新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施

任孝瑛

摘 要：企業檔案作為企業生產經營活動資料的重要組成部分，直接關系著企業的決策以及企業的發展方向。隨著我國改革開放的不斷深入，越來越多的企業開始重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中應用先進的信息技術和計算機技術，改革傳統的檔案管理模式和管理方法，使得檔案管理工作更加高效系統，全面提升檔案管理的科學化和實效化水平。在新的歷史發展背景之下，我國企業需要結合相關政治政策的調整以及市場環境的改變，不斷提高企業檔案管理水平，維護企業的經濟效益。本文主要針對新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進措施進行簡要分析。

關鍵詞：新時代背景;檔案管理;問題;改進措施

1 當前企業檔案管理過程中存在的問題

1.1 缺乏對企業檔案管理工作的正確認識

企業檔案管理工作直接關系著企業的發展進程，從目前來看，很多企業管理人員缺乏對檔案管理的正確認識，缺乏對檔案主體的限制，導致檔案管理工作嚴重偏離企業發展的實際情況，影響企業檔案管理水平。很多企業認為企業檔案主要是企業的人事檔案，忽略了企業自身發展形成的主體檔案，企業檔案構成存在嚴重偏差，影響企業檔案資源的開發利用。

1.2 檔案的知識化管理嚴重不足

隨著社會經濟的不斷發展，企業的規模不斷增加，檔案的知識化管理已經成為當前企業各項數據管理的重要工作目標。企業檔案管理工作必須要圍繞著企業的中心工作來展開，合理運用企業無形的資產和生產的基本要素，企業檔案的知識化管理已經成為企業檔案管理發展的必由之路。但從實際情況來看，我國企業檔案管理普遍缺乏系統性和科學性，缺少相應的制度和規范進行約束，企業檔案管理形式單一，管理流程復雜，不僅無法詳細地記錄企業各項管理生產以及科研等活動信息內容，而且相應的知識資源的開發與創新存在嚴重制約因素，無法為企業的生產和發展提供有效保障。

1.3 檔案管理難度不斷加大

信息時代的全面到來使得檔案信息化建設越來越深化，檔案的信息化管理系統將檔案以數據信息的形式進行存儲和使用，信息化的檔案存儲與傳統的檔案存儲有顯著的差別，首先表現在檔案存儲介質上面，檔案信息數據的存儲相對于傳統的紙質檔案和固體檔案來說安全性更高，可以有效避免數據的丟失，提高信息的管理效率。但與此同時，由于網絡中的數據信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結合檔案管理的實際內容，建設相關網絡安全系統，嚴格限制訪問檔案信息管理系統的用戶權限與身份，及時備份檔案的信息內容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

2 新時代背景下黨校檔案管理工作的改進措施

2.1 搭建起無縫覆蓋、安全有效的電子檔案管理平臺

要適應信息化、網絡化的新時代背景，黨校檔案管理需要先從硬件設施上搭建起無縫覆蓋的電子檔案管理平臺。無論科室、部門，還是教職員工或學員，只要具備網絡接入端口，就應當將其納入檔案管理信息化體系內，要使檔案平臺成為實時記錄每個相關群體、個體的動態載體。除了傳統的固定式終端外，新時代越來越多種類的移動終端也應當成為這一平臺體系下的接入端。尤其是負有主要管理責任的人員需要兼顧固定和移動終端，使檔案信息化平臺隨時處于有效監控之下，以最大限度提升平臺的管理品質與成效。而為了確保這一基于網絡與信息技術的管理平臺能夠隨時處于健康工作的狀態，還需要做好檔案信息化管理體系的安防工作。黨校的檔案管理信息化平臺安全與防護至少需要完成三項任務：其一是構建起完備的防火墻體系。要及時通過打補丁、修漏洞等操作確保平臺有能力應對包括網絡病毒在內的一切惡意攻擊行為。其二則是視情況做好定期或不定期的備份工作。可根據黨校檔案重要程度劃分為高、中、低三檔，越是重要的檔案越需要縮短備份周期。同時，從安全和實用雙方角度考慮，可兼顧本地備份與云端存貯兩種方式，以降低檔案管理的成本費用。第三則是根據訪問和操作需要設置分級授權，做好身份識別與密鑰管理等工作。

