高校辦公室文書與檔案管理工作關系

王銀鳳

摘 要：有機整合的辦公室文書工作與檔案管理工作，由于銜接上出現問題，導致其檔案管理工作質量不高。本文就高校辦公室文書與檔案管理工作關系具體分析，結合其作用與存在的問題點，相對應提出多種處理措施，提升辦公室文書與檔案管理質量，推動辦公室文書與檔案管理工作的可持續發展。

關鍵詞：高校辦公室;文書與檔案管理;工作關系

1 高校辦公室文書與檔案管理的作用

原始檔案資料的主要存在形式為文書與檔案，而其文書與檔案的管理質量會直接影響到檔案的質量，因此可以認知衡量整個高校檔案管理水平的重要指標為文書與檔案管理。基于此高校辦公室的文書與檔案管理工作要嚴格遵循其檔案管理標準，積極總結與匯報各類材料數據，由此來提升其文書檔案的收集、歸檔質量以及其檔案利用效率，以此來為高校提供材料支持，推動高校各項事業的可持續發展。

2 高校辦公室文書與檔案管理工作存在的問題點

2.1 文書工作人員的歸檔意識不強

眾所周知，文書工作時效性與靈活性比較強，高校辦公室文書工作人員的工作量比較大，高校檔案的主要發生地為辦公室，其辦公室形成了眾多類型的資料，繁多的內容形式，因此兼職檔案員又由文書工作人員充當。如此一來，文書工作人員沒有充足的時間與精力去做好歸檔工作。另外，大多數文書人員沒有得到專業的檔案管理培訓與指導，導致沒有高強的檔案管理能力，因此在檔案管理工作中無法判斷、甄別其檔案內容。有部分文書工作人員缺乏保密和安全意識，隨意放置文件，導致文件辦理過期，甚至出現文件丟失現象。

2.2 辦公室自動化普及過程中存在的問題

辦公自動化系統在引進高校辦公室過程中，由于大部分文書與檔案管理人員已經深受傳統公文處理模式的熏陶，其傳統公文處理觀念已根深蒂固，所以辦公室自動化普及過程中受到了各種阻力。當然最大的原因還是因為其新的自動化管理系統在技術上掌握還需要一個過程，整體的公文處理與歸檔要經歷一個新舊更替的階段，因此勢必就現存的紙質、電子公文閱辦、存檔的難點問題全面剖析。即可以從辦公室自動化系統的宣傳入手，以此來提升文秘人員的信息化管理意識與觀念，避免僅存在電子版、或者是紙質版資料。還有文件其審閱、修改以及簽發中出現兩兩形式交替現象，非常不利于管理，不完整的體系存檔會形成遺漏。

2.3 辦公室文書檔案不夠規范

具體的文書檔案不規范的體現在以下方面中。第一為不規范的公文形式，文種使用不當。公文應該具備超強規范性與精確性。《黨政機關公文處理工作條例》中已經明確規定了公文格式的基本組成部分、行為規范以及標識規則等，以此來確定各類文種用途。但是實際高校辦公室文書檔案工作中經常混淆公文“請示”與“報告”。導致不能一文一事，專文專事，混應公文是非常不符合公文規范的，同時還降低其公文的水平，導致公文作用無法發揮出來，后續的文書檔案歸檔工作也無法有效開展。第二為附件，即公文附件經常性的出現沒有正文標識現象，或者是其正文有了標識，但是后續的附件沒能按照標準要求來完成。又或者是正文標識附件名與正文附件不同、其附件序號與順序不同等，這些問題點都嚴重影響其公文的嚴肅性，非常容易困擾其公文立卷與歸檔。第三為版記不規范，作為文書工作與檔案管理工作銜接點的“版記”，無聲溝通著文秘人員與檔案工作者，形成一體化文檔。由此而得知版記的涉及的信息量非常多，其文書工作中版記的作用非常大，要是沒有版記，超長的文件附件，會直接的添加到正文中，各項信息不全以及無法標明其印發部門，那么其歸檔信息提取將會特別困難。第四為歸檔材料不完整。即處于紙質公文處理向自動化辦公過渡階段下的檔案管理工作，部分文件具有紙質簽發稿，而有的文件沒有定稿、原稿以及修改稿等，導致原始稿件的保存容易出現漏存狀況。這樣一來，原稿中保存的領導修改痕跡，就會被忽視。

3 一體化的高校辦公室文書與檔案管理工作措施

3.1 工作認知到位

高校辦公室文書工作與檔案管理工作要想實現一體化銜接，其文書工作人員與檔案管理人員必須要足夠認知其檔案與歸檔工作的重要性，即重視其文書檔案一體化基礎工作。作為檔案資料的第一發生地的辦公室，其檔案資料的第一編制者為文書工作人員。因此文書工作人員要具備足夠的存檔意識，充分認知其檔案是人類社會發展的一大記錄點，同時也是重現歷史的第一資料，而對于高校來說，其檔案中涉及的第一資料為校史、歷史成果。涉及的大量文件資料一定要保存好。因此每一個文書工作人員都要增強檔案意識，從思想上充分認識檔案工作的重要性，在收集與整理公文時要嚴格遵循文檔一體化形式規范，以此做好文書檔案一體化基礎性工作。另外，文書管理人員要深刻意識其檔案管理環節是文書工作的一大重點環節，因此要從思想意識上將檔案管理工作落實到自我職能范疇中，從而及時收集其檔案材料。當然檔案管理人員也要積極配合文書工作人員的工作，從思想意識上達成深刻共識，有利于推動其文檔一體化可持續發展。

3.2 無縫對接的工作平臺

辦公室自動化系統應用到高校辦公室中有利于實現其內部信息共享、流通的現代化辦公，其檔案資料歸檔、查閱以及管理的應用軟件設置到系統匯總，能夠從技術層面上實現其高校文檔一體化。得到有機整體的辦公室文件管理與檔案管理，其辦公室自動化系統與檔案管理系統也要得到有效的對接，從而實現其歸檔，滿足電子文件的信息交流與共享、網上移交與接交形式。文件的制作與生成需要通過收集歸檔環節，才能將其電子文件直接從網上歸檔到檔案系統中，達到檔案文檔數字化效果。

3.3 融合一體的工作制度

高校辦公室的文書工作與檔案管理工作要從組織制度到具體管理程度上進一步融合，只有這樣才能達成科學一體化的檔案管理模式。其實大部分學校的文書部門與檔案部門都屬于同一部門，當然兩者還是獨立運行的。同屬一個部門的兩個獨立運作單位要是沒有得到及時的溝通與交流，那么只要一個部門的工作不到位，如文書部門的工作質量低下，就會讓檔案管理質量下降。參差不齊、數量短缺的檔案質量很容易影響其文書參閱檔案。基于此情況，高校辦公室可以建立規范有效的管理制度，以最嚴密的工作程序中做好公文工作。另外可以建立嚴密的檔案收集人員網絡系統，讓學校管理機構來維持其系統的正常運行，其目的就是可以定期培養兼職的檔案管理人員，以此來滿足其檔案收集需求。具有層層把關的檔案管理網絡體系，方便聯系其檔案管理員、兼職檔案員，基于此，優質的基層指導作用也能發揮出來。

4 結語

本文就高校辦公室文書與檔案管理工作關系進行深度探討，結合當前的高校辦公室文書工作與檔案管理工作的文檔一體化形式分析，提出相對應的一體化的高校辦公室文書與檔案管理工作措施，由此來提升高校辦公室文書與檔案管理工作效率與質量。

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