辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

李玉芳

摘 要：新媒體和信息技術的快速發展為醫院的發展創造了較為良好的環境，在此情況之下，醫院檔案管理人員必須要對實際的檔案管理情況進行分析，充分的了解當下的辦公自動化發展趨勢，科學利用自動化和信息化的手段來開展醫院檔案管理工作。本文首先分析了辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點及其現狀，然后分析了辦公自動化環境下醫院檔案管理的有效措施，希望能夠相關的研究有所助益。

關鍵詞：辦公自動化環境;醫院;檔案管理;探討

受到傳統的管理思想和理念的影響，部分的檔案管理工作難度較大、程序復雜、內容相對較多，醫院需要投入更多的人力、物力、財力，才能夠取得預期的醫院檔案管理效果。而在辦公自動化環境之下，為了能夠最大限度的節約檔案管理的成本消耗，有效的提升整體的工作效率和工作質量，就必須要建立全新的辦公自動化管理體系。還需要對辦公自動化檔案管理流程進行有效的優化與整合，構建具有醫院特色的檔案管理規劃，全面提升管理人員的信息素養和能力，這樣才能使工作人員能夠更好的利用自動化技術來進行檔案管理工作。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點及現狀

辦公自動化（Office Automation）是一種互聯網絡和科技快速發展之下衍生出的一種全新管理模式，主要是將先進的計算機技術和現代化辦公進行組合，將一些從事辦公業務的新設備、新機器、新技術全面的引入到當下的管理體系當中，全面的構建適合當下發展的數字化辦公和自動化辦公體系。在這個過程當中，可利用自動化技術來實現相關信息的存儲、接收、發送、傳輸、共享，也可對檔案信息進行自動化的分析與評估。這樣不僅能夠最大限度的提升檔案管理的整體效率和質量，同時也能夠使實際的檔案信息與數據更加的及時、真實、準確。進而能夠為醫院后期工作的開展提供真實和可靠的數據

支撐。

醫院檔案管理的辦公自動化具有較強的實用性、嚴密性、開放性、易用性，其所選用的軟件技術必須要充分的符合醫院檔案管理的辦公核心要求。可根據檔案管理特性來開發一些專屬于醫院檔案管理功能，對醫院檔案進行深層次的識別和處理。檔案管理也具有較強的適用性、可行性、使用性、前瞻性、先進性、智能性、多元性、高效性、共享性。在更好的符合不同的醫院檔案管理人員的使用要求需求的情況下，還能夠根據自動化辦公的發展前景來進行有效的拓展和延伸，使實際的辦公自動化系統更加的完善和科學。針對不同區域的網絡環境和檔案特性，可利用不同的設備和系統來進行管理與儲存，并能借助合理的權限控制和安全機制來提升整體的穩定性與安全性。

在當下的醫院檔案管理過程當中，部分管理人員本身具有豐富的管理經驗，但自身的信息化水平相對較低，往往難以適應一些新引進的設備和技術，在操作和應用過程當中存在一定的問題。而一些信息化素養相對較高的管理人員本身缺乏豐富的管理經驗，并不能夠更好的處理檔案管理過程當中的突發狀況。部分的醫院雖然引進了一些先進的自動化技術，但實際的檔案管理工作仍然參考以往的流程，并不能夠充分的凸顯辦公自動化的特性和優勢。雖然部分的管理人員認識到檔案管理安全的重要性，但也只是要求管理人員定期的對相關的軟件進行簡單升級。這就導致了實際的檔案管理存在較多的問題和漏洞，很容易受到不法分子和黑客的攻擊，進而會導致一些重要的病例、科研、決策、管理等信息泄露。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理有效措施

