關(guān)于醫(yī)療文書檔案管理的研究

潘國臣

摘 要：本文對醫(yī)療文書檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，得出了其中存在的較為鮮明的問題，并結(jié)合實際情況對醫(yī)療文書檔案管理工作的優(yōu)化建議進行了探討，多角度提出了加強重視度、優(yōu)化制度及強化檔案信息化的改進途徑，旨在加強醫(yī)療文書檔案管理的工作成效。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療文書檔案;檔案管理;檔案信息化

醫(yī)療文書檔案指醫(yī)院運營進程中產(chǎn)生的有價值信息，其包含了患者的病例，各種病理研究記錄等，對于患者的個人隱私、醫(yī)院的平穩(wěn)運營與醫(yī)療技術(shù)的進一步發(fā)展都有重大價值。

1 醫(yī)療文書檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不足

重視程度不足并非指醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員并未采取充分的關(guān)注，而是指其在充分關(guān)注的前提下，并未在行為上體現(xiàn)其重視。主要表現(xiàn)為醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)人仍將文書檔案管理劃分為輔助工作，在醫(yī)院日常運營進程中常將醫(yī)療文書管理工作的需求放置在各科室之后，在現(xiàn)階段醫(yī)療資源短缺的情況下，文書管理工作中的大量需求無法得到滿足。

1.2 管理制度的缺乏

醫(yī)療文書檔案管理涉及檔案種類豐富，從傳統(tǒng)檔案工作中的人事、財務(wù)，到醫(yī)療檔案中特有的病例、影像，再加之滿足醫(yī)療科研需求的病理等。國家雖已出臺了醫(yī)療文書檔案指導(dǎo)文件，但其中缺乏細節(jié)上的檔案管理制度，醫(yī)院在工作進程中并未對相關(guān)文件進行完善，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部不同檔案采取較為相似的管理方案，管理針對性不強，后續(xù)檔案調(diào)用進程較為混亂。

1.3 管理技術(shù)的落后

管理技術(shù)的落后主要體現(xiàn)在醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療工作與檔案管理工作信息化的不同步，導(dǎo)致了管理人員在工作進程中，針對同一項事務(wù)，需同時進行紙質(zhì)檔案與信息檔案的整理，工作內(nèi)容存在部分重復(fù)。且紙質(zhì)檔案與信息檔案之間不存在完全的內(nèi)容從屬關(guān)系，在檔案后續(xù)調(diào)用進程中，需要進行大量的查找工作，醫(yī)療文書檔案管理工作的價值不能得到完全體現(xiàn)。

2 醫(yī)療文書檔案管理工作優(yōu)化建議

2.1 提升重視程度

醫(yī)療文書檔案管理工作重視程度的提升可以從三個方面進行分析：

第一，醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)意識提升的手段為：加強國家衛(wèi)生組織下達醫(yī)療文書檔案管理相關(guān)文件的學(xué)習(xí)，明確文書管理在醫(yī)院發(fā)展與病患治療中的重要價值。同時，對于高度規(guī)范化的大型醫(yī)院在文書管理工作中投入的資源進行分析，明確文書管理工作中資源收益轉(zhuǎn)化的機制，促使管理人員在醫(yī)院資產(chǎn)分配進程中，在保證滿足各科室需求的前提下，更多的向文書管理工作傾斜，為管理制度與管理技術(shù)的優(yōu)化提供資金保障。

第二，醫(yī)療文書管理人員。由于主要領(lǐng)導(dǎo)人員的不重視，醫(yī)療文書管理人員常表現(xiàn)為對自身工作重視程度認知不足，工作積極性較低。一方面醫(yī)院管理人員要定期組織相關(guān)文件的學(xué)習(xí)，使相關(guān)人員明確自身工作的價值及其存在意義，提升員工工作積極性;另一方面，醫(yī)療文書管理人員要加強自身建設(shè)，不可因重視程度不足而自暴自棄，在自身能力范圍內(nèi)將每項工作做到最好，為醫(yī)療工作的順暢開展提供基礎(chǔ)保障，提升領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)院內(nèi)部其它人員對醫(yī)療文書管理工作的重要性認知。

