建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理對(duì)策

任愛(ài)芝

摘 要：社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)建筑工程行業(yè)快速發(fā)展，加上我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)不斷提高，人們也更加重視工程建設(shè)質(zhì)量。其中，建筑工程檔案管理就是整個(gè)建設(shè)工程建設(shè)與管理中的重要環(huán)節(jié)，發(fā)揮促進(jìn)工程建設(shè)周期穩(wěn)定進(jìn)行、保障工程建設(shè)質(zhì)量的作用。而工程檔案其實(shí)就是對(duì)工程建設(shè)工程中產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的直接記錄，將繁瑣、復(fù)雜的工程建設(shè)進(jìn)度、資金消耗等要素簡(jiǎn)單直接呈現(xiàn)出來(lái)，不僅提高工程管理效率，還保障工程建設(shè)的質(zhì)量。所以要提高對(duì)建筑工程檔案管理工作的重視，采取科學(xué)化管理對(duì)策，保障建筑工程檔案管理工作順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;科學(xué)化管理對(duì)策

1 建筑工程檔案管理的內(nèi)涵及重要性

1.1 內(nèi)涵

建筑工程檔案管理工作內(nèi)容包含前期文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目施工文件、監(jiān)理文件以及竣工等文件材料的管理，這些文件資料的管理都處在不同環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、組織以及施工和竣工等環(huán)節(jié)，所以這些檔案資料的收集難度更高，資料類(lèi)型多樣、數(shù)量多，因此在儲(chǔ)存方面也存在一定的難度。建筑工程但管理工作高效開(kāi)展，不僅要保證工程檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，同時(shí)還要與實(shí)體建設(shè)同步生成，全面覆蓋，才能保證最終生成的檔案內(nèi)容的完整與可靠。工程檔案是最原始的資料，具有重要利用價(jià)值，所以要充分發(fā)揮工程檔案的功能，從而為工程設(shè)計(jì)、施工等方面提供有效的參考依據(jù)[1]。這就要求檔案管理人員必須懂得利用先進(jìn)管理技術(shù)和科學(xué)管理方法，在一系列管理活動(dòng)的開(kāi)展下，保障檔案材料內(nèi)容的完整與真實(shí)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理、分析、存儲(chǔ)和利用，檔案利用價(jià)值被充分體現(xiàn)。

1.2 重要性

工程檔案不僅是建筑工程實(shí)施的體現(xiàn)，更是城市發(fā)展的見(jiàn)證者，同時(shí)還起到為城市建設(shè)與發(fā)展提供重要參考依據(jù)的作用，工程檔案的形式多種多樣，由傳統(tǒng)單一紙質(zhì)文字記錄演變成為圖像和視頻等形式存在，保障現(xiàn)代化城市建設(shè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息的完整性與真實(shí)性。所以，加強(qiáng)建筑工程檔案管理，不僅保障不同類(lèi)型檔案的完整性，規(guī)范保存，同時(shí)還實(shí)現(xiàn)對(duì)不同流程和問(wèn)題的全面記錄，從而為后續(xù)工程維修、養(yǎng)護(hù)等提供有效參考依據(jù)。檔案管理工作力度的加強(qiáng)，有利于積累豐富額建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)行業(yè)進(jìn)步與發(fā)展。對(duì)于建筑物本身來(lái)說(shuō)，檔案管理不僅明確了建筑物未來(lái)使用期限，還能準(zhǔn)確詳細(xì)地描述出建筑物特點(diǎn)和環(huán)境低級(jí)等參數(shù)特性，保障建筑安全系數(shù)評(píng)定工作順利開(kāi)展，及時(shí)消除安全隱患，避免建筑物在使用期間安全事故的發(fā)生[2]。另外，檔案管理工作還實(shí)現(xiàn)了對(duì)各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與研究，為建筑工程科學(xué)家研究提供重要材料，繼而推動(dòng)檔案資料被進(jìn)一步利用，保障工程建設(shè)合理化發(fā)展。

綜上所述，建筑工程檔案管理工作的實(shí)踐價(jià)值高，具有學(xué)術(shù)價(jià)值，為我國(guó)建筑行業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。

2 建筑工程檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前，仍有大部分建筑企業(yè)不夠重視檔案管理工作，重工程施工輕文件管理的現(xiàn)象一直存在，也就會(huì)忽視檔案管理的重視。但現(xiàn)代工程建設(shè)與傳統(tǒng)工程建筑模式相比已經(jīng)發(fā)生巨大的改變，檔案管理也要求有新技術(shù)和新方法的融入，但很多建筑企業(yè)尚未意識(shí)到這一點(diǎn)，依然采取傳統(tǒng)檔案管理模式與管理方法，對(duì)現(xiàn)代化工程檔案管理重視程度不高，嚴(yán)重阻礙現(xiàn)代建筑工程檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 管理資金短缺

