基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校檔案信息化建設(shè)路徑探討

李瑩

摘?要：隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨，也是高校檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)和方向。因此，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢(shì)，主動(dòng)擁抱互聯(lián)網(wǎng)，主動(dòng)謀劃，積極作為，大力推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理信息化建設(shè)，是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。本文以此為切入點(diǎn)，探索當(dāng)今高校檔案信息化建設(shè)的互聯(lián)網(wǎng)+路徑，期冀為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供一定啟示。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化

檔案信息化主要指的是檔案管理工作模式從以管理實(shí)體檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案管理為主的模式。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，從客觀上對(duì)檔案管理工作模式提出了全新的要求，檔案管理工作要積極運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，革新檔案管理模式，用便捷高效的信息化管理替代傳統(tǒng)人工管理模式。全面推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案部門順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的必然趨勢(shì)，是高校檔案部門革新與發(fā)展的必然選擇，也是提升高校辦學(xué)效益、滿足現(xiàn)代化教育發(fā)展形勢(shì)的迫切要求。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性

高校檔案是學(xué)校發(fā)展和歷史沿革的見證，是記錄學(xué)生與教師教學(xué)活動(dòng)、科研、管理的真實(shí)憑據(jù)，具有重要的留存價(jià)值，卻還在以手工操作為主進(jìn)行檔案的管理。因此，檔案部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)有所作為、有所創(chuàng)新，縮小與其他部門的差距，檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫。同時(shí)，檔案信息化必須充分利用，高校資源以數(shù)字化校園建設(shè)為契機(jī)，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化（OA系統(tǒng)）為支撐，運(yùn)用現(xiàn)有的綜合信息系統(tǒng)為檔案資料的收集整理、查詢利用服務(wù)。實(shí)踐表明，傳統(tǒng)的檔案收集整理編目檢索等以人工服務(wù)為主要手段，面對(duì)面的接交，工作繁瑣、耗時(shí)，而且必須到檔案館來親自查詢。這種方式不僅增加了檔案的磨損程度，縮短了檔案的壽命，而且增大了檔案管理者的工作量，降低了檔案的利用率，嚴(yán)重滯后于人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。只有把這些具有原始憑證價(jià)值的檔案數(shù)字化，才能降低成本，節(jié)省空間，實(shí)現(xiàn)高效利用，以順應(yīng)高校發(fā)展的實(shí)際需要。

《全國(guó)檔案建設(shè)實(shí)施綱要》中強(qiáng)調(diào)：“適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。”在檔案管理電子化的背景下，高校檔案管理的信息化、數(shù)字化、文檔一體化已勢(shì)在必行。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的有效路徑

（一）建設(shè)檔案信息資源系統(tǒng)

首先，要建設(shè)檔案信息資源的數(shù)字化系統(tǒng)。一是要重點(diǎn)搜集，妥善處理好高校中具有一定價(jià)值的檔案資料，根據(jù)調(diào)研分析，明確信息來源，每年定期從不同部門獲取提前確立的信息資源，尤其是檔案部門要監(jiān)督與督催校內(nèi)各部門的信息搜集，建立相應(yīng)的制度，將黨群、行政、教學(xué)、科研等類型的檔案信息資源整合起來，確保收集的檔案能夠齊全、完整、系統(tǒng)。二是要加大對(duì)電子文件歸檔與管理的力度，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)空間中電子文件的實(shí)時(shí)發(fā)送與接受、高效管理與應(yīng)用。三是要運(yùn)用數(shù)字模擬綜合技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將相應(yīng)的電子檔案掛接到網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件系統(tǒng)中。

其次，要建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。一是要強(qiáng)化文件目標(biāo)信息庫建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立高水平、優(yōu)質(zhì)的全文資料信息庫。尤其要構(gòu)建個(gè)性化的數(shù)據(jù)庫，按照高校工作開展的需求，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，以便于信息的保存、搜索、查看及處理，促進(jìn)信息溝通與增強(qiáng)服務(wù)效率。二是要構(gòu)建教師工作業(yè)績(jī)信息庫，將教師工作過程中的教學(xué)任務(wù)、教研成果等信息完整的錄入，客觀科學(xué)地評(píng)價(jià)教師的專業(yè)能力與工作水平，并與教師未來職稱晉升直接掛鉤。此外，還要構(gòu)建科研技術(shù)成果信息庫，以便于充分了解高校科研發(fā)展情況，為科研成果的宣傳及轉(zhuǎn)化提供更多機(jī)會(huì)，提高整體服務(wù)質(zhì)量。

