國外先進檔案管理經驗分析及啟示

趙悅

【摘要】國外檔案管理工作有檔案政策法規完善、檔案開放力度大、信息化程度高、檔案服務彰顯人文情懷等先進經驗，值得我們借鑒和參考，本文通過對國外成功經驗進行學習和分析，總結出對于我國檔案工作發展具有指導意義的對策措施。

【關鍵詞】檔案管理;國外檔案;檔案開放;信息化

近年來，我國檔案事業發展迅速，但與國外先進檔案管理經驗相比，還存在著諸多不足，現對國外先進檔案管理經驗進行學習、總結和分析，借鑒國外先進的檔案管理成功經驗，為我國檔案工作的進一步發展提供思路和方法。

一、國外先進檔案管理的特征

（一）檔案管理相關政策法規完善。國外檔案管理理論較為完善，政策發展水平較高，檔案利用體系較為科學。美國是檔案管理相關政策最為完善的國家之一。美國對檔案相關政策的研究起步較早。20世紀50年代起，美國就相繼頒布了一系列有關信息公開和檔案利用等方面的政策法規。同時，隨著檔案事業需要，美國檔案管理相關政策經歷了多次修改，逐步發展完善，不斷適應新的需求。英國在檔案管理政策建設方面也有較好的發展，英國于1836年成立了檔案委員會，負責研究檔案改革和提出關于建立總檔案館的方案。1838年通過第一個

《公共檔案法》，之后都進行了不斷的修訂和完善。《公共檔案法》對檔案的管理、開發與利用及其相關法律問題進行了詳細的規定，是管理英國國家檔案的主要和基礎性的法律，建立了完善的檔案保管體系。

（二）檔案開放力度大。國外發達國家檔案開放力度較大。美國國家檔案館一直以其開放性聞名，其百分之八十以上館藏資源都可以毫無限制地向社會開放。美國國會1966年頒布了《信息自由法》，以促進聯邦政府信息公開和利用。美國國家檔案館專門開設了“信息自由閱覽室”，按照要求開放文件供讀者閱覽。法國1794年《穡月七日檔案法令》規定所有公共檔案館實行開放原則。法國對檔案開放利用的規定十分具體，并針對不同類型檔案制定了詳細的檔案開放范圍。此外，國外對檔案利用者的資格限制非常少。外國利用者在美國國家檔案館查閱檔案，不會因為國籍方面的問題受到限制。英國公共檔案館對利用者無論本國公民，還是外國人，都同等對待。

（三）信息化程度高。國外檔案管理具有規范性和科學性，電子檔案管理機制較為完善，重視檔案管理信息化建設。英國是檔案管理較為先進的國家之一，1955年，英國就開始使用互聯網技術向公眾提供檔案信息服務。英國檔案信息資源整合門戶網站，對多所高校檔案信息資源進行整合，以數據庫和檢索工具為支撐，為高校教學研究以及公眾檔案查詢提供便捷服務。英國高校檔案館之間不僅實現了跨校合作，還與博物館、圖書館合作實現了檔案信息資源共享。美國高校檔案館網站頁面簡明扼要，邏輯條理清晰，融合多種功能，還有一些網站設有在線咨詢服務，能夠為利用者提供方便的檔案信息服務。澳大利亞與新西蘭等國成立了檔案管理聯盟，完善了電子檔案統一標準，實現了電子文件數字化管理。

（四）檔案服務彰顯人文情懷。國外檔案管理工作推崇

“以人為本”的服務理念，旨在為公眾提供方便快捷的服務，呼吁公眾關注社會熱點話題，彰顯人文情懷。英國公共檔案館與國家統計局聯合設立了“家庭檔案中心”，對查詢者提供家庭歷史咨詢服務，可以為檔案查詢者提供有關出生、收養、婚姻、死亡等方面的歷史檔案咨詢，并指導他們如何利用家譜檔案信息資源。英國高校檔案管理機構可以提供部分檔案的復制品或原件查詢，還有檔案展覽、網上指南等檔案信息資源，查閱者可以在閱覽區查閱檔案信息。同時，還可以通過電話、電子郵件等方式聯系檔案館工作人員，進行檔案查詢。此外，英國許多檔案館還專門為殘疾人提供了輪椅等設施，還配備有供檔案查詢者進行討論交流的會議室。加拿大非常重視對歷史檔案的保存和利用。加拿大國家檔案館里保存著大量的移民歷史記載，詳細記錄了移民最早建立家園的情況。同時，該館保存了加拿大在殖民統治期間的政府文件，這些英法殖民統治檔案具有極其珍貴的歷史研究價值和民族價值。該館還為固定利用者發放全年有效的檔案借閱卡，方便利用者進行檔案查詢。

