試論如何推進事業單位檔案管理信息化建設

王炳心

摘 要：近年來，隨著現代信息技術日新月異的發展，社會大眾的工作和生活發生了極大的改變，信息的廣泛普及和應用在很大程度上改變了事業單位傳統檔案管理模式。傳統檔案管理模式，保存難度大，容易出現檔案丟失和氧化的問題，阻礙了事業單位檔案管理工作的有序開展。隨著現代信息化檔案管理的發展，事業單位可以充分利用各種先進的信息技術來進行檔案管理，促使檔案管理效率的提升，確保事業單位工作的有序開展。為此，文章重點論述了事業單位檔案管理信息化建設存在的問題，并提出了推行事業單位檔案管理信息化建設的有效策略。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

事業單位檔案主要是對事業單位內部各項活動的記錄，其具有真實性和及時性的特點。事業單位檔案一方面可以反映事業單位的發展歷程，另一方面還蘊含了大量的社會和歷史信息，對事業單位和國家的穩健可持續發展有著至關重要的作用。事業單位檔案小至對社會生活和借鑒和反映，大可影響到管理者決策制定，因此，事業單位檔案是現階段社會發展不可缺少的重要部分。隨著信息時代的來臨，作為社會發展建設重要信息來源，事業單位檔案實現信息化是必然趨勢，受多種因素的影響，在事業單位檔案管理信息建設中還存在一定的問題：

1 當前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 不重視檔案信息化建設

眾所周知，有效地檔案管理可以助推事業單位的穩健長遠發展，檔案管理人員定期整理檔案，做好檔案分類工作，可以保障事業單位工作有條不絮開展，進一步實現資源共享。受多種主客觀因素的影響，現階段部分事業單位領導人都沒有從思想意識到認識到檔案信息化建設工作的重要性和必要性，這樣就造成了檔案信息化建筑投入不足，建設進程緩慢的現象[1]。

1.2 缺乏完善的檔案信息化建設機制

對于事業單位而言，完善健全的信息化建設機制可以助推檔案信息化建設的進程。現階段部分事業單位都缺乏完善的檔案管理信息化建設機制，進而影響了檔案管理信息化建設水平。還有部分事業單位在檔案信息化建設中投入了大量的人力、物力，但由于沒有深入研究檔案信息化建設機制，導致檔案管理信息化只是和單位內部各種檔案的“數字化”存儲，在很大程度上制約事業單位檔案管理工作的有序開展[2]。另外，筆者還發現還有部分事業單位沒有緊隨時代潮流，將互聯網+檔案管理作為發展模式。這樣一來就導致檔案管理工作無法與其他工作融合。如，針對檔案信息收集工作，部分事業單位沒有構建各個部門或是各個機構的協同機制，自然而然檔案數據化水平就比較低，不利于檔案信息化建設水平的提升。

1.3 檔案管理信息化建設的技術水平低

我們深知，檔案管理信息化建設需要相關硬件和軟件設備的支撐，同時還需要具備專業能力強、懂軟件操作的檔案管理人員。由于資金的限制，事業單位在進行檔案信息化建設的時候考慮到人員工資和設備成本費用，在招聘檔案信息管理人員和采購設備的時候，沒有配置較高級別的信息設備，這樣就造成事業單位檔案管理信息化在具體的運用中出現檔案工作繁雜或是設備運營效率較低的現象。

1.4 檔案管理人員綜合素養較低

檔案管理人員專業素養能力的高低直接影響著事業單位信息化檔案管理效率。另外，檔案管理信息化建設也受檔案管理人員信息素養和自操作能力的影響，在當前事業單位檔案管理信息化建設中，有少部分檔案管理人員沒有到認識到信息化建設必要性和重要性，加之能力有限，影響了檔案管理信息化建設的進程。

