建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對策

任愛芝

摘 要：社會進步、經(jīng)濟發(fā)展，推動我國建筑工程行業(yè)快速發(fā)展，加上我國經(jīng)濟水平和科學(xué)技術(shù)不斷提高，人們也更加重視工程建設(shè)質(zhì)量。其中，建筑工程檔案管理就是整個建設(shè)工程建設(shè)與管理中的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮促進工程建設(shè)周期穩(wěn)定進行、保障工程建設(shè)質(zhì)量的作用。而工程檔案其實就是對工程建設(shè)工程中產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)信息的直接記錄，將繁瑣、復(fù)雜的工程建設(shè)進度、資金消耗等要素簡單直接呈現(xiàn)出來，不僅提高工程管理效率，還保障工程建設(shè)的質(zhì)量。所以要提高對建筑工程檔案管理工作的重視，采取科學(xué)化管理對策，保障建筑工程檔案管理工作順利開展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;科學(xué)化管理對策

1 建筑工程檔案管理的內(nèi)涵及重要性

1.1 內(nèi)涵

建筑工程檔案管理工作內(nèi)容包含前期文件、項目管理文件、項目施工文件、監(jiān)理文件以及竣工等文件材料的管理，這些文件資料的管理都處在不同環(huán)節(jié)，如項目立項、審批、設(shè)計、組織以及施工和竣工等環(huán)節(jié)，所以這些檔案資料的收集難度更高，資料類型多樣、數(shù)量多，因此在儲存方面也存在一定的難度。建筑工程但管理工作高效開展，不僅要保證工程檔案資料內(nèi)容的真實性、完整性，同時還要與實體建設(shè)同步生成，全面覆蓋，才能保證最終生成的檔案內(nèi)容的完整與可靠。工程檔案是最原始的資料，具有重要利用價值，所以要充分發(fā)揮工程檔案的功能，從而為工程設(shè)計、施工等方面提供有效的參考依據(jù)[1]。這就要求檔案管理人員必須懂得利用先進管理技術(shù)和科學(xué)管理方法，在一系列管理活動的開展下，保障檔案材料內(nèi)容的完整與真實，實現(xiàn)系統(tǒng)化管理、分析、存儲和利用，檔案利用價值被充分體現(xiàn)。

1.2 重要性

工程檔案不僅是建筑工程實施的體現(xiàn)，更是城市發(fā)展的見證者，同時還起到為城市建設(shè)與發(fā)展提供重要參考依據(jù)的作用，工程檔案的形式多種多樣，由傳統(tǒng)單一紙質(zhì)文字記錄演變成為圖像和視頻等形式存在，保障現(xiàn)代化城市建設(shè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息的完整性與真實性。所以，加強建筑工程檔案管理，不僅保障不同類型檔案的完整性，規(guī)范保存，同時還實現(xiàn)對不同流程和問題的全面記錄，從而為后續(xù)工程維修、養(yǎng)護等提供有效參考依據(jù)。檔案管理工作力度的加強，有利于積累豐富額建設(shè)經(jīng)驗，推動行業(yè)進步與發(fā)展。對于建筑物本身來說，檔案管理不僅明確了建筑物未來使用期限，還能準確詳細地描述出建筑物特點和環(huán)境低級等參數(shù)特性，保障建筑安全系數(shù)評定工作順利開展，及時消除安全隱患，避免建筑物在使用期間安全事故的發(fā)生[2]。另外，檔案管理工作還實現(xiàn)了對各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與研究，為建筑工程科學(xué)家研究提供重要材料，繼而推動檔案資料被進一步利用，保障工程建設(shè)合理化發(fā)展。

綜上所述，建筑工程檔案管理工作的實踐價值高，具有學(xué)術(shù)價值，為我國建筑行業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益，推動社會進步。

2 建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 管理意識薄弱

當前，仍有大部分建筑企業(yè)不夠重視檔案管理工作，重工程施工輕文件管理的現(xiàn)象一直存在，也就會忽視檔案管理的重視。但現(xiàn)代工程建設(shè)與傳統(tǒng)工程建筑模式相比已經(jīng)發(fā)生巨大的改變，檔案管理也要求有新技術(shù)和新方法的融入，但很多建筑企業(yè)尚未意識到這一點，依然采取傳統(tǒng)檔案管理模式與管理方法，對現(xiàn)代化工程檔案管理重視程度不高，嚴重阻礙現(xiàn)代建筑工程檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 管理資金短缺

