對事業單位人事檔案管理工作的認識與思考

韓智瓊

摘 要：在事業單位改革發展的過程中，人事檔案是非常重要的人才信息管理載體，在任用人才方面可以起到非常重要的作用。人事檔案是歷史的真實記錄，是個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等方面綜合、直觀的反映，也是國家、單位對人力資源進行管理和開發最重要的依據。因此，做好新形勢下的人事檔案管理工作有著積極的意義。本文對人事檔案管理工作展開探討。

關鍵詞：人事檔案;困境;對策

人事檔案是記錄職工個人學習、工作、生活經歷等的真實資料，很多單位在人員錄用、調動時，需要查閱人事檔案予以參考，在事業單位在管理過程中，人事檔案也是選擇人才的重要參考依據，利用率較高。所以，做好事業單位人事檔案管理工作，對個人、單位、社會等都具有重要的現實意義。

1 現代人事檔案管理工作的價值

在事業單位管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點內容：首先，人事檔案是對員工信息進行記錄的載體，在招聘的時候，人事管理部門要對人事檔案進行查閱，充分了解員工的實際能力和工作經歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工實際情況。在管理的過程中，對人事檔案進行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，把優秀人才的能力充分的挖掘出來，對單位的管理質量提升具有很大的幫助，其次，在事業單位發展的過程中，人事檔案也是保證員工利益的基礎，員工的離職、轉崗、退休等都需要根據人事檔案的記錄來進行操作，在員工工作的時候屬于原始憑證，在實際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 新形勢下人事檔案管理工作的困境

2.1 思想觀念陳舊

當前人事檔案管理思想上存在兩種極端：神秘論與無用論，這兩種極端的思想嚴重阻礙了現代人事檔案管理工作的順利開展。人事檔案神秘論認為人事檔案是記錄個人政治思想和隱私內容的材料，只能供用人單位了解個人使用，在這種思想指導下，人事檔案只注重個人的思想政治、社會關系等方面材料的收集，忽視了反映個人綜合能力素質等方面材料的收集，同時也存在材料收集不完整、形成材料不規范、內容不真實等現象，因此，人事檔案無法全面、完整地反映個人的綜合素質，也無法為國家、組織任用人才提供科學、可靠的參考。在管理上，采取封閉管理的方式，重干部輕檔案，存在個人在填報人事檔案相關材料時存在比較隨意、隨便丟棄等現象，人事檔案管理部門對于人事檔案材料的殘缺、丟失等現象也不是非常關注，只是將人事檔案簡單地收入檔案中，沒有進行有效的管理，使得人事檔案在社會主義經濟文化建設中的作用無法有效發揮。在這兩種極端思想的影響下，現代的人事檔案工作缺乏良好的社會基礎，思想上缺乏足夠的重視，給人事檔案管理工作的開展帶來嚴峻的挑戰，

2.2 檔案管理工作者專業素質水平有待提高

人事檔案管理是一項系統、復雜、規范的工作，對檔案管理工作人員專業素質水平的要求較高。但是，部分事業單位的檔案管理工作人員業務能力水平較低，再加上檔案管理模式落后、設備陳舊，防蛀、防潮以及防火水平都無法滿足檔案管理標準和要求，只是簡單地將檔案文件鎖緊柜子，無法實現檔案資源利用率的最大化。如何提高檔案管理工作者的專業素質水平，成為亟待解決的問題。

3 新形勢下人事檔案管理工作的改進措施

3.1 加強宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀

加強宣傳教育，在全社會樹立正確的人事檔案觀。摒棄人事檔案神秘論與人事檔案無用論的極端思想，人事檔案部門更新觀念，與時俱進，加強管理，不斷拓展人事檔案的形式和內容，增強人事檔案的使用價值，發揮人事檔案在人力資源開發建設中的作用，使得單位、組織充分認識人事檔案工作的價值;對于個人，要加強人事檔案重要性的宣傳教育，使每個人充分認識到“人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都‘繞不開檔案這一關”。人事檔案在簽定勞動合同、轉正定級、計算工齡、工作調動、職稱申報、評先選優等方面都有重要作用，使每個人都認識人事檔案與自己的利益密切相關，積極配合人事檔案管理部門做好人事檔案資料收集上交工作。

3.2 加強檔案管理員隊伍建設

現階段，科學技術快速發展，對人事檔案管理工作人員的知識結構、專業技能水平的要求不斷提高，需要檔案管理工作人員不斷強化學習，不斷拓寬知識面，掌握檔案管理工作的信息化操作、規范化管理技巧。干部人事檔案工作單調、枯燥、乏味，是一項默默無聞的幕后工作，檔案管理人員必須具備良好的政治素質和奉獻精神，要有細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一份光榮的事業。

3.3 推行責任管理制度

想要對人事檔案管理工作進行規范，事業單位一定要合理的進行檔案室和檔案管理人員的設置，明確檔案管理人員職責，落實責任追究制，把人事檔案管理的責任落實到個人，比如說在分類管理檔案的過程中，如果產生了分類混亂的問題，造成檔案無法被順利地查閱，就需要進行問責，追究相關責任人的責任。另外，并且保證檔案室的環境大小能夠達到使用的具體要求，設置相應的防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫設備，確保人事檔案管理的完整、準確和安全性。

3.4 做好人事檔案設備的管理工作

健全的檔案設備是高質量開展和高效率完成人事檔案管理工作的關鍵。所以，要想把單位內人事檔案管理工作更好的完成，必要的檔案管理設備必不可少。單位內有專門存放人事檔案管理的庫房，配備必要的防潮、防火裝置，保證人事檔案資料更加的安全。不僅如此，我們還應該結合自身的實際情況，在信息化技術的幫助下，引入先進的檔案管理設備，以便于高效的完成各項工作。

3.5 推進管理工作的信息化進程

事業單位要積極將信息技術引進干部人事檔案管理工作，建設事業單位人事檔案信息化管理模式。要配備相應專門的信息化管理設備和相關的檔案數字化系統軟件，對檔案信息進行有效分類、分析和處理。要提高檔案工作人員的信息化技能水平，定期組織檔案管理人員學習檔案管理信息化方面的新知識，定期培訓他們對計算機、軟件操作系統的應用，防止通過手工操作的方式進行檔案管理，讓人事檔案管理的工作水平和效率不斷提高，以達到有效利用，為人事檔案管理的速度化、信息化做好服務。

3.6 加強檔案管理規范化建設

針對事業單位人事檔案管理服務職能的轉變，首先，事業單位領導應明確管理者的崗位，確保各檔案管理工作環節有專業負責管理，使每個環節的員工都能為立足崗位快速高效解決實際工作問題，實現崗位人員的專業化發展，提高檔案管理工作效率。其次，規定崗位所在職責，進行檔案管理工作中，各崗位的員工要明確自身的崗位職責，立足本職崗位，使人事檔案信息能得到及時的錄入，及時改正檔案管理工作中存在的問題。 通過明確崗位的職責有效的避免遇到管理問題工作人員相互推諉責任。 檔案管理人員要對單位其他部門的同事進行檔案管理工作的指導，提高對人事檔案的利用率，為人事檔案管理帶來便利。

4 結語

在新世紀加強人事檔案管理具有非常重要的意義，要牢牢把握方針政策，進一步對檔案查驗和收集制度進行完善，并且與現代化技術相結合，加強檔案的管理以及資源的共享。

參考文獻

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