信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

高帥

摘 要：現(xiàn)如今，隨著科學技術的快速發(fā)展，信息化技術已經(jīng)被廣泛應用到各個領域之中，為行業(yè)的發(fā)展提供了有效的路徑。事業(yè)單位作為保障社會發(fā)展，為社會提供服務的核心力量，必須要及時結合信息技術來提高其工作質量。在信息技術的應用過程中，逐漸出現(xiàn)一些問題，對信息化檔案管理工作的落實造成了一定的影響，事業(yè)單位必須及時找到相應的措施進行解決。基于此，對信息技術在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用進行分析探討。

關鍵詞：信息技術;事業(yè)單位;檔案管理;應用

信息技術現(xiàn)如今已成為促進經(jīng)濟活動的進行，服務于社會生活的基本重要技能。該技術主要通過以微小的范疇內為稱的微電子技術以及較強編程能力為主的軟件技術來表現(xiàn)其應用作用，適用范圍廣泛，針對事業(yè)單位檔案管理來說，信息技術的應用是單位必須掌握的技術，深入學習信息技術，順應技術革新的變化，對于信息技術在事業(yè)單位中的應用來說具有良好的推動作用，使得檔案管理更加高效化與系統(tǒng)化。

1 信息技術的優(yōu)勢

1.1 提高效率，節(jié)省時間

信息技術促進傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉變，工作人員只需學習一些信息管理技術便可以獨立進行操控，將紙質檔案轉成電子檔案。而將紙質檔案轉換成電子檔案能方便檔案的管理，因為可以設置程序將電子檔案自動分類別歸納、記錄;也可以在搜索欄輸入要找的文檔名稱，計算機會在全部檔案中搜索并且自動調出符合結果的文檔;還可以實現(xiàn)網(wǎng)上共享，這樣就不用花費時間跑到別的事業(yè)單位拿檔案，只需要在有網(wǎng)的環(huán)境下，利用計算機共享技術，將文檔傳送。這大大提高了事業(yè)單位的辦事效率，節(jié)省了大量時間，滿足群眾的需求。同時，也就節(jié)省了大量金錢。

1.2 優(yōu)化事業(yè)單位結構

傳統(tǒng)事業(yè)單位職位眾多，工作人員的數(shù)量也就十分龐大，于是造成事業(yè)單位結構臃腫，人員煩冗。這會增加事業(yè)單位的管理難度，同時也使得事業(yè)單位工作人員的工資在所有財政支出里所占比例最大，對財政造成很大壓力。而將信息技術融入事業(yè)單位的管理尤其是檔案管理有利于優(yōu)化單位職業(yè)結構，因為計算機可以代替人工完成很大一部分瑣碎的工作，如對檔案的錄入、分類、歸納、整理、識錯等。把這些最需要耗費人力和時間的工作用計算機代替，能將很大一部分工作人員解放出來。這樣事業(yè)單位的人員就能得到精簡，機構也就不會顯得臃腫。最后也能提高事業(yè)單位對群眾的服務效率，真正做到一切從人民出發(fā)。

1.3 提高安全性

傳統(tǒng)檔案管理需要著重注意檔案室的環(huán)境情況以及對檔案的保護，檔案室環(huán)境應該保持低溫干燥，并且要注意防蟲措施，以免檔案被蟲蛀，或是檔案因潮濕而霉變，或是因高溫而自燃，對檔案安全性造成威脅。有時候事業(yè)單位搬遷，在這個過程中也很容易將檔案丟失，導致泄密。但是將信息技術運用到檔案管理中就可以很好地解決這個問題，因為信息技術將紙質檔案轉為電子檔案，還可以進行云儲存或者云備份，安全性得到了極大提高。只要有一臺有網(wǎng)的計算機，就可以通過登錄賬號將所有的檔案進行下載，不需要擔心檔案丟失問題，也不用擔心檔案因種種自然原因而被損壞的問題，檔案的安全性得到了極大的保障。

