新校區基建檔案歸檔及管理探研

楊力

摘 要：目前，我國教育事業發展迅速，高校在基礎設施建設方面也給予了大力的支持，在新校區建設中做好基建檔案歸檔與管理工作能夠為后續活動提供有力的參考依據。鑒于此，文章結合基建檔案管理現狀對相關工作提出一些建議。

關鍵詞：新校區;基建檔案;高校檔案;檔案管理

基建檔案管理是保障高校基本建設工作順利實施與開展、避免出現重大失誤的管理措施。在目前的高校中，學校更加注重對學生學習的管理，而忽略基礎建設的管理，基建檔案的管理工作也相對滯后。因此，往往有學校會由于基礎建設不合理導致學生學習效率受到明顯的影響，從而使得學校整體教學能力和質量得不到提升。

1 高校基建檔案的特性

第一，專業性。高校基建檔案形成于高校基建活動的過程之中，涵蓋地質勘查、主體建筑等工程活動中形成的行業專業內容，涉及建設單位﹑設計單位﹑地質勘探單位﹑施工企業﹑監理企業等多部門和單位，每個單位都會形成各自的材料，而材料又涉及地質、氣象、環保、建筑﹑結構、給排水、供變電、采暖、空調、電信、自動控制、消防等多方面的學科知識，這些都決定了基建檔案內容具有專業性。第二，整套性。一個基建項目從項目計劃到工程竣工驗收，需要經過政府部門審批、設計部門論證設計，才能交由施工單位開始進行建設，在建設過程中還要接受監理單位監理、質檢部門質量監控等，每一個環節中都會形成相應的材料，這些材料是相互關聯的有序的一個整體。唯有將這些數量龐大、形式和載體多樣且內容復雜的材料綜合起來，才能完整而全面地記錄整個基建項目的全過程。因此，高校基建檔案具有整套性的特點[1]。第三，周期長。高校基建檔案包括了一個基建項目從建設﹑立項﹑設計﹑施工﹑竣工等的所有檔案資料，需要多個部門共同參與、相互協作才能完成。很多基建項目都要經歷不止一年的時間，而是需要跨年度才能徹底完成，導致基建檔案的收集整理也需要較長的一段時間，按要求基建項目要在竣工驗收后五個月內完成歸檔工作。

2 新校區基建檔案歸檔及管理可能存在的問題

2.1 檔案管理模式陳舊

高校基建檔案管理工作是一個與時俱進的工作。隨著現代化建設的不斷推進，學校教育中廣泛應用計算機科學技術強化了教學工作的信息化建設。但是，基建檔案管理工作的信息化建設水平卻不高。目前，某些高校基建檔案管理工作仍采用比較傳統的管理模式，檔案保存方式也大多以紙質版保存。紙質版保存方式具有許多弊端，會影響檔案的正常使用及其有效性。同時，尚有一些學校的檔案使用人工手寫方式進行記錄。人工記錄不僅影響檔案的質量，也容易出現一些失誤，從而影響基建檔案的質量。

2.2 工程檔案管理人員專業化程度不夠

基建檔案涉及種類繁多，例如施工圖紙、設計變更、材料進場復檢報告、現場簽證、會議紀要等方方面面。高校基建檔案管理人員即使在檔案管理方面綜合能力較強，但對建筑工程方面的專業知識及建設模式了解程度不夠，致使無法鑒別提交的檔案質量，只是被動地接收。對哪些檔案應該歸檔、歸檔材料包含哪些內容、內容的支撐材料沒有清晰的認識，導致收集到的檔案信息不全、深度不夠、質量不高[2]。

2.3 管理手段脫節，制度體系欠缺

在項目檔案管理的多數時間里，檔案人員基本是處于單槍匹馬狀態，項目檔案的收集、整理、整改、立卷、歸檔全部大包大攬。但是由于檔案人員專業知識僅限于檔案相關部分，對于項目資料內容的準確、完整方面無從下手。收集的檔案在后期的檢查中問題多多，而相應的監管、檢查的責任主體卻沒有發揮自己的作用。