二、國外先進檔案管理的啟示

（一）制定符合發展要求的信息政策。當前我國檔案管理發展較為滯后，針對檔案管理相關政策也少之又少，一些檔案政策法規已明顯落后于實際工作需要，檔案工作沒有實現科學、規范化管理，檔案方面的法律僅有一部《檔案法》。我國應主動學習和借鑒國外檔案政策先進經驗，加大對檔案政策的研究，制定出符合實際工作要求的信息公開政策、檔案利用政策及法律法規，將檔案管理政策和信息利用服務結合起來，將信息利用融入檔案管理中去，并不斷進行政策的補充和完善。

（二）不斷加大檔案開放力度。與國外開放的檔案利用環境相比，我國對檔案的利用和對檔案利用者的限制過多，且利用手續繁瑣，不利于發揮檔案資源的價值，我國應制定規范科學的檔案開放規定，進一步細化檔案開放具體政策，不斷完善檔案開放制度，使檔案開放工作有據可依。檔案部門應根據本部門實際情況，將部門檔案向社會開放，以滿足檔案事業發展需求和社會公眾查閱需求。促進具有研究價值和歷史意義的檔案進一步開放，同社會政治、經濟、文化、教育、民生等方面結合起來，加大檔案宣傳力度，以此來提升公民檔案意識，通過開放利用更好地發揮檔案資源價值。

（三）加快檔案信息化建設步伐。相較于發達國家，我國在檔案信息化建設方面存在明顯不足，我國應加快檔案信息化建設步伐，充分運用互聯網和數字化技術，加快公共檔案館、高校檔案館網站建設，提供滿足個性化需求的檔案檢索服務，實現檔案資源目錄查詢和檔案全文閱覽服務。豐富網站內容，發布館藏介紹、查檔須知、檔案相關知識和政策法規，使利用者對檔案服務有更加深刻的了解和認識。還可通過微信、微博、公眾號等方式提供檔案便捷查詢服務，使利用者可以隨時隨地查詢檔案資源。利用多種途徑方法加快檔案信息化建設，竭盡所能發揮檔案資源優勢水平。

（四）提高服務水平，彰顯人文情懷。我國應充分借鑒國外檔案服務經驗，拓寬檔案服務的范圍和功能，向社會廣泛征集反映歷史、社會生活、重大事件、家族傳承等方面的檔案，從民眾中來，到民眾中去，積極挖掘檔案信息資源，吸引公眾參與到檔案建設中來。根據館藏優勢，舉辦展覽、講座、沙龍、競賽等各種類型的宣傳活動，向社會展出珍貴檔案、特色檔案。讓民眾走進檔案館的同時，讓檔案走出去，通過檔案展覽進社區、送檔案下鄉等方式，增進檔案與民眾的距離，讓公眾通過檔案活動了解檔案，學會利用檔案。同時，還可以與圖書館、博物館等相關單位進行合作，豐富檔案館藏資源，實現檔案信息資源共享，提升檔案整體影響力。還可以與學校加強合作，將檔案館作為學習教育基地，利用檔案信息中的珍貴史料，開展豐富多彩的文化教育活動。此外，還要改善檔案館環境，營造舒適親民的檔案文化氛圍，將檔案館打造成公眾文化休閑場所，將人文情懷融入檔案館建設中，提升檔案文化屬性和品牌建設力度。

三、結語

通過與國外先進檔案工作經驗的對比和分析，認識到當前我國檔案管理工作存在檔案管理相關政策法規不完善、檔案開放力度不足、信息化程度低及服務水平低等明顯問題。因此，我國應加快制定符合檔案工作實際和信息公開發展要求的檔案管理政策，健全檔案管理相關政策體系，完善配套措施，實現檔案工作的科學、規范化管理。加大檔案開放力度，通過開放和利用充分發揮檔案資源價值。加快檔案信息化建設步伐，以公眾需求為導向，向社會各界提供更高質量、更高水平的檔案服務，彰顯檔案服務人文情懷。

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