事業單位后勤檔案管理改革探索

姚艷

摘 要：本文主要分析事業單位后勤檔案管理的現狀，總結事業單位后勤檔案管理存在的差距，采用綜合化、系統化、全面化的方式提高后勤檔案管理的有效性，達到優化后勤檔案管理體系，創新后勤檔案管理方法目標。

關鍵詞：事業單位;后勤檔案;管理策略

后勤檔案是事業單位檔案的重要組成部分，應當從事業單位后勤管理工作的現實需要出發，認真研究反饋后勤檔案管理的問題，采用針對性方式進行有效管理。

1 事業單位后勤檔案管理的價值

1）保持后勤工作有效性。事業單位后勤工作可以直觀的反映事業單位的發展狀況，后勤檔案對于事業單位發展改革有重要的借鑒意義。事業單位加強后勤檔案管理可以提高后勤工作的科學性，有助于全面梳理事業單位的后勤工作狀況，起到有效記錄后勤信息，輔助事業單位優化后勤管理改革的目標。首先，加強事業單位的后勤檔案管理工作符合事業單位后勤工作零散、多樣和繁雜的特征要求，有助于提高事業單位后勤工作的連貫性，可以客觀的反映事業單位后勤工作成本與成效。其次，事業單位加強后勤檔案管理工作，適應了事業單位改革的現實需要，符合了當下事業單位節約成本目標，對于研究事業單位后勤改革起到了基礎性的支撐作用。第三，加強后勤檔案的研究工作，可以及時的總結事業單位的后勤工作得失，有助于輔助修訂事業單位的后勤計劃，達到降低事業單位運用成本，提高事業單位管理質量，促進事業單位后勤工作不斷上升目標。

2）發揮原始資料價值。事業單位后勤工作中產生了大量憑證、證件、文件等，在長期后勤工作中必然形成大量的檔案，各種采購合同、法律文書、招投標文件都有較高的保存價值，一些工程項目文件還是事業單位的重要文獻資料。這些資料對于應對法律糾紛，事業單位辦公場所的改擴建，有效完善安全防火工作等都有重要的意義。加強事業單位后勤文件資料的保存工作，有助于維護事業單位的根本利益，對于事業單位的發展建設起到必要的基礎作用。例如，涉及供暖、供水、地水管線、排污等系統的后勤技術資料涉及門類較多，事業單位與屬地派出所、街道、社區的聯系也越來越緊密，加強相關數據文件的管理工作，可以為事業單位工作提供基礎依據，并且提高后勤工作的效率，有效的減少了后勤資源的浪費，并且為事業單位的后勤管理與服務工作提供必要數據支撐。

3）提高存儲信息質量。事業單位的后勤檔案主要由各種票據、圖紙、設備資料組成，這些數據信息對事業單位各工作環節有重要的指導意義。推動事業單位后勤檔案管理改革，應當以后勤檔案管理的信息化、數字化與共享化為基本目標，強調提高后勤檔案的電子化水平。后勤管理工作是一項長期性與復雜性的工作，隨著事業單位工作時間的快速推進必然需要推動事業單位后勤管理工作的信息化，在事業單位后勤檔案數字化建設的過程中，需要加強相關數據信息的支持工作，采用信息化后勤檔案管理的方式方法，可以實現事業單位檔案管理數字化與信息化建設的有效性，進一步完善了檔案管理數據系統。將紙制的檔案文件轉化為信息電子文件，有助于提高后勤檔案的檢索效率，強化后勤檔案的應用有效性，可以達到快速的調取數據信息，提高后期檔案管理綜合性與有效性目標。

2 事業單位后勤檔案管理的問題

1）重視不足。事業單位后勤檔案管理的主要問題在于重視不足，事業單位檔案管理工作重點放在業務檔案管理上，事業單位后勤檔案管理的占比相對較小，后勤檔案管理較為復雜，后勤檔案管理工作存在著主觀性與科學性不足的問題。不少事業單位的后勤檔案管理意識薄弱，后勤檔案管理涉及的范圍較小，沒能形成綜合性、科學性與長期性的檔案管理體制，事業單位后勤檔案管理的重要性體現不足，檔案管理人員的服務意識較弱，檔案管理工作的周期較長。而且，事業單位后勤事務較為繁雜，涉及的檔案管理項目較多，因此難以有效的發揮事業單位后期檔案的價值，沒能達到合理開展檔案管理目標，降低了后勤檔案管理的質量。

