企業檔案管理社會化問題及解決策略探究

高志強

摘 要：隨著社會的不斷進步，越來越多的企業開始重視檔案管理的問題，本文對企業檔案管理社會化問題進行分析，并且提出解決策略。

關鍵詞：企業檔案管理;社會化;策略

隨著社會的不斷進步，經濟飛速發展。越來越激烈的競爭環境下，企業能否有著更好的發展在很大程度上都與人力資源管理有很大的關系，而且檔案在人事管理的當中，是企業人員的專業水平，工作能力、與績效考核的一個重要憑證。所以要做好企業現代化檔案管理的相關問題，對于提升企業管理的水平都有重要的意義

1 企業檔案管理社會化概述

1）企業檔案管理的簡介。檔案管理是單位管理中的重要工作，在檔案管理中，人事檔案管理是其中重要的一部分，人事檔案管理的內容包含有員工的重要信息及相關的憑證。單位做好檔案管理是可以提高企業對員工的了解情況，減少員工與企業之間的矛盾，同時也減少員工之間的人事糾紛?，F在市場當中員工的流動性大導致檔案的流動性比較大，倘若檔案管理未采取有序的方法就會帶來許多的麻煩。

企業檔案管理社會化意思就是企業將原本自身管理的職工檔案委托給社會上專業檔案管理的機構進行代管，社會化檔案管理最主要就是將企業的檔案管理進行外包，讓檔案管理工作具有更高的透明度和開放性。這種方式能夠讓檔案管理的工作得到有效的監督和控制，并且企業人員的檔案實現了由企業到社會的一種轉變。

2）企業檔案管理的實現措施。（1）實現企業檔案的集中管理

檔案管理社會化是設立的市場化的專業檔案管理機構，實現的檔案的集中化管理，從而能夠達到提升檔案管理的工作效率提高檔案信息服務的質量，在現代。信息市場化的時代，企業檔案管理工作需要。引入現代的信息化技術，隨著當下時代的改變，來拓展檔案服務管理工作的路徑，并且提高自身的服務質量。（2）加強市場的引導作用。管理外包是現在檔案管理界的一種趨勢，雖然仍然有許多的中小城市和中小企業存在有對檔案管理工作不夠重視的情況。但是觀念源自于市場的引導和培育，隨著檔案中介服務市場的不斷完善和發展，加強市場的秩序管理，設置好進入市場的門檻保障，保障市場的健康發展從而可以改變企業的觀念，市場也會逐漸地引導著企業對于檔案的管理和服務形成一定的觀念。這樣企業也都會漸漸關注檔案管理，給企業檔案社會化的實現提供了動力。

2 化企業檔案社會化的管理和存在的問題

1）企業檔案的重視程度不高。隨著企業的發展，員工工作人員的增加、員工的不斷更替，導致許多企業在做人事檔案的時候將其留在企業內部做簡單的處理。而部分檔案管理機構的管理技術操作也缺乏專業性，對于電子檔案數據庫的建立以及資金資料的完整程度都達不到相應的水平，導致許多檔案仍然是使用傳統的管理水平。

2）企業檔案社會化監管力度較弱。檔案管理一般在企業中無法為企業創造出有價值的服務。許多的部門都認為檔案管理工作并不重要，所以一般的檔案管理都缺乏科學的工作運行機制，對于檔案資料的收集和整理也未做到足夠細致，導致檔案不全、甚至有遺失的情況產生，影響了檔案的作用發揮，整體監管的力度普遍較弱。

3）企業檔案社會化安全保障能力低下。許多的企業在對檔案進行管理的時候，并沒有嚴格的按照相應的標準進行管理，有的甚至都未制成電子檔案，這種情況容易引發數據的丟失或者是檔案信息被篡改的風險。整體安全保障能力低下，也會給企業帶來相應的損失。

4）檔案管理業務水平低，設備落后。部分地方的檔案管理工作人員業務水平很低，特別是有許多年紀較大的員工，缺少專業的檔案管理培訓，對于工作中的特殊問題都不能妥善的解決。而且檔案管理基礎設備老化，較為落后，許多設備不能滿足檔案管理現代化的需要。而且檔案存放位置小，存放條件不符，這也是對于檔案工作有影響的原因之一。

