如何提高事業單位檔案管理水平

毛羽

摘 要：新時期，如何提高事業單位檔案管理水平需要結合工作實際進行實踐研究，本文通過進一步分析，分析了事業單位檔案管理的原則及創新意義，總結了具體的管理方式，希望結合有效闡述，能夠不斷提高事業單位檔案管理效率，從而進一步為事業單位日后發展奠定良好基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;分析

隨著經濟時代發展，在事業單位檔案管理工作開展過程中，更應該順應時代潮流，積極進行有效的管理創新，以此才能進一步提高檔案管理價值。通過實踐探索，本文從多方面進行了具體研究，提出了提高檔案管理質量的具體途徑，旨在通過實踐研究能夠有效的提高事業單位檔案管理質量，具體分析如下。

1 事業單位檔案管理的原則及創新意義

檔案作為國家機構的重要組成部分，也是事業單位的信息匯聚處，有很多的管理方式和方法，也有一定的要求和規范。首先，要具有實用性的規范方法，也要有應對復雜情況的特殊方法。其次，當事業單位檔案管理出現問題時，相關人員要具有責任心，要具有公平自律性，認真履行職責和相關權責，要制定科學、合理、規范的管理制度。最后，要堅持動靜一體化的方式，使事業單位的檔案管理與世界接軌，與時俱進，實現科學平穩發展。現如今，改革創新已經成為發展大趨勢，這對于事業單位檔案管理工作的創新具有全方位的發展意義。應強化檔案管理方法，提升工作人員能力，對其加強創新教育和培訓，從而提升檔案管理效率。現代化信息技術的普及對檔案管理工作的數據優化和系統優化具有重要影響，可大大提高數據的科學性、準確性。我們應解決事業單位檔案管理中的問題，不斷優化完善管理系統，查缺補漏。

2 提高事業單位檔案管理水平的途徑

2.1 樹立新理念，構建科學體系

促使檔案管理工作達到理想水平的前提之一便是科學、嚴明的工作制度。良好的制度管理模式能夠有效促進檔案管理工作向現代化和科技化水平發展。事業單位的管理層應充分重視科學實施檔案的管理工作，并將其正式納入單位的工作目標中。管理層中應至少有一位領導專職全面負責檔案的管理工作，同時設置專門的管理科室和負責人員，直屬于該領導管轄，及時解決資料管理過程中發生的一系列問題，并對所有涉及檔案管理方面的工作負責。此外，單位應搭建具有現代化信息水平的管理網絡，以信息科技手段參與單位內部的檔案整理、查閱和歸檔等工作，并明確規定檔案管理的所有環節的具體內容和對應的責任，由專門人員負責不同的工作內容，同時以此作為考核點。管理制度中還需明確規定應納入檔案的資料范圍，并對檔案的接收、完善、檢索、鑒定及銷毀等各環節制定明確的要求，從而作為管理和使用檔案資料的標準依據。

2.2 建立健全的管理制度

要想有效的落實檔案管理工作，提高事業單位檔案管理水平，有關部門必須要建立健全的檔案管理制度，每個部門在管理的工作過程當中都要明確自身的責任，有效的落實各項工作機制。在工作過程當中，還要對檔案管理負責人加強監督和監管的力度，并對工作人員的實際工作情況進行考核和評估，對于表現積極的員工可以進行適當的獎勵，而對于表現比較差，沒有有效落實工作責任的員工可以進行適當的懲罰。此外，不僅要建立健全的管理機制，還要加強不同部門之間協調和配合的力度，建立完整的工作體系，明確責任負責人。在對檔案進行管理的過程當中還可以結合單位以及工作人員的實際情況建立專門的管理隊伍和管理體系，對檔案管理人員進行有效的管理，如此一來也能有效的提高事業單位檔案管理的水平。

2.3 引進現代管理方式

隨著科技的不斷創新，在資料管理工作領域應用的技術水平也需不斷提升，從而提高檔案管理工作效能，滿足各類信息查閱與檢索需求。當前，事業單位對檔案的管理普遍形成了較高的重視，并積極研究新型的管理方式，優化自身的管理效果。參與檔案管理的信息化手段之一便是計算機網絡技術。若想全面轉變檔案管理的思路和方式，首先需將人工整理模式轉變為信息化的管理模式。主動運用計算機、復印、投影等設備參與資料管理工作，能夠進一步提升資料管理的質量和效率，增強信息的準確性，擴大信息存儲的規模，體現出信息科技的優勢作用。此外還可針對檔案存儲的領域和類別等提供更有針對性的咨詢服務，并加大檔案管理的宣傳力度，讓更多人了解檔案管理的工作內容和重要意義，提升信息服務質量，倡導各層級的人員主動借助檔案資料滿足自身的信息需求，從而實現檔案管理的最大效用。

2.4 提高檔案管理人員專業素養

提升檔案管理工作成效首先需加強人員素質的管理和提升。只有從業人員具備相應的職業能力，才有可能為檔案管理工作增添新的生機，促進管理工作實現長遠的發展和提升。第一，要不斷為檔案管理人員提供再學習和進步的途徑，以行業先進的管理技術和理念作為培訓的主要內容，促使從業者能夠有更多的時間和機會接觸前沿管理技術，從而不斷提升自身的職業技能，適應新的管理體制要求。第二，要同時優化專職與兼職人員的人才隊伍。一方面對于專業從事檔案管理的工作人員，單位應將核心的管理任務交付給他們。由于此部分人群的崗位和職業技能較為穩定，因此可保證資料管理工作能夠有序推進，并能實現較為理想的工作效果。此外還需全面調動更多的優質人才參與到檔案管理工作中，全面利用各類資源提升單位的檔案管理工作成效。

2.5 強化專業技能和內部設施建設

隨著檔案管理信息化與傳統管理方式的不斷融合，對人事檔案管理的硬件設施也提出了新要求。事業單位需要對檔案管理室進行優化建設，有適應工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應該從檔案室穿越，檔案室內不能設置消防栓。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發生火災。同時，還需要保證檔案室內的溫度、濕度以及通風。檔案庫房的溫度應該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調節。事業單位在加強檔案信息化建設的同時，還要重視對紙質檔案的保管。建設專門保存紙質檔案的庫房，并配備高質量的檔案儲存柜，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。檔案管理員需每天對庫房進行巡視檢查，及時察覺庫房中的安全隱患，并將這些隱患消除掉。

3 結束語

在我國社會的發展當中，事業單位中的檔案管理有著非常重要的作用。為了提高檔案管理效率，要有效的加強經費的投入力度，推動檔案管理的現代化進程，并建立健全的管理制度，同時也要結合時代發展，積極創新檔案管理工作，從而才能不斷提高檔案管理水平，以推動事業單位檔案管理工作的開展。

參考文獻

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