基于新一代統一資源管理系統Alma的文獻清點實踐研究

黃 薇，于 靜，張慧琴（北京師范大學圖書館）

Alma統一資源管理系統，是以色列艾利貝斯集團為學術圖書館自動化而研發的支持電子型、數字型及印刷型各類資源一體化管理的現代化集成管理系統，Alma采用統一資源管理框架，支持圖書館全譜系資源的選擇、采訪、元數據管理、數字化及讀者服務等完整業務流程，［1］基于云構架共享數據，提供擴展服務。Alma由Aleph 500升級而來，目前已在全球41個國家和地區的1,800多家機構運用。［2］北京師范大學圖書館（以下簡稱“我館”）自2000年開始使用Aleph 500圖書館集成系統，實現了紙質館藏的有效管理；2017年9月將其升級為Alma系統，實現了元數據管理、電子資源采購與管理、數字資源保存及讀者服務等全流程管理，對各類資源的收藏、保存和利用起到了重要促進作用。

1 基于Alma系統的文獻清點

1.1 Alma系統的在架報告功能

北京師范大學圖書館的本次文獻清點是基于Alma系統在架報告功能實施的。該功能是Alma系統館藏統計報告中的一種，屬于資源管理模塊中“管理紙本資源”的范疇，建立在系統單冊管理的基礎上，圖書館利用包含條碼的Excel文件或txt文件與存儲在Alma數據庫中的信息進行比較，以識別紙本單冊是否就位、不在架或丟失。

Alma 系統的在架報告功能運行簡單，處理迅速，單次可處理5 萬條條碼數據。在架報告將運行結果分為6 類，即子表1“Items in place （單冊在架）”、子表2“Missing items but marked in place （丟失但標記在架圖書）”、子表3“Items on shelf but marked not in place （單冊在架上卻標記為不在架）”、子表4“Known items notin place （已知不在架的單冊）”、子表5“Items on shelfbut out of range/set （單冊在架但所在范圍或集合錯誤）”、子表6“Barcodes with no matched item （條碼未匹配的單冊）”。

1.2 文獻清點流程概述

本次清點是我館自20世紀80年代以來一次較大規模的針對實體圖書的清點，2018年12月至2019年6月集中完成了第一階段清點任務，共清點閉架外借和開架外借圖書27.5萬冊。本次清點從前期調研、制定方案、實施清點、過程監控到總結評價，環環相扣，既準備充分、組織嚴密，又關注細節、注重質量，根據發現的問題倒推原因，開展梳理總結，挖掘與讀者服務相關聯環節存在的問題，提出改進館藏管理的辦法，最大化地實現文獻清點的價值。

在前期調研中，我館對京津兩地有代表性的高校圖書館進行了實地調研，借鑒了相關高校開展文獻清點的流程和方法，獲得了不少可供參考的一手資料。在此基礎上，我館起草并制定了《北京師范大學圖書館普通紙質文獻清點方案》（以下簡稱《清點方案》），明確了文獻清點業務的目標和任務、方式、范圍、技術方案、問題圖書處理、提交報告及文檔、時間要求等內容，涵蓋數據采集、在架報告運行、清點報告編制等流程與規范。本次清點特別注重過程監控，對清點工作中涉及的步驟環節和操作細節均有嚴格而清晰的規定。在清點之初，我館先進行了小批量數據測試，主要針對盤點儀讀取效果、數據上傳是否準確、在架報告運行情況等，每個步驟都嚴格按流程進行操作（見下圖），要求工作人員及時反饋遇到的問題并進行分析研判，爭取最優方案和最佳效果。

圖 北京師范大學圖書館文獻清點流程

1.3 文獻清點實施步驟

（1）采集數據并提交。將所有文獻分為有RFID標簽的文獻和無RFID標簽的文獻兩類，以便分別通過采集RFID標簽數據和條碼數據的方式進行清點。采集數據時需要注意以下幾點：① 及時保存或設置自動保存；② 集中力量盡快完成單個Excel表格的數據采集，并及時提交至主管，以減少因圖書借還動態變化而造成的數據變動；③ 定位與盤點同時進行，每天盤點前先同步當天盤點區域書目數據，盤點后將新定位數據導出并上傳。［3］

