加強工程項目檔案信息化管理策略分析

楊玲

摘 要：隨著城市化進程的加快，我國工程項目建設數量不斷增加，在檔案管理工作中，面臨著更多的挑戰。當前，信息技術迅速發展起來，為項目管理工作提供了新方法，并成了檔案管理的發展方向。基于此，文章先對工程項目檔案的特征進行簡要闡述，然后針對檔案信息化管理中的問題，提出了處理措施，希望可以為同行業提供參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;問題;策略

近年來，在各行業中信息技術得到廣泛應用，改變了人們日常工作與生活。結合當前檔案管理實際，為了有效規避各類問題，就要采取信息化技術，提升檔案管理技術水平，使檔案管理工作向著系統化發展，提升核心競爭力。

1 工程項目檔案的特征

第一，結合當前工程項目管理來說，具有一定的復雜性，如項目施工設計方案、需上級審批的文件、環境等，此外還包含資料、設備等。另外，還要與各方密切配合，把檔案工作做好。第二，檔案管理存在著一定的特殊性，如一次性、確定性以及實用性。而一次性是指項目整個過程屬一次操作，檔案由立項到竣工也屬于一次性;確定性指的是在整個工程項目中，各環節都存在檔案，直接體現了工程項目的建設情況，因此，檔案具有完整性;實用性是結合項目實際，對其有一個真實的了解，并具有非常關鍵的使用與保存價值，能夠為項目提供依據，并為類似項目的建設提供一定的參考。第三，減少存儲空間。通過信息化技術，有效減少了檔案存儲空間，結合移動硬盤等，利于檔案的攜帶，為檔案檢索提供客觀條件。第四，檔案共享。通過信息技術的應用，檔案管理工作中，能夠為人們提供快速且準確的檢索，方便瀏覽各類文件，實現檔案資料的共享。

2 工程項目檔案信息化管理中存在的問題

當前，雖然多數項目管理人員意識到檔案信息化管理的重要性，但在推進過程中，仍存在著較多問題。

1）管理人員缺乏對檔案工作的理解。管理人員片面的認為檔案工作無法與業務發展相比，隨著時代的發展，雖然管理人員意識到檔案信息化管理工作的重要作用，但缺乏對其深刻的理解。檔案管理系統也缺乏對重要知識與技術的建設，系統維護工作也需專業人員，這都為檔案管理工作增加了難度。此外，在工程項目中，缺乏獨立的檔案部門，導致管理人員未能將工作重點放在檔案工作中，對管理工作的了解就會減少。

2）檔案信息化建設條件有待提升。檔案信息化建設工作包含人員素質、經費等方面。大多數檔案工作人員是多年從事此項工作的，其年齡偏大，缺乏信息化專業知識，專門的工作人員無法滿足信息化的發展要求，人員配備不完善，也是阻礙檔案信息化發展的重要原因。此外，經費問題也是檔案管理工作中面臨的重要問題，這就導致專業信息化設備無法配備，缺乏先進的設備，就會影響到工作的順利開展。

3）檔案管理系統有待提升。工程項目管理過程中，管理系統不完善，各級檔案部門系統不同，導致系統中出現銜接差等現象，影響到檔案資源的整合與共享，也無法實現很好的交流，影響到檔案信息化管理水平的提升。

4）信息技術基礎薄弱。工程項目中，計算機應用水平不高，很多項目仍采用傳統的管理模式，沒有應用網絡，也無法達到信息的共享。信息化應用方面不足，沒有真正實現信息化管理。

5）不合理的信息技術應用。工程項目檔案管理過程中，存在著信息技術應用不合理現象，對于工程中非常多的文檔資料，利用電腦進行存儲時，沒有對其進行分類，導致后續查詢時，非常困難。