管理資金短缺直接造成建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備的落后，無法及時更新，設(shè)備與技術(shù)老舊根本無法滿足現(xiàn)代檔案管理的更新與發(fā)展需求，同時無法實現(xiàn)建筑檔案現(xiàn)代化管理目標[3]。

2.3 管理人員缺乏

我國建筑工程檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致整體人員綜合素質(zhì)偏低，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，不能全面掌握信息化技術(shù)和設(shè)備，成為我國現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展道路上的絆腳石。還有一些建筑企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員并不是專業(yè)的，有可能一人身兼多職，臨時負責，這種做法很大程度上制約我國建筑工程檔案管理的發(fā)展。

3 建筑工程檔案管理科學(xué)化管理措施

3.1 加強對建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于個行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)。傳統(tǒng)建筑工程檔案管理已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會發(fā)展要求，所以要建設(shè)信息化的工程檔案管理模式，在建筑工程檔案管理中有效融入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以此推動工程檔案管理長遠發(fā)展。

建筑工程檔案管理信息化建設(shè)首先要建立數(shù)據(jù)中心機房，購買相關(guān)服務(wù)器，設(shè)置廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)，為檔案管理工作有效開展提供便利。其次，建立一套完善的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員通過對該系統(tǒng)的利用完成對各種項目檔案資料的收集、整理、處理和儲存，確保工程檔案資料的完整性和真實性[4]。最后，定期檢查檔案管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決，并完善相關(guān)約束制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用與功能。

3.2 實現(xiàn)對檔案全過程的控制管理

工程檔案是對整個工程建設(shè)全過程的體現(xiàn)，所以要對檔案實行全過程的控制與管理，確保檔案管理科學(xué)化。工程項目成立初期，必須收集相關(guān)技術(shù)文件。為了避免檔案文件內(nèi)容不完整，要結(jié)合實際工程施工進度及時補充和收集相關(guān)資料。如果工程進度計劃為一年時間，從1月開始到12月結(jié)束，這是可采用甘特圖法明確而工程發(fā)展方向，1月上旬就可進行任務(wù)書的編輯設(shè)計、下旬選擇建設(shè)地址，2月進行工程建設(shè)地區(qū)勘測和設(shè)計工作，3月制定年度建設(shè)計劃做好建設(shè)準備，之后的時間為工程施工時間，12月下旬為工程項目驗收時間，采用科學(xué)檔案管理方法，收集相關(guān)檔案資料，項目申報，必須確保重要技術(shù)文件的完整性與真實性，如建議書、批復(fù)文件和可行性技術(shù)報告等[5]。施工和竣工階段，主要重視對施工圖和竣工圖的記錄和整理。對施工全過程檔案的控制與管理力度的加強，才能保證檔案即使生成和更新。

3.3 建立創(chuàng)新型檔案人才隊伍

網(wǎng)絡(luò)信技術(shù)的全面覆蓋，建筑工程檔案管理也要朝向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，緊跟時代發(fā)展步伐，互聯(lián)網(wǎng)時代下，給建筑工程檔案管理帶來更多的發(fā)展技術(shù)，但工程檔案管理在此時代背景下也面臨一些挑戰(zhàn)，所以，檔案管理人員必須學(xué)習大量新知識和新技能，充實自己，提高自身綜合素質(zhì)。管理人員不斷學(xué)習、實踐、提高自身專業(yè)知識、技能水平，促進綜合素質(zhì)水平的提升，還有利于創(chuàng)新能力的提升。

4 結(jié)語

改革開放至今，我國建筑工程行業(yè)迅猛發(fā)展，檔案管理工作作為建筑工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)和重要組成部分之一，管理方式科學(xué)化直接影響建筑工程建設(shè)效率和質(zhì)量，對建筑工程的未來發(fā)展也具有重大影響意義。

參考文獻

[1]丁柯.建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2019，（32）：2561.

[2]高菁.如何提高檔案管理的科學(xué)化水平[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2017，（28）：1671-1671.

[3]孫美令.簡述工程檔案資料的科學(xué)化管理策略[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2018，（34）：2829.

[4]陳宇，陳沛娜.建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作解析[J].百科論壇電子雜志，2019，（7）：243.

[5]溫馨.建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略[J].百科論壇電子雜志，2018，（11）：8.