（2）運行在架報告。Alma系統運行在架報告要求上傳Excel表格，且首行為“Barcode”（條碼）。在運行在架報告時，需要提交當次采集的條碼文件，同時選擇匹配的起止索書號。此時應注意“到索書號”意味著匹配的索書號緊鄰該索書號，但不包含該索書號，因此要確定較為精確的索書號范圍，避免因所選索書號范圍不準確導致某子表數據異常。在架報告運行后導出的文件按規范命名并保存，同時保存原始條碼數據文件和系統運行文件，作為清點原始檔案留存。

（3）過濾數據并打印清單。根據在架報告運行的結果，導出子表結果集（子表1和子表4除外），其余子表需要濾除從數據采集到數據處理時間區間中產生的正常數據，如在清點時間段內已歸還的圖書等。然后按子表類型分別打印需要查找的問題圖書清單，交書庫工作人員逐冊查找并下架問題圖書。為便于對問題圖書進行分析，問題圖書清單中保留在架報告提供的所有字段。在架報告中反映的問題圖書類型、數量及過濾后需要查找的問題圖書數量均需記錄，便于后期處理問題圖書時參考。

（4）查找并下架問題書。根據各子表反映的問題類型找到實體圖書加以核對，并逐一修正錯誤，實現文獻清點的目標。查找并下架問題書是文獻清點至關重要的環節，關系到清點報告各核心指標及相應數據的真實性、可靠性，只有盡可能多地查找到問題書，才能保證文獻清點的整體質量。如，有的實體書因被放到其他館藏地導致系統館藏址有誤，工作人員就需要根據實際情況，分析它最有可能被錯放的館藏地并到相應館藏地查找；又如，有些圖書的書目數據被掛錯到其他單冊，就需要從館藏號、索書號、架位號、單冊歷史記錄等不同渠道進行分析，根據各種線索找出問題圖書并進行下架處理。為保證查找效果，共進行了兩輪查找：第一輪由書庫工作人員查找，第二輪由學生助館查找。兩輪查找時間間隔一至兩周，避免因查找時間間隔太短而造成疏漏。

（5）處理問題圖書并分析錯誤類型。在問題圖書處理環節，按照Alma系統在架報告給出的六種類型，分析各類問題產生的原因，并給出具體處理辦法（見下表）。為保證實體圖書與系統數據一一對應，在實體書在架時采集條碼并形成Excel文件，依據實體書逐冊處理，僅當某類問題集中呈現時才采取批處理方式。如有圖書在文獻清點階段確未找到，那么將在后續半年內再進行兩輪圖書查找（不僅在本館藏地找，還需要到關聯的館藏地查找），然后在Alma系統中再次進行數據過濾，確認圖書無其他處理類型（如Missing、Loan、HoldShelf、Technical-Migration、Transit等）后，以批處理的方式設置“查找中”或“未在架”狀態。需要注意的是，清點每個館藏地時，都需要建立相應的問題圖書處理匯總統計表，記錄問題圖書類型、問題情況、已處理數量、未處理數量、備注說明等。每完成一個館藏地清點，需集中上報一次處理情況。

表 文獻清點問題圖書處理

1.4 編制清點報告

本次文獻清點規定以館藏地為單位出具清點報告，全部館藏清點一輪后，出具清點總報告。

在清點并處理完地下閉架外借書庫和教育學分館開架外借閱覽區后，我館出具了這兩個館藏地的清點報告，主要包括館藏地概述、采集數據結果、Alma系統在架報告運行結果、Alma系統在架報告問題分析和問題圖書處理情況，并對各館藏地的代表性問題進行了分析和梳理，提出了改進文獻管理和服務的積極建議和合理規劃，較好地實現了文獻清點的預期目的。清點報告的核心指標包括在架單冊量、“未在架”單冊量、有實體書但系統標記為“未在架”單冊量、已知未在架的單冊量、錯架單冊量、未匹配條碼單冊量等。根據以上核心指標計算出問題率、解決率、未處理率、丟失率等數值，并結合各館藏地具體情況分析問題及原因，以便在今后的工作中避免同類情況發生。