3 加強工程項目檔案信息化管理的措施

1）拓寬工作思路。第一，結合當前檔案信息化管理實際分析，檔案管理部門人員以服務大眾作為工作基礎，拓寬工作思路，改善傳統管理模式。另外，結合當前信息化技術，對管理方式進行創新。除了重視檔案資料的維護外，還要科學進行保護，以強化信息化的應用，方便人們更好了解檔案信息。當前，隨著信息技術的不斷發展，管理模式也出現很大變化，由傳統手工管理向現代化管理方面發展，增強了檔案的信息化建設，同時，對管理人員提出越來越高的專業要求，因此，相關工作人員提升自身能力，不能只將工作停留在傳統管理模式中，提升對檔案信息化的應用，促進管理工作的開展。第二，工程項目管理過程中，引進專業素質與技術能力高的人才，在信息化建設中，重視人才隊伍建設，培養專業人才，為工程項目檔案管理工作提供可靠保障。

2）引進先進設備。第一，在檔案管理工作中，紙質檔案易產生損壞，如蟲蛀、霉變等，因此，在工作過程中，積極引進先進設備，促進信息化管理，通過先進的技術力量提升檔案管理工作。第二，結合實際對項目圖紙、技術等信息進行分類管理，在引進先進設備的同時，對傳統工具進行完善，促進工程項目管理工作的有序進行。就當前檔案工作來說，包括各類資料，因此，要增加設備采購金，以促進檔案工作的順利發展。

3）強化檔案信息化的安全管理。當前，在檔案信息化管理過程中，還要確保信息的安全性，從而更好的提升檔案質量。由于傳統紙質檔案轉變為信息化檔案過程中，缺乏穩定性，所以，檔案管理人員必須提升安全意識，把紙質化與無紙化相結合，通過雙項備份，有效預防網絡病毒，做好檔案信息化的安全管理。此外，還要定期對檔案進行備份，及時完善備忘錄，提升信息化管理的安全性，提升數據庫的安全，促進檔案管理工作水平的提高。

4）制定完善的信息化管理制度。工程項目管理過程中，制定完善的信息化管理制度，能夠提升檔案管理水平。建立與其相適應的管理制度。當前，在工程項目管理過程中，雖已制定相關制度，但仍要結合實際，對其進行完善，以更好的提升管理水平。另外，還要分類對檔案進行管理。在制度方面，確保錄入系統檔案的完整性，為決策人員能夠保障，提升檔案資料的有效利用。

5）提升管理人員專業素質。隨著信息技術的發展，為了滿足信息化管理要求，就要通過各類手段提升管理人員專業素質，促進檔案工作的進一步發展。結合當前檔案管理人員現狀，統一進行培訓，定期提升管理人員專業技術水平。確保每一位檔案管理人員都能熟練使用信息技術實現對檔案的錄入與查閱。在進行培訓過程中，也可采用遠程教育平臺，提升管理人員專業水平。

6）對檔案文件進行統一標準。在檔案管理過程中，統一檔案文件，建立與其相適應的標準，具有非常關鍵的作用。隨著科技的發展，檔案管理工作得到創新，必須建立完善的編寫文件統一規則，并嚴格執行，確保文件信息的標準化管理。除此以外，還要明確各工作人員職責，分類別的對文件進行管理，以更好的提升檔案管理水平。

7）提升資源利用率。當前，隨著新興行業的不斷興起， 人們對工程項目檔案管理工作提出越來越高的要求。作為管理人員，要充分認識到信息技術的重要性，并將其引入檔案管理工作中。通過信息技術的有效應用，節約成本，提升工程整體質量與效率。使系統編號代替傳統的紙質檔案，不僅能夠節約查找的時間，還能夠確保檔案的安全保存，在一定程度上提升了信息的利用率，使數據資料更好的服務項目管理工作。

4 結束語

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，在工程項目中，人們越來越意識到信息化管理的重要性。因此，對檔案進行管理過程中，充分利用信息技術，促進資源的共享，提升項目管理效率。除此以外，還能夠有效節約成本，提升項目綜合競爭實力，促進檔案管理工作信息化管理水平的提升。

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