論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

劉麗麗

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作備受人們的關(guān)注。檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作中的重要組成部分，規(guī)范化的檔案管理可提高整個(gè)單位的工作效率。因此，本文從機(jī)關(guān)檔案如何做到規(guī)范化的管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案如何做到規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題，在文中最后提出解決措施，促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;創(chuàng)新

從概念上分析，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作，主要包含了單位用于服務(wù)的一系列文件與資料素材，也是單位歷年來(lái)積累形成的各種資源與文件，其中比較多的主要是經(jīng)營(yíng)檔案與人力資源檔案。隨著大環(huán)境的沖擊與影響，事業(yè)單位的檔案管理工作須進(jìn)一步創(chuàng)新與完善，新的管理體系也需要全面開(kāi)展與提升，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，也要?jiǎng)?chuàng)新管理體系，完善新的管理體系，對(duì)一些未曾出現(xiàn)的困難與挑戰(zhàn)防患于未然，這對(duì)檔案管理工作的快速發(fā)展有著承上啟下的作用。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理基本概述

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)作起到很重要作用，社會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案需求的滿(mǎn)足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。通過(guò)建立完善檔案管理模式，能夠提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公共服務(wù)管理意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案具有多種形式化，多種數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)，要進(jìn)行多種服務(wù)創(chuàng)新才能滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)的要求，因此檔案管理工作要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理。健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，將檔案管理的隱蔽化，單一化逐漸變換成服務(wù)大眾的信息公開(kāi)化，將檔案內(nèi)容讓普通大眾接受監(jiān)督，這樣會(huì)增加檔案管理的服務(wù)大眾意識(shí)，有助于增加群眾對(duì)政府的公信力度。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理所存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)檔案管理的重視

1）認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。部分人員認(rèn)為檔案管理中只有保存好檔案，不出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象即可，如此則導(dǎo)致檔案管理工作受到影響。2）檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在使用階段。正因?yàn)闆](méi)有從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，且在檔案管理中缺乏主觀能動(dòng)性，所采取的檔案管理手段比較落后，導(dǎo)致檔案整體利用率低下，無(wú)法體現(xiàn)出價(jià)值與作用。3）檔案管理部門(mén)未做好檔案管理工作的宣傳，未形成和諧的工作氛圍。據(jù)了解，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)有少部分人員并非檔案專(zhuān)業(yè)，在日常工作中只能按部就班工作，因缺乏專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，沒(méi)有對(duì)檔案的行政作用、傳承作業(yè)、業(yè)務(wù)作用加以宣傳，進(jìn)而未形成良好的工作氛圍。

2.2 檔案管理制度不完善

這里所說(shuō)的檔案管理制度不完善指的是電子檔案管理系統(tǒng)管理方面的缺陷，目前流行的電子檔案管理模式大大減輕了工作人員的壓力，檔案的查詢(xún)效率也得到提升。但是電子管理系統(tǒng)依然有不完善的地方，比如檔案查詢(xún)權(quán)限不明確，電子檔案監(jiān)督管理制度的缺失等等，這些缺陷導(dǎo)致檔案管理工作中違法不良事件時(shí)有出現(xiàn)，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體的形象造成負(fù)面影響。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理者素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作質(zhì)量，尤其隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的管理模式向數(shù)字化、信息化模式發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。當(dāng)前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：一是主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理人員大多在檔案材料收集上都是被動(dòng)地等材料而不是主動(dòng)收集材料，被動(dòng)提供利用而不是主動(dòng)服務(wù)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)匱乏。他們中很多都沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從傳統(tǒng)檔案材料收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管、檔案的編目與檢索、檔案的編輯與研究、檔案的統(tǒng)計(jì)和檔案的利用到電子文件的組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等環(huán)節(jié)掌握得都不深不透，導(dǎo)致在實(shí)際運(yùn)用中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)很多弊端。三是缺乏開(kāi)拓創(chuàng)新精神，工作安于現(xiàn)狀，對(duì)新鮮事物不愿意接受。比如對(duì)館藏信息資源、利用情況進(jìn)行檔案編研;歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ);數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化管理手段在檔案管理中的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，這些都是檔案管理人員需要學(xué)習(xí)研究的重要課題。四是政治素質(zhì)還有待于提高，保密意識(shí)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

3 完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的途徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與重視

1）做好檔案宣傳工作。讓每一位人員都能夠清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，擴(kuò)大檔案管理的影響力，在宣傳上可以采取全員宣講，或者借助單位內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行宣傳，如此可在無(wú)形之中提高檔案管理的整體地位。2）對(duì)《檔案法》加以宣傳。讓每一位檔案人員都能知法與懂法，進(jìn)一步增強(qiáng)自身的檔案法律意識(shí)。3）積極做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作。這是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)，不僅要做好檔案收集與保管，并且還需要針對(duì)實(shí)際的情況編制可行的檢索工具，滿(mǎn)足檢索要求。

3.2 完善檔案工作體制機(jī)制，健全各項(xiàng)檔案管理制度

完善檔案工作體制機(jī)制，就是要真正形成各部門(mén)、各單位共同參與檔案工作的格局。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要以加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)為基礎(chǔ)，根據(jù)實(shí)際工作需要，各科室配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集整理工作，形成以綜合檔案室為中心，各科室為分支覆蓋整個(gè)單位的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，保證檔案材料收集工作的完整。綜合檔案室集中收集保管本單位各類(lèi)檔案材料并提供利用，按規(guī)定向上級(jí)檔案館移交檔案。此外，健全完善切合實(shí)際的各項(xiàng)檔案管理制度、工作職責(zé)也是非常必要的。當(dāng)前，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案制度、工作職責(zé)不健全、不完善、可操作性差等現(xiàn)象比較突出。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位都要依據(jù)檔案法的有關(guān)規(guī)定結(jié)合本單位實(shí)際，健全、完善各項(xiàng)行之有效的檔案管理制度和工作職責(zé)。包括檔案歸檔立卷制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案管理人員工作職責(zé)等，建立的規(guī)章制度要簡(jiǎn)明適用、可操作性強(qiáng)。

3.3 加強(qiáng)工作人員技能培訓(xùn)

檔案分類(lèi)可以提高檔案管理的安全性。從現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的能力來(lái)看，也離不開(kāi)人為的操作，人才是整個(gè)檔案管理工作的關(guān)鍵。只有對(duì)檔案管理人員的技能加以培訓(xùn)，檔案管理工作的效率才能根本得到優(yōu)化。在人員培訓(xùn)過(guò)程中，整個(gè)過(guò)程要進(jìn)行全程監(jiān)控，選拔合格的人才去勝任這個(gè)崗位，人才到位了才能改善機(jī)關(guān)檔案管理工作的不良現(xiàn)狀，管理效率才能得到提升。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上分析論述可知，綜合檔案管理工作在事業(yè)單位中有著非常重要的意義，通過(guò)分析得知，目前檔案管理工作中存在著諸多的問(wèn)題并未得到解決，作為檔案管理工作人員，我們必須加強(qiáng)完善檔案管理工作的體系與制度，不斷探索與實(shí)踐，打破之前的傳統(tǒng)管理模式，合理利用信息化管理模式，進(jìn)一步提升管理水平與效率，當(dāng)前這項(xiàng)工作無(wú)疑是繁瑣復(fù)雜的綜合性工作，工作人員不但具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有足夠的耐心與服務(wù)熱情去面對(duì)未知的諸多問(wèn)題，為提升檔案工作打好基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作模式做出努力。

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