探索檔案管理科學化水平的提升路徑

溫雪梅 劉昆

摘 要：本文簡要分析了檔案管理建設的發(fā)展現(xiàn)狀：配套設施不全、管理觀念滯后性、管理人員專業(yè)性不足，對此提出了檔案管理的有效對策：加強配套設施的建設力度、創(chuàng)新管理觀念、提升管理人員的從業(yè)專業(yè)性，旨在全面提升檔案管理的科學化建設，保障檔案管理處于高效運行的狀態(tài)。

關鍵詞：配套設施;管理觀念;檔案室

在重慶市計量質(zhì)量檢測研究院中，有較多檢測數(shù)據(jù)與儀器規(guī)格信息有存儲需求，并且要求檢測報告的檔案信息，保持完整性與準確性，發(fā)揮檔案信息的應用價值，防止檢測信息的失真問題，為各單位帶來工作不便。為此，應加強檢測單位研究院的檔案管理能力，促進其檢測工作良好運行。

1 檔案管理科學化建設現(xiàn)狀

1.1 配套設施不完善

當前部分企業(yè)的檔案管理工作存在諸多問題，較為關鍵的問題是配套設施不完善，比如檔案室較為狹小、尚未進行合理化檔案分區(qū)、檔案存儲方式較為隨意等，造成檔案資料存儲期間發(fā)生數(shù)據(jù)資料缺失、存儲凌亂、蟲蛀、霉變等不良問題，嚴重威脅著檔案資料保存的完整性與真實性，在一定程度上降低著檔案資料的基本價值，影響著企業(yè)調(diào)取檔案獲取信息的工作效率。配套設施問題，成為檔案管理較為關鍵的影響因素。如若檢測相關單位出現(xiàn)檔案資料保存不完善的問題，極易造成調(diào)取資料時的數(shù)據(jù)缺失，難以做出正確的測定判斷，為其后續(xù)工作帶來不利影響[1]。

1.2 管理觀念陳舊

檔案管理工作所應用的管理理念，在一定程度上影響著工作的整體效果。大多數(shù)人對檔案管理工作存在認識偏失，將其視作檔案收集與整編類的工作，尚未明確認識此類工作的重要性。在實際檔案管理工作運行期間，如若缺失正確的管理理念，對其后續(xù)工作極易造成嚴重的不良作用，致使檔案管理工作難以順應社會市場對其效率的需求。此外，如若檔案管理工作的從業(yè)人員與檔案資料用戶，雙方尚未建立良好的溝通機制，亦會影響檔案管理工作的有效運行。

1.3 管理人員專業(yè)性不佳

管理人才的專業(yè)性，對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有決定性作用。當前，較多單位的檔案管理從業(yè)人員，存在專業(yè)知識掌握不佳、專業(yè)技能欠缺、信息化應用能力不足等問題，影響著檔案管理工作的全面落實。基于檔案工作中接觸的數(shù)據(jù)資料較為豐富，以計量質(zhì)檢單位的檔案管理工作為例，其工作中一個企業(yè)參檢的儀器有多個，每個參加檢測的儀器擁有較多數(shù)據(jù)（儀器型號、檢測性能等），如若在檢測期間，將其中一種儀器的檢測報告與其他單位檢查資料發(fā)生混淆，極易造成對儀器的錯誤檢測判定，影響被檢測單位的儀器使用，造成嚴重的不利后果。為此，加強管理人員的專業(yè)技能，盡可能地減少檔案管理問題事件發(fā)生，具有重要的發(fā)展意義。

2 檔案管理科學建設的有效途徑

2.1 加強配套設施建設

計量質(zhì)檢單位應加強檔案管理建設，為檔案管理配套設施增加資金投入，促進檔案管理工作的穩(wěn)定運行。與此同時，為落實檔案配套設施的全面建設，實現(xiàn)科學化建設水平，應提升計量質(zhì)檢單位管理者對檔案管理部門的重視，樹立其對檔案管理工作的正確認識，促進計量質(zhì)檢單位獲取良好的檔案管理運行機制。檔案管理工作并不局限于資金的收集與存儲，更是具有服務性質(zhì)的管理部門，為此，計量質(zhì)檢單位應建設完整的檔案管理制度，促進單位內(nèi)部的檔案管理有序化運行。