2）制度不全。目前事業單位還缺乏有效的后勤檔案管理制度，事業單位后勤檔案管理工作難以自成體系，目前事業單位還缺乏專業的后勤檔案室與檔案管理人員，事業單位后勤檔案管理的連貫性、科學性和完整性相對較差，存在著事業單位后勤檔案不達標，后勤檔案的規范化水平相對較差的問題，由于各項規章制度缺乏完整性，事業單位后勤檔案的規模性不足，加上后勤檔案的內容繁雜，而且后勤檔案的形式較為多樣，后勤檔案缺乏專職人員管理，后勤檔案沒能有專人負責，因此無法有效使更多的人員參與后勤檔案管理當中，導致后勤檔案存在無序狀態。

3）人員缺失。目前事業單位還缺乏專業后勤檔案管理人員，后勤檔案管理人員的數量有限，大部分從事后勤檔案管理人員屬于非專業人員，后勤檔案管理人員的以兼職為主，后勤人員缺乏檔案管理意識與檔案管理的專業知識。當前事業單位對后勤人員的檔案管理培訓不足，缺乏對后勤檔案的有效監督，后勤檔案管理工作的培訓周期較長，沒能針對后勤檔案管理的現實問題采用專門的培訓，因此影響后勤檔案管理的科學性和有效性，造成后勤檔案遺漏的問題，不利于提高后勤檔案管理的科學性。

3 事業單位后勤檔案管理的策略

1）加強宣傳工作。提高事業單位后勤檔案管理有效性，還要加強對后勤檔案管理工作的宣傳，注重形成良好的后勤檔案管理氛圍，促進事業單位工作人員認識到后勤檔案的重要價值。首先，應當明確后勤檔案管理的重要意義，促進后勤部門所有人員重視后勤檔案，優化后勤檔案的法律依據地位，引導所有員工認識到后勤檔案管理工作的重要性，形成后勤檔案文化。其次，加強后勤檔案的專門化管理，圍繞單位的建筑、設備、食堂與日常辦公消耗等專門建檔，發揮財務、人事等部門的輔助作用，形成完善的后勤檔案管理體系。最后，還要加強對后勤檔案管理工作的監督，定期評審檢查后勤檔案，保證后勤檔案的質量，提高后勤檔案管理的水平。

2）完善規章制度。提高后勤檔案管理的科學性，發揮后勤檔案的應用價值，還要完善后勤檔案管理的規章制度，注重運用有效的制度措施、管理標準與操作辦法提高后勤檔案管理的有效性。首先，應當加強后勤檔案管理工作計劃，定期更新后勤檔案管理設備，開發事業單位后勤檔案管理工作系統。其次，加強后勤檔案管理工作規章制度建設，修訂事業單位后勤檔案管理方法，切實解決后勤檔案管理隨意混亂問題，達到高質量開展后勤檔案管理目標。最后，還要提高后勤檔案管理的標準化水平，注重基于后勤檔案檢查中的問題，全面加強后勤檔案管理制度的修訂工作，切實把信息化、標準化、共享化的理念融入到檔案管理體系當中。

3）提高人員素質。加強后勤檔案管理工作質量，還要提高后勤檔案管理人員的專業素養，注重提高后勤檔案管理人員的專業能力，促進后勤管理人員主動開展后勤檔案管理工作，提高后勤檔案質量。首先，應當加強后勤檔案管理人員的配置工作，確定后勤檔案管理專職崗位，發揮專業技術人員的作用。其次，后勤檔案管理還要加強專業技術人員的培訓工作，全面提高后勤檔案管理人員專業水平，在定期培訓的基礎上進行專項培訓，促進后勤人員掌握檔案收集與制作的方法。最后，加強后勤檔案管理人員的專業技術考核與績效評估，促進后勤檔案管理人員不斷自我改進。在評價事業單位后勤人員檔案管理問題基礎上，促進后勤人員不斷提高檔案管理意識，達到優化事業單位后勤檔案管理體系目標。

4 結論

提高事業單位后勤檔案管理水平，應當完善后勤檔案管理工作體系，創新事業單位后勤檔案管理方法，調動事業單位工作人員參與后勤檔案管理工作，有效消除傳統后勤檔案管理弊端，達到高效開展后勤檔案管理目標。

參考文獻

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