試析教師人事檔案在中小學人事管理中的重要性

摘 要：中小學教師的人事檔案涵蓋了大量的個人信息，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，對全面系統地考察和了解一個人，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。如何在“互聯網+”時代的大背景下，加快教師人事檔案管理改革步伐，已成為教師人事檔案管理工作必須面對的重大機遇與挑戰。筆者嘗試結合自己十多年教師人事檔案的工作經驗，在分析中小學教師人事檔案的管理現狀、存在問題以及其重要意義的基礎上，提出相應的改進對策和方法，以期為中小學教師檔案規范化管理提供借鑒。

關鍵詞：人事檔案;中小學教師;人事管理：現狀分析;對策和方法

中小學教師的人事檔案是教師個人經歷的重要記錄載體，也是歷史地、全面地考察、管理教師的重要依據。隨著我國社會主義市場經濟建設的不斷發展，教育體制改革的不斷深化，人事檔案工作的管理只有逐步實現標準化、科學化、現代化，才能適應“互聯網+”時代的新形勢，推動教師專業發展，進而為推動我國教育事業發展發揮重要的作用。

1 教師人事檔案在中小學人事管理中的重要性

1）人事檔案是教師個人信息的重要載體。從時間的維度上看，教師人事檔案跨越了教師前期從求學到工作的所有重要時間點;從內容的維度上看，它涵蓋了教師的身份資歷、品德作風、業務能力、工作業績、獎懲情況等多個方面，翔實的人事檔案內容能真實地再現教師的成長歷程，幫助教師獲得更好的任職機會和更強的競爭力。

2）人事檔案管理與教師職業生涯方向息息相關。教師的職業生涯方向隨時可能面臨職位的調整和變更，甚至是職業生涯中斷等問題，強化教師人事檔案的動態管理，及時更新工作單位、學歷的變動，能力的增長，獎懲情況等信息，可以幫助教師更好地規劃未來職業生涯，也有助于學校的生存發展。

3）人事檔案管理有助于強化人力資源配置。人事檔案管理在優化人員結構，崗位配置、職級核定等方面，為學校及教育行政部門的人力資源決策工作提供良好的數據參照，同時也為各類人員的招聘、培養、使用提供科學借鑒。科學的人事檔案管理，能有效提高學校，乃至教育部門的人力資源建設水平。

2 中小學教師人事檔案管理現狀及存在問題

1）管理觀念滯后，重視程度不夠。部分領導對教師人事檔案價值的認識嚴重不足、以及對教師人事檔案未被深入開發利用等原因 致使相當一部分學校的人事檔案管理呈現出一種“靜態保管”式的工作狀態。很多檔案管理員缺乏結合工作實際的思考，未能做到檔案的細化、科學化、動態化管理，查閱、提取方式陳舊，不利于中小學教師的個人發展和學校以及對教育部門對人才的合理調配。

2）檔案收集率不高，收集不全面。多頭管理、人事檔案收集歸檔操作不規范、檔案管理人員頻繁變動等因素，常常會造成人事檔案資料收集不全面、資料缺失等問題，尤其教師工作單位或崗位調換時，常出現檔案移交不及時、不完整，信息漏錄、遲錄等問題，導致教師檔案存在信息缺失、整體經歷不連貫，參考價值大打折扣的問題。

3）管理手段落后，人力資源開發效率不高。不少學校的人事檔案管理仍然采用人工、紙質方式，停留在單純保管的層面上，檔案管理信息系統不完善，信息化管理不到位，創新意識不足，這不僅會增加檔案管理人員的工作量，還會加大信息檢索難度，影響了人力資源開發的效率。

4）管理人員配比不足，專業化管理水平低。目前，絕大多數中小學的人事檔案管理員由行政人員或在職教師兼任，他們不是檔案類專業畢業，檔案管理知識和技術使用經驗比較欠缺，管理的質和量不高。另外，檔案管理人員數量不足，人員水平參差不齊，降低了人事檔案的受重視程度，形成惡性循環。與此同時，上級部門在進行考核時，不重視對檔案管理工作的考核，容易導致管理人員工作積極性的下降。

5）管理體制尚未形成體系，缺少完備的安全防護。舊的管理方法已無法適應當前中小學教師人事檔案改革發展的趨勢，亟待變革;教師人事檔案信息的導入、審核、建檔、歸類、調閱的管理標準不統一，給檔案管理工作帶來一定的困難;電子檔案自身優勢十分顯著，但容易受到入侵和破壞，電子檔案的安全和穩定也是檔案管理工作需要解決的問題。

3 新時代背景下教師人事檔案管理策略

1）提高檔案信息更新頻率。教師檔案的管理不僅要從宏觀上保證檔案的完整性，還要從微觀上，及時增添教師最新的信息內容，使檔案能夠真正記錄教師的履歷和經歷，真實反映教師的個人思想、行為和素質，為其以后工作崗位的調動、重要職位的任命，以及薪資待遇的調整提供真實有效的證明材料。

2）建立規范的人事檔案管理和培訓機制。為確保檔案的真實性和客觀性，應當建立規范的人事檔案管理機制，使檔案管理工作有法可依、有章可循。同時，要落實檔案管理人員培訓制度，使檔案管理人員的操作嚴格符合相關工作流程，避免因失誤造成檔案信息失真或檔案遺失。

3）推動實現信息化建檔進程。隨著云技術的發展，教師人事檔案管理向應大數據發展。教師人事檔案的信息化建檔能夠最大程度上減少物理空間的使用。將檔案信息數據化后，統一存儲到一個電子空間，可以有效降低學校人事管理的運作成本;借助電子檔案信息系統，教師的檔案能夠依據內容實現快速分類，借助信息檢索系統，使檔案查找更加便捷;在信息化檔案儲存條件下，檔案的信息內容以數字化形式存放，保存更安全。

4）提高人事檔案的利用價值。新時代的教師人事檔案應該推動檔案數據的自動化整合，在開放的基礎上共享，在共享的基礎上更新，這樣才能確保人事檔案信息的精準性。例如：通過信息化檔案整合資料動態連接、跨平臺及備份轉移等優勢，建立起與教師職業發展需求相符合的信息化人事檔案;將“QQ”“微信”“微博”等新媒體融入人事檔案管理中，加大與建檔人的交流，延伸用戶交流渠道，實現人事檔案的個性化管理;利用大數據綜合分析人事檔案，為教育發展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。

5）強化人事檔案管理監督。人事檔案管理必須建立監督機制，強化監督，才能正確處理好檔案保密與利用的關系，以及檔案使用權和管理權的問題。為保障人事檔案信息的精準可靠，可依托第三方對人事檔案管理人員的行為進行監督，防治檔案隨意添加、刪改信息等問題的出現。

4 結語

中小學教師人事檔案詳盡記錄了教師的履歷，是人事管理部門進行人事調動的重要依據，同時也是教師享受相關薪資待遇的有效憑證。因此，中小學教師人事檔案管理工作只有健全工作制度、細化工作標準、創新工作方式，規范檔案管理程序，強化檔案管理與信息技術的融合度，這樣才能全面提升教師人數檔案工作質量，才能更好的服務學校的人事管理工作，促進黨的教育事業更好、更快的健康發展。程度地為人事管理服務。

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作者簡介

黃思敏（1982-），女，廣東廣州人，廣東省廣州市番禺區教育局，組織人事科，檔案管理員，大學本科，研究方向：人事檔案管理。