行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略

盧榮平

【摘要】在行政事業單位管理中，人事檔案管理是非常重要的一部分，隨著我國行政事業單位改革的不斷推進，加強行政事業單位人事檔案管理顯得更加重要。推進人事檔案管理規范化發展，能夠有效提升檔案管理整體效果，為行政事業單位提供可靠支持。本文闡述了行政事業單位人事檔案管理的重要意義，分析當前階段人事檔案管理面臨的問題，并討論提升行政事業單位人事檔案管理規范化的策略。

【關鍵詞】行政事業單位;人事檔案;管理規范化;策略

在行政事業單位發展中，職工占據非常重要的地位，做好人事檔案管理工作能夠有效提升行政事業單位綜合管理水平，對于行政事業單位的長期發展有積極影響。但是，當前階段行政事業單位人事檔案管理不規范的現象普遍存在，影響了人才的充分發揮，對行政事業單位產生嚴重的負面影響。在行政事業單位改革不斷深化的過程中，加強人事檔案管理的規范化發展勢在必行。基于此，筆者結合自身工作經驗，探討行政事業單位人事檔案管理的方法，以期為相關人士提供借鑒。

一、行政事業單位人事檔案管理規范化的意義

做好行政事業單位人事檔案管理工作主要有以下兩個方面的作用：一是為行政事業單位日常管理工作提供資料，人事檔案涉及的內容相對較多，可以為行政事業單位各項活動提供參考，比如績效考核、職工培訓、社保辦理等，通過對人事檔案資料進行有效分析，為日常管理工作的開展提供原始材料，確保行政事業單位管理工作的正常開展。二是為隊伍建設提供依據，人事檔案管理是隊伍建設的重要手段，構建一支能力突出、結構合理的員工隊伍，這是行政事業單位人事檔案管理的最主要工作。在人事檔案管理分析的基礎上，能夠深入挖掘職工更多的資料，為職工崗位調整、晉升等提供有效的參考，確保人才隊伍建設的健康發展。

二、行政事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不足。整體而言，很多行政事業單位對人事檔案管理工作重視程度不足，在資金和人力投入上也遠遠不足。盡管一些單位在檔案管理方面增加了新的軟件系統，檔案錄入方面取得了一定的進展，但是由于行政事業單位對人事檔案管理的重要性認識不足，整體檔案管理工作的開展存在較大限制，工作進展較為緩慢。有些工作人員簡單地認為，檔案管理就是將相關的資料存入到計算機中，這是一個很大的誤區。還有一些單位平時工作比較繁忙，人事檔案管理一直處于邊緣化狀態，缺乏資金、人才和技術上的支持，比如設備落后、人員素質不高、經費短缺等，影響行政事業單位人事檔案管理工作的正常開展。

（二）檔案標準不統一。不同的行政事業在人事檔案管理側重點上存在一定的差異，人事檔案管理工作缺乏統一的標準。在當前形勢下，檔案管理軟件琳瑯滿目，不同的行政事業單位在使用的檔案管理軟件有所區別，造成格式混亂，相互之間不兼容，在進行檔案資料移交時，不能實現無縫對接，影響檔案的存儲和正常使用。這種情況無疑給人事檔案管理工作增加了難度。

（三）檔案管理信息化程度不足。一方面，信息化建設資金薄弱。檔案信息化管理對軟件和硬件設備有較高的要求，比如系統軟件，計算機、自動掃碼系統、服務器，這些軟件和硬件設備需要大量的資金投入。此外，人事檔案信息需要對信息進行收集、處理、存儲和使用等，這離不開網絡系統工程、機房和相應的服務器，資金的限制給行政事業單位檔案管理信息化建設造成一定的困難;另一方面，人事檔案管理數據庫不健全。從實際情況來看，雖然一些行政事業單位建立了獨立的檔案數據庫，但是不能實現與電子文件的互用，檔案的其他功能得不到有效的發揮。此外，行政事業單位的人事檔案信息在使用范圍上比較局限，不能實現網絡信息的共享，發揮不了檔案的全面作用。

