提高事業單位檔案管理的具體途徑及方法

代路英

摘 要：檔案管理工作是事業單位管理中不可缺少的組成部分。為了滿足當下時代發展的需求，事業單位應當在加強檔案管理的基礎上，實現檔案管理的信息化、專業化和一體化，但在實際工作中還存在著一系列問題，這些問題影響到了事業單位檔案管理的高效運轉，也難以體現檔案管理的實際價值，因此，針對事業單位檔案管理過程中出現的問題進行分析，并且提出相應的解決措施，對于提高事業檔案管理的效率和質量有著重要意義。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;方法途徑

事業單位是國家的重要部門，對于國家的各項事業發展具有重要的作用，而檔案管理是事業單位工作中的重要內容，其檔案管理工作的質量和效率對于事業單位的發展具有重要影響，在檔案管理工作中如何結合單位的實際制定出有效的管理策略具有重要意義。

1 事業單位檔案管理的意義

當前，隨著信息技術和互聯網的不斷普及，利用現代信息技術進行管理已經成為事業單位發展過程中的趨勢，檔案管理也開始向著信息化數字化方向轉變，在現階段，事業單位的檔案管理工作對于事業單位的發展和決策具有重要的意義，隨著社會的飛速發展，傳統的紙質檔案管理模式和其單一的管理方法已經難以適應現階段的社會發展方式，因此，檔案管理進行方法上的轉變是當下的發展趨勢和未來，事業單位進行檔案管理能夠更好的保障事業單位的發展，體現出檔案管理的實際價值。

2 當前檔案管理過程中出現的問題

2.1 檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度有待提高

事業單位由于工作內容繁多，各部門的組織構架相對龐雜，并且由于領導部門以及其他因素的影響，導致檔案管理工作被有意或無意的忽視，沒有引起相關人員的足夠重視，進而導致管理水平不到位，使得事業單位在檔案管理過程中無法建立起有效的檔案管理體系，檔案管理人員在管理過程中也難以充分發揮自身的作用，最終難以發揮檔案的價值。

2.2 檔案管理人員等專業技能和職業素養需要有待提高

檔案管理是一門相對專業的技術性管理崗位，而由于多方面的綜合影響，導致檔案管理工作難以得到正確認知，而檔案管理人員自身的職業素養以及專業能力需要加強，使得管理人員難以適應現階段的檔案管理新變化，由于檔案具有數量較多、歸檔整理繁雜等特點，如果檔案管理人員的專業水平不夠，會導致檔案資料的丟失，整理無序等問題，因此，事業單位在進行檔案管理過程中還需要健全檔案管理的體制，強化檔案管理人員的專業技能和綜合素養，促使檔案管理人員做好本職工作。

2.3 因為檔案管理體制缺乏創新

在當前的檔案管理過程中，檔案管理難以給單位帶來直觀的效益，同時，由于檔案管理工作繁瑣復雜，需要單位在進行檔案管理過程中投入足夠的時間和人力，因此，多數領導在看不到檔案管理的直觀效益時，往往會忽視檔案管理工作，這樣的認知直接導致檔案管理體制不健全，各個檔案管理人員的權責難以落實，因此，在進行檔案管理過程中，應當在現有的基礎上對檔案管理體制進行創新，并且提高檔案管理水平，制定出符合事業單位實際情況的檔案管理體系，加強檔案管理人員的思想認識，促使其在檔案管理工作中按照規章制度開展相關工作。

3 提高事業單位檔案管理的具體途徑

3.1 培養正確認知，促進制度建立

正確的意識才能產生正確的行動。針對事業單位領導者而言，在指導事業單位發展的過程中，要不斷與時俱進的，掌握本單位的實際情況，具體到檔案管理人員而言，領導者要不斷深入實踐，認識到檔案管理的意義，并且在和其他單位交流考察的過程中關注檔案管理工作，針對事業單位員工而言，需要通過會議、宣傳、座談等方式，加強其檔案管理意識，培養正確認知。其次，事業單位還要結合實際情況，發動檔案管理人員的主觀能動性，建立檔案管理制度，確保檔案的管理有適當的外部約束作保障。

3.2 增強檔案管理人員的專業技能和職業素養

專業技能過關的管理人員才能在檔案管理工作中發揮有效性，職業素養則能促使檔案管理人員擁有維護檔案管理的意識。事業單位要不斷加強對檔案管理人員的培訓，在培訓過程中，首先要為其提供培訓學習的場地和資源，這需要事業單位成立專項資金，用于場地和資源的建設，在實踐操作過程中，事業單位可以聘請專業技術人才進行講座;也可以委派代表外出學習，并且在檔案管理部門分享;也可以和兄弟單位平行交流，分享專業技能，提升職業素養。除此之外，事業單位要完善管理人員的考核體系，建立契合實際的考核標準和獎懲制度，促使其在學習和培訓的過程中體現出效果，這樣可以吸引更加優秀的人才進入事業單位的檔案管理部門，為檔案管理注入新鮮血液。

3.3 加強檔案管理的現代化建設

信息化的檔案管理方式是現階段檔案管理的新變化和新的現實需求，而互聯網的普及和信息技術的飛速發展，為信息化檔案管理奠定了堅實基礎。在進行檔案管理現代化的過程中，首先要將傳統的紙質檔案資料進行電子化和數字化，能夠有效的保存原始資料，避免原始資料滅失， 避免管理漏洞而引起的檔案信息不完善，檔案資料不準確等問題，接下來，事業單位應當聘請專業人才建立數字化的管理系統，依托計算機和智能終端建立檔案借閱系統，確保檔案在借出和歸還時能夠有跡可循，有效保證了檔案的安全性，也保證了檔案使用的高效性。除此之外，還要利用大數據技術對需求較高的檔案信息進行整理和分析，建立起快捷的查找方式，保證在需要利用相關檔案信息時，能夠第一時間提供資料，提高檔案管理的效率。

3.4 加強檔案管理建設的安全性

檔案資料是事業單位較為重要的資料之一，需要在管理過程中注重安全性，而信息化的檔案管理模式建設，在提高了檔案管理安全性的同時，也面臨著風險，因此，事業單位在進行檔案管理過程中還應當注重檔案資料的安全性，避免資料因為管理系統的漏洞或是設備故障導致數據丟失。事業單位在加強安全性的過程中，首先要成立專項資金用于專業設備的購進，為檔案資料的安全保管奠定硬件基礎，其次，在建立了檔案管理的系統之后，要定期對管理系統進行維護和優化，及時發現系統運行漏洞并進行修復，優化管理流程確保檔案管理便捷高效。除此之外，檔案管理系統還應當做好攻擊防護，例如利用身份識別認證技術進行登錄保護，從而避免檔案資料信息被惡意盜取或攻擊，體現檔案管理建設的安全性;也可以建立電子檔案借閱系統或者復印檔案資料借閱系統，將檔案原件封存保管，確保原始資料的安全性。

4 結語

在當下的時代背景下，互聯網絡不斷普及，信息技術飛速發展，檔案管理的方式和模式也出現了新的變化，傳統的紙質檔案管理模式已經難以滿足現階段的檔案管理需求，因此，在探索檔案管理新模式的過程中，應當將檔案管理和現階段的社會發展趨勢結合在一起，加強檔案管理的信息化和科學化，優化原有的檔案管理制度，建設專業的檔案管理人才隊伍，將檔案管理的傳統管理方式和現代科技進行結合，共同推動管理體制的改革，從思想上認識到檔案管理的重要性，通過這些方面的多措并舉，才能實現檔案管理的價值，使檔案管理為單位的發展貢獻其價值。

參考文獻

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