傳統(tǒng)的檔案管理中將工作重心放置在資料信息化錄入、資料整理兩個方向，對于資料的有效分類與信息化檢索功能，尚未全面落實，造成檔案管理工作處于運行不良的狀態(tài)，引起工作效率不佳的問題。為此加強檔案室建設的同時，應提升檔案管理系統(tǒng)的科學化建設，提升其系統(tǒng)的應用性能，增加檔案分類與檢索信息技術，為檔案工作提供多元化輔助性功能。

檔案管理系統(tǒng)科學化建設的具體途徑為：1）細化檔案管理數(shù)據(jù)的分類項目，計量質(zhì)檢單位應檔案中數(shù)據(jù)資料進行明確劃分，如按企業(yè)分類、企業(yè)板塊中按儀器分類、儀器板塊中按型號分類，以此提升檔案管理的科學化建設，促進檔案資料處于精細化管理狀態(tài);2）建設管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)計量質(zhì)檢單位內(nèi)部各部門的系統(tǒng)關聯(lián)，增強檔案資料的關聯(lián)能力，促進檔案資料具有良好的調(diào)用能力，減少檔案管理不善造成的工作效率下降問題，以此提升檔案管理的科學化建設;3）搭建檔案管理數(shù)據(jù)庫，增強檔案管理的科學化建設，促進檔案工作有效存儲大量的儀器檢測資料，提升檔案管理的精細化管理能力，為各部門檔案資料的調(diào)取提供助力。

2.2 創(chuàng)新管理觀念

檔案管理工作在信息化建設的運行周期內(nèi)，原有的管理理念已然難以適用現(xiàn)行的檔案管理工作，為此，為增強檔案管理工作的運行能力，發(fā)揮檔案管理工作科學化建設價值，為其配置相適應的管理制度，以此促進檔案管理行為的規(guī)范化，讓檔案管理工作處于有序化的運行狀態(tài)，有效規(guī)避各類檔案管理不善問題，營建檔案管理科學化建設帶來的高效率數(shù)據(jù)傳輸工作環(huán)境。在檔案管理工作運行時，為其配置具有可行性的管理制度，將管理制度制作成手冊與文檔兩種形式，分發(fā)至檔案管理從業(yè)人員的手中，以提升科學化檔案管理制度的運行能力，促進科學化檔案管理工作的全面落實，以此加強對工作人員的檔案管理工作規(guī)范化約束，促進其形成標準化的工作意識[2]。

創(chuàng)新檔案管理工作流程，加強檔案管理工作的運行效能，對企業(yè)內(nèi)部的檔案資料進行有效分類，提升各部門調(diào)取檔案資料的效率，比如計量質(zhì)檢單位內(nèi)部有多個工作部門，具體表現(xiàn)為：人資部、財務部、發(fā)展部、技術質(zhì)量部、科技信息部等。其中對于長度、力學、流量等性質(zhì)檢測部門的檔案資料，應采取科學化建設，在其單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)中，建立分區(qū)模塊，以此提升檔案資料管理的有序化，促進各部門獲取所需檔案數(shù)據(jù)的有效性，保障科學化建設的檔案管理工作，能夠順應當前計量質(zhì)檢單位的工作需求。

2.3 提升管理人員的專業(yè)技能

提升管理人員的專業(yè)技能，加強計量質(zhì)檢單位的檔案信息安全，防止檔案信息的丟失與泄露，引起相關不利問題。檔案管理科學化建設較為關鍵的環(huán)節(jié)在于：檔案安全性建設，通過風險系統(tǒng)檢測與安全防火墻等建設，并且設立檔案管理的系統(tǒng)安檢工作小組，定期對單位內(nèi)部的檔案資料開展木馬檢測、系統(tǒng)維護工作，提升檔案管理系統(tǒng)的運行效率。此外，加強檔案管理人員的專業(yè)技能，分別提升其信息化應用能力與檔案相關專業(yè)性知識，以此促進檔案管理科學化建設全面發(fā)展。

3 結論

綜上所述，檔案管理工作的科學化建設，在一定程度上提升了企業(yè)的工作效能，為其增加了工作輔助性動力，減少檔案管理工作不善帶來的諸多制約性因素。在檔案管理處于科學化建設的基礎上，增強管理人員的信息化應用技能，提升各部門檔案管理工作的配合協(xié)調(diào)度，發(fā)揮檔案管理科學化建設的應用價值。

參考文獻

[1]李霞.檔案管理科學化水平提升路徑探討[J].蘭臺內(nèi)外，2018（05）：35-36.

[2]劉永貴.檔案管理科學化水平的提升路徑[J].低碳世界，2018（05）：363-364.