2 信息技術在事業(yè)單位檔案管理中應用存在的問題

2.1 缺乏正確的觀念

由于信息化技術的發(fā)展速度較快，檔案管理工作中應用信息技術的實踐并沒有太長，因此，在事業(yè)單位中的檔案管理部門缺乏正確的觀念，不能積極地使用先進的信息技術。由于事業(yè)單位中的檔案管理人員年齡相對較大，對于新鮮事物的接受能力較弱，對于信息技術的理解并不到位，部分管理人員會誤以為信息技術的普遍傳播會對檔案文件的安全性帶來威脅，從而難以有效地落實相關制度。除此之外，由于相關領導人員對信息技術的重視程度不夠，也無法充分發(fā)揮出信息技術的重要作用，降低檔案管理工作的質量。

2.2 缺乏專業(yè)人才

檔案管理工作的實施與工作人員的執(zhí)行力度密不可分，如果只是探討對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的加強，并不付出實際行動，即使有再充足的準備都是紙上談兵。就目前我國事業(yè)單位檔案管理工作來說，沒有高素質并掌握信息技術專業(yè)知識的管理人員，事業(yè)單位檔案管理人員多為退休人員，對檔案管理工作有著很多經(jīng)驗，導致檔案管理人員工作效率低，主要是由于應用信息技術過程中缺乏專業(yè)人才。很多事業(yè)單位沒有培訓過檔案管理人員的專業(yè)知識，多為直接工作，所以不僅沒有工作經(jīng)驗，在適應檔案管理的過程中也需要一段時間，所以進行信息化建設也需要一個過渡階段。

2.3 信息技術水平偏低

雖然信息技術的應用逐漸深入，但是在實際應用過程中，由于沒有對信息技術的使用進行一定的創(chuàng)新，僅僅是照著模式生搬硬套。在這種情況下，也難以有效地實現(xiàn)信息資源的共享，并沒有真正地將信息技術的作用及價值發(fā)揮出來，降低信息技術在檔案管理工作中的使用效果。

3 信息技術在事業(yè)單位檔案管理的應用策略

3.1 檔案管理機制規(guī)范化

依據(jù)信息技術實際應用過程中展現(xiàn)出來的特征，編制一套完善的管理機制，提升檔案管理工作的邏輯性，促使操作流程向著簡化的方向發(fā)展，提升檔案管理工作效率，促使檔案管理體系向著標準化的方向發(fā)展，對網(wǎng)絡電子文件的連續(xù)性形成較為深入的認識，以免在實際工作的過程當中，電子檔案管理遭受到其他虛擬電子文檔的影響，難以對檔案的真實性與完整性做出保證。

3.2 提升管理人員專業(yè)素質水平

信息技術在事業(yè)單位檔案管理領域中應用的時候，會對管理人員操作能力提出比較高的要求，需要管理人員操作系統(tǒng)完成檔案管理工作，為了可以對信息技術在檔案管理領域當中的實際應用效果做出保證，需要定期組織一定數(shù)量管理人員參與到專業(yè)素質培訓當中，切實提升管理人員的系統(tǒng)操作能力，從而也就能夠讓檔案管理人員的日常操作向著標準化的方向轉變，對檔案管理工作的效率及質量做出一定保證，也可以讓管理隊伍的專業(yè)性得到大幅度提升，專業(yè)管理團隊實際運行的過程中，可以在發(fā)現(xiàn)問題之后及時使用適應性比較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，促使檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業(yè)單位逐漸走上一條穩(wěn)定發(fā)展道路上，最終在我國社會經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

3.3 提高信息技術的應用水平

由于信息技術的合理使用，使得檔案管理工作更加方便快捷，更加現(xiàn)代化與智能化，因此必須提高信息技術的應用水平適應新時期不斷發(fā)展的檔案管理工作水平。學習并掌握信息技術的應用方法，從而使得檔案管理團隊的技術得以提高，培養(yǎng)出高水平的檔案管理團隊，促進信息技術在檔案管理中的有效應用與發(fā)展。

4 結語

信息技術的快速發(fā)展，使其逐漸被廣泛運用在不同領域中，為各行各業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，事業(yè)單位檔案管理是其在工作中的重要環(huán)節(jié)，在具體進行管理過程中，應該加強對信息技術的利用，促進管理工作的有效實施。使信息技術以合理的方式融入到事業(yè)單位檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的高效運作，推動信息技術在事業(yè)單位中的應用，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益相結合的發(fā)展，同時大力推動國家信息技術的革新，在發(fā)展中進步，在進步中求新，共同致力于信息技術的繁榮。

參考文獻

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