本次文獻清點的最終結果：開架外借提交了78,634條數據，問題率為5.75%，處理率為78.10%，丟失率為1.04%；閉架外借提交了196,316條數據，問題率為3.04%，處理率為98.42%，丟失率為0.05%。可見，對于實體圖書管理來說，閉架外借模式要優于開架外借，但閉架外借模式不便于讀者使用圖書資源，僅適于保存本圖書或管理特色文獻，并不能作為圖書館文獻管理的主要模式。

2 基于Alma系統的文獻清點的特點與意義

基于Alma系統的文獻清點在保證圖書館日常業務正常開展的前提下，實現了動態分區域、分批次清點，查清了圖書在架數量，檢查并糾正了書目數據和實際排架中存在的各種問題，使館藏圖書與系統數據保持一致。［4］

2.1 基于Alma系統的文獻清點的特點

（1）運行簡單，處理迅速。在Alma系統的統計分析模塊，當提交的規范格式條碼文件不超過5萬條時，數據運行時間最長僅需十幾分鐘，在系統比對完成后就能形成一份包括6類子表的在架報告，可分別導出結果集清單，供工作人員判斷和過濾。

（2）智能動態，反饋及時。Alma系統的在架報告功能實現了開架借閱管理模式下動態清點的可能，能及時給出各類子表的反饋，便于工作人員分析和處理。這是圖書館自動化管理系統最重要的功能之一，工作人員不再擔心影響讀者使用，即使是清點期間借出、歸還、調撥的圖書，Alma系統在架報告也會給出相應分類，在導出結果集清單中清楚標明不同處理類型，便于識別。

（3）分區分類，錯因導向。Alma系統在架報告功能可以實現分區分類的局部清點，對于任一館藏地、任一大類或相對完整的索書號區間，都可使用在架報告功能導出結果集清單，完成某一區域或某一類別圖書的清點及問題呈現，有助于工作人員根據結果類型進行原因查找和判斷分析。

2.2 基于Alma系統的文獻清點的價值與意義

文獻清點是圖書館建設中重要的一環，也是清產核資的一項重要工作，能夠保證國有資產不流失，保障讀者權益，因此，定期開展文獻清點工作十分必要。

（1）核查館藏數量。文獻清點最直接、最首要的目的是核查館藏數量。基于Alma系統的在架報告功能可以采集圖書條碼，將條碼與系統數據相比對，從而判斷出哪些圖書實際在架、哪些已知不在架、哪些存在書目數據錯誤，既達到了核查實體館藏的基本目的，也獲得了實體館藏的基礎數據。

（2）發現并糾正錯誤。在本次文獻清點中，基于Alma系統的在架報告發現有兩類錯誤比較常見：書目數據錯誤和實體圖書錯架，集中體現在子表3和子表5中。① 書目數據錯誤。導致這類錯誤的原因包括：一些早期編目的圖書采用簡編格式，沒有統一規范為現在通用的詳編格式，導致Alma系統無法識別；在調整實體館藏位置、變更系統館藏地時，采用了批量修改方式，導致成批書目數據發生錯誤或單冊鏈接錯誤；在批量粘貼或更換RFID標簽時，出現單冊信息錯誤或缺失的情況，導致Alma系統報錯。［5］② 實體圖書錯架。本次文獻清點中，實體圖書錯架現象比較普遍，導致這類現象的原因有：教育學分館有兩個閱覽室都收藏同一大類（G類）圖書，但具體區間不同，導致該類圖書被讀者無意混放或工作人員上錯架；教育學分館圖書與主館圖書通借通還，兩個館藏地的圖書容易出現相互放錯的情況；教育學分館部分圖書外貼的色標脫落，無法從外觀判斷而被錯放到其他館藏地。