5）管理人員缺乏責任感。檔案管理其實是一項非?？菰锏墓ぷ?，一些管理人員缺乏工作責任感，對于企業轉交過來的檔案只是簡單的登記，并未按照要求進行詳細的編寫入檔，就導致許多檔案中存在許多問題。時間一長，檔案管理人員的工作情緒不大穩定，工作人員流動性大，就更加難以保證檔案工作的效率。

3 企業檔案管理的相應對策

1）加強宣傳，增強檔案管理意識。要做好企業檔案社會化的管理，就必須要進行全方面的考慮。對于許多企業檔案管理意識不強的情況，就要加大宣傳力度，通過企業具體的事情來宣傳檔案管理的重要性，讓各企業對于檔案管理都有充分的認識和了解，從而能夠正確的對待人事檔案管理。檔案管理人員需要增強檔案管理意識，做好相關檔案的更新和備檔，做好工作監督，不允許個人隨便借用檔案，有批準借用的要求指定時間內歸還，做到保障安全，逐步解決檔案管理中存在的相應問題。

2）健全檔案科目，細化管理目標。企業要能夠快速的發展離不開人力資源的科學合理地分配，要健全檔案科目就要對于管理目標進行細分，將個人檔案的內容進行加強完善。比如員工的個人特性以及其專業能力水平的相關資料，這些內容的健全是可以在企業對于員工職稱晉升以及為企業選拔人才的時候可以使用得到的，對檔案科目分的越多，對于檔案資料的內容越詳細，對于企業未來培養員工的能力發展都有促進的作用。

3）重視檔案的應用。隨著市場競爭的快速發展，企業人員的流動力也非常的頻繁。此時，對于檔案信息資源的應用開發就更加的重要。各種新型的管理模式，將企業的人事檔案與社會和經濟的需求進行掛鉤，能夠更為方便各企業人力資源部門對于工作關系和檔案的調整服務。

4）拓展檔案信息公開的建設范圍。要做好企業的檔案管理就必須重視檔案管理工作，改善企業檔案管理的相關條件，落實具體的細節操作，成立專門的管理小組，解決檔案管理中遇到的所有問題，一方面要完善政府信息與某些既定的文件做好傳送、應用，保證各項信息的公開探索，并且要簡化相關的手續，做好信息資料的查詢與復制工作，讓群眾真正信得過檔案建設機構，并能夠由機構中了解更多的相關信息;另一方面對于檔案中介企業涉及的對象需要包括一些黨政機關和企業、事業單位，要求業務范圍也從傳統的檔案管理拓展到紙質檔案電子化、建設檔案管理體系、開發檔案管理軟件、檔案委托保管等，為檔案管理社會化覆蓋率更為廣闊。

5）創新管理手段，應用現代信息技術來提高管理水平。要在當前信息技術的應用下來提升管理水平就應該要對于管理的理念進行更新，切實采取相應的方法和措施來提高檔案管理的質量，可以通過先進的管理理念來運用信息技術建立相應的檔案數據庫，優化檔案管理工作的流程，實現檔案管理工作的自動化，為廣大群眾搭建廣闊的檔案平臺，構建高層次的服務機制促進服務質量的提高。要求檔案管理人員要有專業的操作能力，從而保障檔案管理工作的效率，并且需要不斷的學習和加強新的檔案管理技術，從而適應整體時代不斷變化中的新的要求，只有這樣才能夠真正的去解決企業檔案管理當中面臨的問題。

4 結束語

企業檔案管理對于企業的經營和發展都有重要的意義，提升檔案的使用質量和服務水平是能夠提高企業自身的發展。做好企業檔案管理社會化也是企業未來發展的需要，同時也是社會發展的必要途徑，做好企業檔案管理社會化不僅僅節省企業的管理成本，同時能夠提高檔案管理的使用率，對于社會的促進也有重要的作用。

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