第三，醫(yī)院其它部門人員。針對醫(yī)院其它部門人員重視程度的提升，主要方式為充分發(fā)揮主要領(lǐng)導(dǎo)的表率作用。領(lǐng)導(dǎo)人員要在日常工作中將重視程度通過行為向外界傳達，如加強對醫(yī)療文書檔案的巡視。同時，要對醫(yī)院內(nèi)部潛在制度進行一定的修改，避免原先文書管理人員單方面配合科室工作人員的現(xiàn)象發(fā)生，促進二者在工作之中相互配合、相互體諒，為醫(yī)療文書檔案管理工作的優(yōu)化提供群眾基礎(chǔ)。

2.2 管理制度的完善

醫(yī)療文書檔案管理制度的完善，主要方向為針對不同種類的文書檔案采取針對性較強的管理措施。

針對財務(wù)、人事等傳統(tǒng)文書檔案，可向較為成熟的醫(yī)療企業(yè)學(xué)習(xí)，制定較為詳細的管理制度，保證醫(yī)院內(nèi)部留存的相關(guān)檔案能夠正確反應(yīng)醫(yī)院運行的狀況。

針對病例、影像等科室診治流程中產(chǎn)生的檔案，在管理進程中要尤其注重保密性，確保病人相關(guān)信息不會從醫(yī)院內(nèi)部泄露。制定較為嚴(yán)格的檔案調(diào)用規(guī)則，相關(guān)人員在檔案調(diào)用時，需要預(yù)先提交報告說明檔案調(diào)用的原因及用途。若檔案調(diào)取為滿足科研需求等與患者無關(guān)的事項，需要優(yōu)先爭得患者本人同意，且相關(guān)人員在檔案使用進程中要尤其注重保密性，杜絕無關(guān)人員私自查看檔案。此外，在檔案整理進程中，文書管理人員要保證檔案的完整性，對于存在缺失的檔案，要及時聯(lián)系科室人員進行補齊，保障醫(yī)患矛盾發(fā)生時，院方能提供充足的證據(jù)，避免醫(yī)院無故承受經(jīng)濟損失。

對于病理分析等對科研有重大價值的文書檔案。其管理工作的核心為建立完善調(diào)用制度。管理人員要對相關(guān)文件進行分類，并依據(jù)文件的不同等級對調(diào)用制度進行完善，如針對保密需求較低、啟發(fā)性較大的文件，可采用較為自由的調(diào)取制度，為相關(guān)人員在科研進程中提供啟發(fā);保密需求較高的科研文件在調(diào)取進程中需要進行嚴(yán)格的審核，確保文件中的信息被正確應(yīng)用到科研工作中。

2.3 信息技術(shù)的全面應(yīng)用

醫(yī)療文書檔案管理進程中信息技術(shù)的應(yīng)用集中體現(xiàn)于利用信息技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院管理一體化，即在醫(yī)院內(nèi)部建立統(tǒng)一的辦公平臺，醫(yī)院運營進程中的所有行為都要通過該平臺開展。以此為基礎(chǔ)，文書檔案管理人員在檔案收集進程中可直接從平臺運行記錄中提取信息，避免了傳統(tǒng)模式中手工收集造成的人力資本與時間資本的浪費。收集到的檔案全部以數(shù)據(jù)形式出現(xiàn)，管理人員在檔案整理進程中可以更加便捷的利用信息技術(shù)，提升整理的效率與準(zhǔn)確度。由于以數(shù)據(jù)的形式進行存儲，可以避免保管進程中大量的物理性損壞，醫(yī)療人員檔案調(diào)取的過程更加便捷且不受檔案備份數(shù)量的限制。在信息技術(shù)應(yīng)用進程中需要注意的是，第一，院方需提供可靠性較高的硬件設(shè)備與良好的設(shè)備保管環(huán)境，避免設(shè)備損壞造成檔案的丟失;第二，進一步完善醫(yī)院內(nèi)部的防火墻等網(wǎng)絡(luò)防護措施，降低醫(yī)療信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中被竊取的可能性，提升醫(yī)療檔案的安全性。

3 結(jié)論

醫(yī)療文書檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部最為基礎(chǔ)的工作之一，其對醫(yī)院的正常運營有不可替代的作用。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)及各部門人員應(yīng)加強醫(yī)療文書檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理制度，加速檔案管理信息化進程，促進醫(yī)療文書檔案管理向智能化、高效化發(fā)展。

參考文獻

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