3 新校區基建檔案歸檔及管理的改善措施

3.1 加強基建檔案管理的信息化建設

為避免高校基建檔案管理工作由于管理模式落后而造成管理質量下降的現象，高校應注重加強基建檔案管理信息化建設，保障高校管理工作的正常有序進行。加強信息化建設，可以積極引進先進的管理設備，利用計算機網絡技術對基建檔案進行管理，將檔案轉化為容易被調取查看的數字化形式，從而保障檔案質量不受損害，也能在需要時盡快調取。同時，要做好檔案備份，全面提高檔案管理的科學性。

3.2 規范工作流程，加強隊伍專業化建設

依據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《建設工程程文件歸檔整理規范》等相關要求，結合工作實際，對合同類文件、圖紙類文件、伴隨現場施工出現的文件等進行分類，對于較為統一歸檔的文件應制成標準化表格，并規定歸檔時限，痕跡化管理，責任到人。同時檔案管理人員要不斷加強對檔案知識、建筑知識的學習，不斷豐富知識儲備，隨著工程的進行，提高管理水平，提升綜合素質。

3.3 遵守檔案基礎建設的原則

堅持建設檔案是對基本建設全程的記錄的原則，需要基礎建設的相關管理人員，嚴格遵守工程的建設管理和檔案管理的相關標準和規定，對基礎建設工程項目從提出、立項、審批、施工、竣工的過程有一個清晰明了的規劃和認識，并且，將這些過程及其內容進行詳細的記錄和及時的保持歸檔，以方便日后相關工作人員進行查閱。同時需要相關工作人員對其保持較高的重視程度，將其中的細節和環節進行清楚的記錄，避免出現遺漏的內容[3]。高校基礎建設工作主要包括教學設施的完善、教學環境的創造以及學校周邊設施的建設等，高校基建檔案管理要將這些檔案進行一定的分類保存，確保檔案管理工作的科學性。

3.4 提高檔案利用效率

首先要領導重視，加大資金投入，為數字化建設提供相應的資金保障，提供完備的網絡設施、必備的計算機設備和規格較大的掃描儀，以確保數字化建設的有效開展。其次，不管是檔案資料的收集整理，還是日常管理，最終還是為了檔案利用。高校基建檔案管理應將建校以來所有基礎建設的相關檔案進行管理與保存，因此，基建檔案在一定程度上也彰顯了高校的歷史底蘊。基建檔案越完善系統，則高校管理方式越合理。同時，良好合理的基建檔案管理體系能為學校進一步發展與教學創新提供平臺，保障學校基礎建設的合理性，也能為學生營造更加良好的學習環境，提升學校人才培養的效率。

3.5 完善管理機制

首先是加強對檔案的收集，檔案產生于整個工程之中，所以檔案的數量有很多，并且目前檔案的存在形式也更加的多樣，所以在檔案的整理之前，需要對所有的檔案進行收集，保證檔案的準確和完整，可以成立專門的檔案收集小組，并且給每個人派分詳細的收集工作，還可以建立賞罰制度，檔案的收集做到效率高質量好的可以適當地進行獎勵，而沒有完成工作或者收集的檔案不完整不準確，就要受到一定程度的懲罰。其次，還需要提高檔案管理的工作設施，具體的做法可以增設計算機終端，實現檔案管理的信息化電子化，不僅可以減少檔案儲存的區域面積，還能夠得益于網絡的安全性，使得檔案管理的安全系數得以提高;還可以進行區域互聯網的建設，使檔案在以后的使用中可以更加的方便，提高檔案的使用率。

4 結語

總而言之，高校基礎設施建設是保障高校教學工作順利開展、培養更多高素質高技能人才的條件，基建檔案又是所有基礎建設工作相關資料的體現。因此，高校基建檔案管理工作應該加強信息化建設，構建完善的安全系統，完善管理機制，通過多方面努力提高高校基礎設施建設檔案管理水平。

參考文獻

[1]施秀平.數字化轉型大背景下的高校基建檔案管理工作[J].城建檔案，2017（5）：60-61.

[2]章志勇.基于高校基建檔案管理的進一步思考[J].科教導刊（上旬刊），2014（11）：17-18.

[3]秦紅.淺談高校基建檔案信息化建設[J].辦公室業務，2018（19）：189.