（二）搭建信息管理服務(wù)平臺(tái)

首先，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理平臺(tái)，確保實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，配備通用網(wǎng)絡(luò)、電腦，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、處理軟件、數(shù)碼攝像機(jī)、圖像識(shí)別等基礎(chǔ)設(shè)備。二是要積極引入或是自主開發(fā)檔案信息智能管理軟件，實(shí)時(shí)與院校網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行“雙軌制”管理。利用檔案信息智能管理軟件對(duì)各部門檔案的搜集、整合、保存、統(tǒng)計(jì)、搜索與應(yīng)用等實(shí)施網(wǎng)絡(luò)控制，對(duì)不同的來源渠道、不同格式的電子檔案加以規(guī)范化處理，數(shù)據(jù)著錄、提供多種數(shù)據(jù)檢索、創(chuàng)編目錄等。三是要以檔案部門為檔案信息智能管理平臺(tái)中心，全面覆蓋院校歸檔的應(yīng)用系統(tǒng)，高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案智能管理平臺(tái)無縫對(duì)接，為數(shù)據(jù)共享提供有利條件。四是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的日常維護(hù)，保障電子文件的真實(shí)性、整體性、有效性，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

其次，構(gòu)建檔案信息化社會(huì)服務(wù)平臺(tái)。一是要革新服務(wù)方式，讓公眾全面了解檔案工作的作用，增強(qiáng)檔案工作的影響力;積極宣傳檔案工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，構(gòu)建電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)在線等服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)多渠道、多形式、多維度的主動(dòng)式服務(wù);基于網(wǎng)絡(luò)智能設(shè)備與方式，深入挖掘檔案信息資源，全面提高服務(wù)的實(shí)效性，努力將檔案部門構(gòu)建成為提供服務(wù)的數(shù)據(jù)中心和文化基地。二是要依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)，開啟檔案目錄信息庫、檔案全文信息庫以及建立多媒體檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息便捷、高效檢索，提高工作整體效率。三是要?jiǎng)?chuàng)建相互連通的現(xiàn)行文件、檔案信息公布平臺(tái)與搜索應(yīng)用系統(tǒng)，便捷迅速的向公眾提供有效的檔案應(yīng)用服務(wù)，最大程度地發(fā)揮出檔案部門的公眾性服務(wù)作用。

（三）加強(qiáng)檔案工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨而復(fù)雜的工程，檔案信息化建設(shè)的整個(gè)過程與全新的知識(shí)、技術(shù)有著緊密的關(guān)系。因此，要加大專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)的建立力度，確保檔案信息化的順利開展。

首先，檔案部門要有推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的緊迫感與責(zé)任感，轉(zhuǎn)變以往“重藏輕用”的思想，轉(zhuǎn)變被動(dòng)式的服務(wù)狀態(tài)，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為主動(dòng)提供服務(wù)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)共享提供有利條件，為構(gòu)建新的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)做好充分的準(zhǔn)備工作。

其次，檔案部門要利用主題講座、學(xué)術(shù)溝通、信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)等方式，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)。信息化環(huán)境下，檔案工作者既要了解檔案、圖書情報(bào)等領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，又要能熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要具有出色的信息獲得、信息溝通、信息傳輸、信息鑒別、信息評(píng)測(cè)、信息制造、信息提煉等能力。

再次，檔案部門應(yīng)主動(dòng)參與到改革中，構(gòu)建自我發(fā)展、自我管理機(jī)制，實(shí)施質(zhì)量及目標(biāo)管理的責(zé)任制度，調(diào)動(dòng)工作人員的熱情，提高工作的積極性，穩(wěn)定檔案工作團(tuán)隊(duì)。在短期內(nèi)建設(shè)以管理類人才為主、綜合類專業(yè)技術(shù)人才為核心的檔案領(lǐng)導(dǎo)組織體系，滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

結(jié)語：

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案信息化提高了管理的工作效率，推動(dòng)了檔案現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，要規(guī)范信息化工作體系，從培養(yǎng)人員意識(shí)、制度健全與落實(shí)等多個(gè)方面著手，從根本上構(gòu)建行之有效的安防系統(tǒng)，推動(dòng)檔案事業(yè)信息化有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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