2.2 深入挖掘檔案潛藏的信息價值，充分融入管理決策

管理檔案的最終目的在于使用檔案作為重要歷史信息的珍貴價值，因此黨校在新時代背景下改進檔案管理的另一舉措則是深入挖掘檔案潛藏的信息價值，充分融入管理決策。比如借助大數據、云計算、人工智能的技術匯集、整理、分析檔案中潛藏的教學與管理工作中存在的規律、特點或缺陷、不足，提供揚長避短的參考策略。又如經過對檔案信息的量化處理，按照不同的標準要求設置相應的人力資源匹配度，從而借助技術優化教職員工崗位或者發現具有隱性特長的學員等。

2.3 培養一支專業化的綜合管理人才隊伍

套用一句電影中的臺詞：“21世紀什么最貴？人才！”。黨校改進檔案管理工作最終還是需要借助高水平、專業化的人才才能將規劃理念落到實處。因此培養一支專業化的綜合管理人才隊伍也是黨校檔案管理不容忽視的重要組成部分。黨校可以采取內部培訓或外部吸納等多種方式，培養起一支既懂檔案管理專業知識，又了解院校不同科室、部門工作特點的綜合性實用人才，使其在具體工作過程中既能實現檔案管理的優質高效，也能為院校決策規劃提供參考意見。若條件具備，也可以嘗試輪崗工作制，通過自由競爭管理崗位，讓有志從事檔案管理的人員得到拓展職業生涯的機會，也讓檔案管理人才隊伍融入一專多能的實用人才。但更重要的是，為了確保檔案管理工作的與時俱進、開拓創新，黨校的教育和培訓工作將是一項長期的系統性工程，應當使對人才的培養成為包括改進檔案管理工作的常態化模式。這既是為了實現黨校檔案管理工作的轉型升級，也是從一個側面助推整個黨校管理的可持續發展。

2.4 建立健全企業檔案管理制度

檔案管理工作直接關系著企業的發展方向以及發展前景，我國目前針對企業檔案管理工作制定了一系列相關的法律法規，使得我國檔案管理活動能夠更加的規范化和法制化，也促進檔案管理活動更加的標準化。企業要能夠綜合利用技術信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業的發展提供重要的數據支持。科學技術的不斷發展使得數字化檔案逐漸發展起來，并結合數字化檔案的具體內容以及發展需求制定出了一系列檔案信息標準化管理流程，但是由于數字化檔案起步較晚，相關的管理制度仍然不夠完善和科學，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結合企業的發展現狀以及企業檔案管理需求制定新的工作標準與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉換以及處理的方式，使得企業檔案管理工作能夠得到有效的約束和監督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員的綜合素養直接關系著檔案管理工作是否能夠順利科學地推進，是企業檔案工作的保障和前提。從目前來看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養低下是影響檔案管理活動順利推進的主要問題之一，因此，必須要加強高水平、高素質的檔案管理人才的引進以及對現有檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素養，選擇科學系統的管理模式進行檔案管理活動，為企業的發展提供良好的服務，并進一步穩定檔案管理隊伍，提高檔案管理效率和檔案管理質量。

3 結束語

綜上所述，在新的時代背景下，企業檔案管理面臨著更大的挑戰和問題，需要企業檔案管理人員結合當前時代發展的特點以及社會經濟發展形勢，根據企業發展的方向和企業的生產經營活動，合理開展檔案管理工作，優化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業的發展與決策提供科學系統的資料支持，促進企業長期穩定地發展。

參考文獻

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