（四）檔案管理人才參差不齊。新的發展時期，行政事業單位檔案管理工作對于人才有較高的要求，但是很多行政事業單位在人事檔案管理人員方面較為匱乏，在工作時由其他人員來兼任，在檔案工作方面缺乏深入的研究，在實際工作開展時往往無所適從。在信息化背景下，行政事業單位人事檔案管理工作不僅要求掌握基本的操作知識，同時還要具有計算機能力。

三、行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升的策略

（一）提高對人事檔案管理關注度。首先，行政事業單位需要樹立全新發展目標，結合市場經濟發展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理的重視程度，加大單位內部宣傳力度，提升廣大職工的認知水平，同時關注職工最新想法，對于貫徹檔案管理工作有很大幫助。其次，行政事業單位領導應給予檔案管理人員充分的信任，為他們提供人力和物力上的支持，優化制度，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發展。

（二）樹立科學的發展規劃。在網絡技術與信息技術的推動下，行政事業單位人事檔案管理信息化建設是發展的必然趨勢，單位領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，順應時代發展的潮流，樹立科學的檔案信息化建設發展規劃。但是，檔案管理信息化建設不能盲目跟風，要根據自身單位的人員、資金、工作性質等綜合考慮，確保各項工作的開展符合本單位的基本要求，設定檔案管理信息化的短期和長期發展目標，從而確保檔案管理信息化建設有條不紊地進行。

（三）提升信息化管理水平。在信息技術不斷發展的今天，行政事業單位在人事檔案管理中要注重自身信息化建設，為人事檔案的全面管理打下堅實的基礎，通過構建數據庫，提升檔案信息的規范化發展。一方面，要引入更多硬件和軟件方面的設備，有效提升硬件設施的工作效率，通過引入更多先進的設備，提升人事檔案管理的信息化管理效果;另一方面，構建人事檔案管理信息體系，引入更多信息化發展方面的人才，不斷提升整體管理效果。

（四）完善團隊建設，提高工作人員工作能力。作為檔案管理的直接參與者，人事檔案管理人員的綜合素質對于檔案管理質量和效果具有較大影響。為了實現行政事業單位人事檔案管理目標，首先要完善團隊建設，構建一個高效率、高凝聚力、高素養的人事檔案管理團隊。樹立科學合理的人事檔案管理團隊建設目標，建立培訓和教育目標，對工作人員及時培訓和教育，分析培訓需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，確保檔案管理人員充分發揮其作用，不斷優化管理流程和效果。其次為了做好人力資源布置工作，行政事業單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監督管理，發現工作人員存在的行為弊端，及時指導和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高、表現好的工作人員進行獎勵，在行政事業單位內部培養骨干，為工作人員提供全新發展機遇。

（五）創新檔案管理模式。隨著社會的不斷發展和進步，行政事業單位人事檔案管理工作要與時俱進，工作人員要創新檔案管理方法，推動人事檔案的智能化、全面化發展。要逐步完善人事檔案的相關信息，結合市場運行特點，做好檔案內容的有效補充，充分借鑒先進的人事檔案管理模式，融入更多管理經驗、管理模式相關的內容，逐步形成科學的年度考核體系，構建共享性的人事管理檔案，推動行政事業單位檔案管理的網絡化、專業化發展。

四、結語

總而言之，行政事業單位人事檔案管理不是一朝一夕的事情，這往往需要一個較為長期的過程，在這個過程中，離不開單位領導和工作人員之間的配合，要加大對人事檔案的關注度、樹立科學的管理規劃、提升信息化管理水平、提升工作人員的綜合素質、創新檔案管理模式等，從而確保行政事業單位人事檔案管理開展的整體效果。

【參考文獻】

[1]張理嵐.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略探索[J].科技創新導報，2015（28）：126-127.

[2]余宗樺，唐西春.審核整理工作促進機關事業單位干部人事檔案管理規范化[J].環球市場信息導報，2016（9）：51.

[3]邵貝卡.行政事業單位人事檔案管理工作存在的問題及解決對策探索[J].現代國企研究，2017（12）：67.

[4]余明富.新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題與策略[J].經營管理者，2016（21）.

[5]王海英，鄭曉麗，劉山菁.新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題與策略[J].辦公室業務，2018，302（21）：120.