2.1 加強信息管理技術培訓

在醫院檔案管理過程當中，醫院可以根據實際的辦公自動化管理需求，招聘一些具有較高計算機素養和專業管理能力優秀人才，安排專業人才進行針對性的檔案信息管理崗前培訓，確保每一位入職的檔案管理人員都具備執政上崗資格。而針對內部的管理人員，可根據管理人員的管理經驗和能力，開展針對性的檔案管理專業培訓;或聘請具有較高知識的專家、學者到醫院內部開展與辦公自動化醫院的管理有關的主題講座，全面提升檔案管理人員的理論素養和專業水平。也可以根據檔案管理人員的職能，有針對性的開展聲像檔案、會計檔案、基建檔案、科技檔案、病歷檔案、藥品檔案、人力檔案，以及網絡安全維護等的專項培訓，通過案例分析和實際示范的方式讓檔案管理人員掌握辦公自動化技術，并引導管理人員進行有效的練習和實訓。

2.2 完善信息化的管理流程

辦公自動化主要是依托于數據庫技術、計算機技術、網絡通信技術，能夠根據實際的醫院檔案管理來進行大批量文件的處理。檔案管理人員可以充分的了解辦公自動化的構建、分層等的構架特性，及時的引進微軟的Net+關系型數據庫（RDB）技術、IBM的 Lotus domino技術、SUN的J2EE+RDB技術等的先進技術。或是充分的遵循辦公自動化標準，以及其用戶層、表現層、應用層、服務層、數據庫層等特性，構建能夠充分的支持多種數據庫、多種操作系統、多種部署模式的全新辦公自動化管理系統。在實際管理時，需要根據材料的收集、分析、整理、歸類、裝訂、入庫等的流程來對自動化管理進行優化，需根據檔案管理制度來規范醫院檔案的以件歸檔流程。而在進行醫院檔案的鑒定、保管、查閱等操作時，需要根據各環節的規章和制度要求來規范管理人員的行為，對于一些違規操作進行嚴肅處置。這樣才能夠提升醫院檔案管理現代化、信息化、規范化、標準化水平。

2.3 加強網絡安全管理力度

在開展檔案管理過程當中，醫院可聘請專業人員來對設備的運行狀況進行全面檢測，對原有的信息化設備進行有效的管理和維護，購入一些具有較高信息化水平和安全性能的全新設備，有效的降低由于設備故障或者運行異常而造成的安全風險。針對信息化檔案安全管理，醫院需對現有的網絡系統和管理系統進行科學的評估，或利用先進的網絡安全監管系統來進行實時監測，及時的掌握檔案管理過程當中存在的異常風險，并采取有效的安全管理措施來進行處理和應對。也可以根據醫院的病歷、科研、財務等不同檔案的特性和使用頻率，在原有的自動化管理系統當中引進透明加解密技術、強制訪問控制、泄密保護、雙因子認證、安全協議、認證簽名等技術，對醫院檔案管理系統進行密碼、權限等的安全設置。檔案管理人員和用戶在使用之前需要根據相關要求進行多項認證，登錄成功之后，才能夠根據自身的權限等級來查閱或借閱相關的醫院檔案。還可以引進先進的防火墻技術、虛擬網絡技術，以及卡巴斯基、費爾托斯特、微點防御軟件等網絡安全軟件，或根據醫院檔案的特性來進行專用的安全管理軟件的研發。聘請專業的網絡技術人員定期進行軟件系統升級，及時的修補軟件當中存在的問題和漏洞。全面提升醫院檔案管理的網絡環境安全性和穩定性，有效的降低由于信息或數據泄露而對醫院造成的不良影響。

3 結束語

隨著科學技術的不但發展，辦公自動化也正在不斷地發展，不斷地擴大應用范圍。在醫院管理體系中，信息自動化建設正在完善，在這種新形勢下為醫院檔案管理工作的開展帶來希望。綜上所述，在實際的醫院檔案管理過程中，相關人員必須要對辦公自動化的特性和優勢進行全面了解，充分的掌握管理過程當中存在的檔案制度針對性較低、人員素質相對較低、信息泄露等的問題。結合醫院發展的主流方向和檔案管理趨勢，制定科學、可行的醫院檔案管理規劃。與此同時，還必須要對自動化的醫院檔案管理經驗進行分析和總結，結合各階段的醫院檔案管理情況，全面加強醫院檔案的安全管理力度，對實際的管理方式和模式進行有效的創新與改革。這樣才能為辦公自動化環境下醫院檔案管理工作的可持續發展奠定良好基礎。

參考文獻

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