水利部門檔案規范化管理必要性及對策探究

雷虹

摘 要：當前，水利部門檔案管理存在管理制度不健全、檔案數據采集有待規范等問題，為了充分發揮檔案信息的指導價值，應建立健全檔案現代化管理制度，規范檔案數據采集管理流程，打造高素質檔案信息化管理隊伍，完善信息化技術設施配置，全面提升檔案管理工作水平。

關鍵詞：水利工作檔案;規范化管理;必要性;對策

檔案工作是水利部門在水利管理、水利科技、水利項目建設、水力資源普查等業務活動中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，其表現方式呈現為文字、圖表、音頻、影像等[1]。水利部門檔案是水利業務活動開展全過程的歷史憑證，檔案管理是水利工作的重要組成部分，展開檔案規范化管理，能夠更好地水利業務活動開展提供信息支持。21世紀是信息化時代，信息資產得到高度利用，水利部門應該充分利用現代化信息技術，推動檔案規范化、信息化、數字化管理，全面提升檔案管理效率及質量，高效利用檔案信息。

1 水利工作檔案規范化管理的必要性分析

水利工作檔案管理水平，直接關系到水利部門的整體工作質量，關系重大。但是當前，水利工作檔案管理中，存在不少問題，其一，水利部門對于項目建設、防災減災等業務活動較為重視，對于檔案管理相對疏忽，單位領導并沒有正確認識到檔案信息對于水利業務活動的指導作用，檔案管理制度不健全，在檔案管理中所投入的經費較少，管理手段落后，信息化管理設施配置不足;其二，在上級缺乏重視的情況下，水利部門工作人員的歸檔意識也比較差，檔案管理流于形式化，導致數據信息不齊全，紙質檔案管理與信息化檔案管理機制并行，資料規格不同一，內容真實度、全面性、時效性都得不到保障，這影響了檔案信息價值的發揮;其三，水利工作檔案管理，多由辦公室工作人員兼任，部分雖為檔案專業人才，在檔案管理上較為專業，但是缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術，會限制檔案管理的現代化建設進程;其四，在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，文件資料受到潮濕、蟲害等因素的影響會損壞甚至丟失，再加上大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，即使隨著檔案管理信息化水平的提升，由于單位并沒有開發相關的信息利用系統，檔案信息檢索、瀏覽、下載不便，檔案信息資源開發利用仍欠缺[2]。為了轉變這一現狀，必須規范檔案管理，完善相關管理機制，最大限度發揮檔案信息的指導價值。

2 水利工作檔案規范化管理對策分析

2.1 建立健全檔案現代化管理制度

當前，水利工作檔案管理形勢發生了變化，為了保證檔案數據采集的完整度與真實度，單位應該加大資金投入，構建檔案信息化管理室，完善人力資源配置，完善現代化檔案管理設施配置。同時，建立健全信息化檔案管理制度，以《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規章制度為依據，結合水利業務活動實情，及檔案信息化管理目標，制定科學合理的管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案現代化管理意識[3]。

2.2 規范檔案數據采集管理流程

在大數據時代背景下，為了提升檔案利用價值，應該規范檔案數據采集管理流程，明確各類文件歸檔的要求及標準，提升工作人員的歸檔意識，各部門應該及時將工作中形成的資料，統一提交到檔案館，確立檔案信息在真實性、完整性、及時性上達標，從而確保檔案信息的參考價值。為了確保檔案數據采集工作質量，可相關的評價考核機制，明確檔案管理的信息化要求，督促各街道將工作過程中累積的資料，以信息化形式上報，確保各部門工作期間所產生的資料被完整納入檔案信息化管理部門，按照日期、模塊分類存檔，推動縣街道辦事處檔案現代化管理的全面落實。

2.3 打造高素質檔案信息化管理隊伍

在檔案現代化管理工作中，水利部門應該根據檔案管理需求，培養專業的具備現代信息思維與素養的檔案管理隊伍，定期組織人員參加業內培訓及學會交流會，讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用，突破檔案信息化建設中遇到的人才瓶頸。同時，水利部門領導應該充分認識到檔案信息在單位發展中的指導作用，設立檔案管理專職崗位，根據工作需求引進專業素養、信息素養達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育，在新購進信息化管理技術及設施后，組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，以防醫院機密或患者隱私泄漏。

2.4 完善信息化技術設施配置

信息技術的引進，有利于推動水利工作檔案的規范化、高效化管理。借助于現代化信息技術，能夠實現檔案管理內容的數字化，提高檔案信息的共享效率。水利部門應該重視對于檔案的信息化建設，加大資金投入，選擇合適的數據化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建檔案數據平臺，實現信息共享。在電子化、數字化檔案庫中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺管理中，應構建登記權限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數據平臺防御機制，增設防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的安全性[4]。

3 結語

綜上所述，隨著社會環境的改變，基于工作需求和檔案利用需求，優化水利部門檔案管理機制，提升信息利用率，是當前檔案管理發展的必然趨勢。在此過程中，檔案管理人員應該積極求變，利用現代化科技，包括大數據、云計算、互聯網等，推動檔案管理的數字化、網絡化、信息化建設，全面提升檔案管理水平。這是一個持續變革的過程，會受到諸多外界因素的干擾，比如說信息資料格式不統一、缺乏檔案現代化管理人才、信息化設施配置不足等問題，必須規范水利工作檔案管理，加大資金投入，完善檔案信息利用率，逐步實現檔案現代化管理目標。

參考文獻

[1]陳紀濤，王濤，周正倩，陳曉.水利檔案規范化管理綜合評估在基層單位的效果分析[J].科技視界，2019（32）：219-220.

[2]屈建春，臧志美，馬玉彪，劉鵬.水利工程檔案管理工作面臨的問題與對策[J].山東檔案，2019（04）：49-50.

[3]張靜，姜尚堃，竇俊偉.新形勢下創新水利工程檔案管理模式探討[J].山東水利，2018（08）：39-40.

[4]陳婷.水利基本建設項目電子文件材料和電子檔案管理[J].東北水利水電，2018，36（10）：67-68.