少檔案在單位保管的時間，以此來避免可能出現的檔案毀損、丟失等風險?；鶎訖n案館在開展檔案接收工作時，不能采用單一的辦法來接收檔案，而是應當具體問題具體分析，就重組合并的單位而言，基層檔案館應當在其重組合并時就把檔案接收進館;這一觀點得到了基層檔案館的高度認可，并選擇部分單位進行試點，這不僅能夠提高檔案接收工作的效率，還能夠從試點單位發現更多的問題，從而找到切實可行的解決對策。? ? ? ? （四）探索電子文件歸檔和接收。由于當前各單位都不注重檔案接收工作，未配備專職檔案員，致使檔案接收工作無法落到實處。在這樣的情況下，檔案行政主管部門只能積極引導。首先，檔案行政主管部門應當根據《電子檔案移交與接收辦法》等推進電子文件的歸檔和接收，并聯系基層檔案館主動對接，以此來統一市或省范圍內的標準，使檔案接收工作的質量與效率得以提升。值得注意的是，各單位必須按照統一格式編目整理后，傳輸給檔案行政主管部門，并且檔案行政主管部門接收的電子文件一律應存入光盤。只有這樣，才能使電子文件的歸檔和接收更加標準化。

三、結語

總而言之，詳細研究新時期基層檔案館的檔案接收工作是尤為重要的。通過分析基層檔案館在檔案接收工作中存在的問題，檔案損毀、丟失問題較為嚴重;案卷質量參差不齊;檔案移交種類單一，部分單位對移交檔案有抵觸;電子檔案接收難度大，重復數字化造成浪費。并結合這些問題制定行之有效的對策，加大檔案法律法規宣傳力度;強化業務監督、指導和培訓;分類推進檔案接收;探索電子文件歸檔和接收。只有這樣，才能切實保證檔案接收工作的順利開展，從而推動我國社會經濟的可持續發展。

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