（3）優化圖書管理。基于Alma系統的文獻清點在優化圖書管理上作用顯著：① 發現并糾正了書目數據錯誤和實體圖書錯架的情況，使系統數據和實體圖書一一對應，很大程度上避免了“有賬無書”和“有書無賬”；［6］② 促進了實體圖書管理，提取各流通賬戶中的數據，通過篩選圖書最近一次流通記錄，及時查找不屬于該館藏地的圖書，有助于降低圖書錯架率，方便讀者使用；③ 便于分析導致實體圖書狀態異常的原因，如某部分圖書由開架閱覽區轉至閉架服務時，數據轉換與實體圖書對應情況出現偏差，導致實體圖書出現“永久位置”為“不服務圖書”，“狀態”為“單冊未就位”等。為避免此類問題的產生，今后進行文獻下架、開架轉閉架等系統數據修改時，應盡量依據實體圖書條碼文件批量修改系統數據，從而保證系統數據與實體文獻一一對應。

（4）改善服務質量。文獻清點很好地實現了為讀者找書的目的。基于Alma系統的文獻清點通過技術手段方便快捷地完成系統數據與實體圖書的匹配，顯示圖書狀態、發現問題圖書，使數以百萬計的館藏有了直觀可視的結果，為讀者找不到書或圖書不在正確的架位提供了可供追蹤的線索，有助于改善讀者體驗，提高服務質量。

3 基于Alma系統的文獻清點的不足與改進

本次基于Alma系統在架報告功能的文獻清點，基本達到了預期的效果，實現了實體館藏與系統館藏的匹配，也為今后定期開展文獻清點積累了經驗。但是，這一階段的清點實踐也反映出Alma系統在架報告功能的不完善性，需要在今后加以改進。

3.1 在架報告運行單次數量有限制

Alma系統在架報告運行的單次條碼數量最多為5萬條，對實際文獻清點有所限制。如果為了加快文獻進度，多人同時采集盤點數據，在合并上傳前需將條碼文件切分成單個不超過5萬條數據的Excel表格，增加了文獻清點工作量。

3.2 內設排架規范與實際不一致

Alma系統對于以《中國圖書館分類法（第五版）》為排架規則的圖書給定的索書號排序并不能完全適應實際應用情況。根據Alma系統在架報告導出的問題圖書清單，在對索書號進行排序時，會出現與實際排架規則不一致的情況。如Alma系統無法識別中圖分類號中帶“-”的索書號，導出的清單中問題圖書會出現誤報的情況，即本來屬于該批次盤點區間范圍的圖書卻因Alma系統判斷錯誤而被認為“單冊在架但所在范圍或集合錯誤”，［7］為后期數據篩選造成困擾，增加數據過濾的工作量。

3.3 創建結果集備選字段有待增加

在Alma系統在架報告“創建單列式結果集”導出成員清單時，所提供的備選字段中缺少“最后還書時間”字段，導致在數據過濾時無法通過“Last Return Date”獲取圖書最后一次流通記錄，從而判斷是否需要查找實體書。同時，Alma系統中記錄的最后更新時間為單冊獲得財產編號的時間，而不是圖書調撥時間，這也導致在文獻清點時無法 直接過濾盤點區域的新調撥圖書，增加了需查找圖書的數量。

3.4 讀取的標準格式單一

Alma系統在架報告運行僅限于以“Barcode”為標準格式的條碼文件，而不能以“館藏編號”為條件格式創建結果集，對于部分條碼缺失、只有館藏編號的圖書就只能采取輸入“館藏編號”逐個查詢的方式，而不能批量導出，不便于此類文獻的清點操作。