2 推進事業單位檔案管理信息化建設的有效舉措

2.1 提高檔案管理信息化重視力度

為更好地取得良好檔案管理效果，事業單位在檔案信息化建設中一定要從思想意識到上認識到檔案管理的重要性，充分利用全新的改革機制，最大限度的發揮檔案信息化建設的作用。對此，事業單位首先要了解檔案工作，分析當前內部檔案管理工作，進一步加強對先進信息化管理技術和設備的有效應用。另一方面，在條件許可的情況下，事業單位還可以根據不同檔案的作用，針對性研發出相應的管理軟件，通過自主研發檔案管理軟件，加強對檔案管理。對于事業單位而言，加強檔案信息化建設重視力度，還可結合單位的實際情況，在內部構建信息化協調機構，并選擇專業的檔案管理人員來擔任這項工作，從而確保檔案信息化管理工作的有序開展。在新時期事業單位只有堅持與時俱，提升自身對檔案管理工作的認知，才能高效開展事業單位檔案管理工作，為社會大眾提供更多的便捷服務。

2.2 完善檔案管理信息化管理機制

常言道：“創新是引領發展的第一動力”。因此，事業單位檔案管理信息化建設，要緊隨時代潮流，改革和創新運用機制，進而從整體上提升檔案管理信息化建設水平。對此，事業單位一方面要構建組織結構，另一方面還要結合實際，從整體上提升檔案管理信息化水平的提升，通過各種途徑進一步加強各個部門和各個機構的協調和組織，例如，事業單位可以構建檔案信息化協調機制，這樣一來，各個部門、機構都可以參與到這項工作中，形成強大的工作合力，最大限度的確保內部各個方面的力量都可以為單位檔案信息化建設貢獻出力量。另外，事業單位還要建立健全檔案管理信息化制度，通過制度規范信息化建設相關工作。此外，事業單位還要重點加強檔案管理制度的執行力，對現有激勵約束制度進行完善和補充，從而更好地為檔案信息化管理建設工作有序開展奠定良好基礎。

2.3 強化檔案管理的數字化建設

記錄登記檔案信息，對相關檔案信息進行備案，管理紙質檔案是傳統檔案管理工作主要工作內容。時代在發展，信息技術得到了較為廣泛的應用，極大地改變了社會大眾的生活和工作，同時也為社會大眾提供了諸多便利。對于事業單位來說，檔案管理信息化建設工作實質上就是通過信息化、數字化方式將傳統紙質檔案有效的轉化為信息化數據，從而對相關檔案信息進行數字化處理，促使檔案管理效率的提升。檔案管理人員在檔案信息化建設前，需要對相關檔案信息進行分類整理，同時還要可行合理的劃分紙質檔案，為進一步規避在今后的信息化建設中出現各種問題，檔案管理人員還需要歸納整理一些重要檔案信息或是需要永久保存的檔案信息，通過掃描或是技術處理，對這類檔案信息數字化管理。為了防止檔案信息的遺漏或是丟失，最大化的確保檔案信息的完整性，檔案管理人員還需及時做好檔案的永久性處理。

2.4 加強培訓提高管理人員綜合素養

由于檔案管理這項工作具有較強的業務性和科學性，因此要求檔案管理人員具有較強的專業能力和綜合素養，只有這樣，才能更好地符合新時期檔案管理工作的開展需求。第一，提高檔案管理人員的思想認識。時代在發展，在加大檔案管理工作人員工作壓力的同時，還進一步加強了檔案管理難度，所以，事業單位要不斷加強檔案管理人員意識，促使其職業道德和社會責任感的增加，讓他們更好的服務社會。第二，事業單位要重點培訓教育。定期開展培訓教育活動，為他們提供一個交流學習的平臺，可以接受系統學習，還可以讓檔案管理人員結合自己的實際工作，在交流學習中掌握學習各種新技能。促使自身綜合素養的提升。

3 結語

總而言之，在互聯網行業的不斷推動下，事業單位要將檔案管理工作與信息化建設有機融合起來。立足于實際，分析當前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，根據問題提出解決問題的方法， 從而更好地位檔案管理信息化建設工作有序開展奠定良好基礎，助推事業單位的穩健長遠發展。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013，000（016）：128-128，129.

[2]程巧玲.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2011.