管理資金短缺直接造成建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備的落后，無(wú)法及時(shí)更新，設(shè)備與技術(shù)老舊根本無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的更新與發(fā)展需求，同時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)建筑檔案現(xiàn)代化管理目標(biāo)[3]。

2.3 管理人員缺乏

我國(guó)建筑工程檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致整體人員綜合素質(zhì)偏低，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理需求，不能全面掌握信息化技術(shù)和設(shè)備，成為我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展道路上的絆腳石。還有一些建筑企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)的，有可能一人身兼多職，臨時(shí)負(fù)責(zé)，這種做法很大程度上制約我國(guó)建筑工程檔案管理的發(fā)展。

3 建筑工程檔案管理科學(xué)化管理措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于個(gè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)。傳統(tǒng)建筑工程檔案管理已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求，所以要建設(shè)信息化的工程檔案管理模式，在建筑工程檔案管理中有效融入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以此推動(dòng)工程檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

建筑工程檔案管理信息化建設(shè)首先要建立數(shù)據(jù)中心機(jī)房，購(gòu)買(mǎi)相關(guān)服務(wù)器，設(shè)置廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)，為檔案管理工作有效開(kāi)展提供便利。其次，建立一套完善的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)的利用完成對(duì)各種項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、處理和儲(chǔ)存，確保工程檔案資料的完整性和真實(shí)性[4]。最后，定期檢查檔案管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理解決，并完善相關(guān)約束制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用與功能。

3.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全過(guò)程的控制管理

工程檔案是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)全過(guò)程的體現(xiàn)，所以要對(duì)檔案實(shí)行全過(guò)程的控制與管理，確保檔案管理科學(xué)化。工程項(xiàng)目成立初期，必須收集相關(guān)技術(shù)文件。為了避免檔案文件內(nèi)容不完整，要結(jié)合實(shí)際工程施工進(jìn)度及時(shí)補(bǔ)充和收集相關(guān)資料。如果工程進(jìn)度計(jì)劃為一年時(shí)間，從1月開(kāi)始到12月結(jié)束，這是可采用甘特圖法明確而工程發(fā)展方向，1月上旬就可進(jìn)行任務(wù)書(shū)的編輯設(shè)計(jì)、下旬選擇建設(shè)地址，2月進(jìn)行工程建設(shè)地區(qū)勘測(cè)和設(shè)計(jì)工作，3月制定年度建設(shè)計(jì)劃做好建設(shè)準(zhǔn)備，之后的時(shí)間為工程施工時(shí)間，12月下旬為工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)間，采用科學(xué)檔案管理方法，收集相關(guān)檔案資料，項(xiàng)目申報(bào)，必須確保重要技術(shù)文件的完整性與真實(shí)性，如建議書(shū)、批復(fù)文件和可行性技術(shù)報(bào)告等[5]。施工和竣工階段，主要重視對(duì)施工圖和竣工圖的記錄和整理。對(duì)施工全過(guò)程檔案的控制與管理力度的加強(qiáng)，才能保證檔案即使生成和更新。

3.3 建立創(chuàng)新型檔案人才隊(duì)伍

網(wǎng)絡(luò)信技術(shù)的全面覆蓋，建筑工程檔案管理也要朝向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，給建筑工程檔案管理帶來(lái)更多的發(fā)展技術(shù)，但工程檔案管理在此時(shí)代背景下也面臨一些挑戰(zhàn)，所以，檔案管理人員必須學(xué)習(xí)大量新知識(shí)和新技能，充實(shí)自己，提高自身綜合素質(zhì)。管理人員不斷學(xué)習(xí)、實(shí)踐、提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能水平，促進(jìn)綜合素質(zhì)水平的提升，還有利于創(chuàng)新能力的提升。

4 結(jié)語(yǔ)

改革開(kāi)放至今，我國(guó)建筑工程行業(yè)迅猛發(fā)展，檔案管理工作作為建筑工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)和重要組成部分之一，管理方式科學(xué)化直接影響建筑工程建設(shè)效率和質(zhì)量，對(duì)建筑工程的未來(lái)發(fā)展也具有重大影響意義。

參考文獻(xiàn)

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[3]孫美令.簡(jiǎn)述工程檔案資料的科學(xué)化管理策略[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2018，（34）：2829.

[4]陳宇，陳沛娜.建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作解析[J].百科論壇電子雜志，2019，（7）：243.

[5]溫馨.建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略[J].百科論壇電子雜志，2018，（11）：8.