工程公司檔案利用價值的表現形式

譚鑫

摘 要：結合中國五環工程有限公司的檔案工作實際，在把握檔案工作基本原則之上，根據新形式下的檔案利用特點，多方位地闡述了工程公司檔案利用價值的表現形式。

關鍵詞：企業檔案;檔案利用

1 公司現存檔案統計情況

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。企業檔案貫穿著企業發展的整個歷程，企業檔案通過檔案服務滲透到企業的各環節。中國五環工程有限公司在60多年進程中，在累計完成境內外2000余項大中型設計項目和100多項工程總承包項目中，留下了豐富的檔案資源。作為工程公司，五環公司的檔案主要分為科技檔案、文書檔案、實物檔案以及電子檔案。目前，五環公司檔案室存有以下檔案，一是歸檔圖紙和文本資料的工程項目，包括總承包項目、工程設計項目、民用建筑項目、基礎工作項目以及技術開發項目等;二是存有歸檔文書檔案包括公司行政文書檔案、經營部合同、國際部合同，資產部合同，財務部合同、公司有關房屋資產證書、以及若干財務部和人力資源部移交的財務賬簿及部分離退休人員技術檔案;三是存有歸檔實物檔案，主要包括各類黨政工團榮譽證書、各種科技獎勵證書、專利及專有技術證書、各種協會會員證書、各種公司資質證書; 四是存有歸檔紙質舊照片檔案，包括項目紙質照片，各項目歸檔光盤，項目電子文件刻錄光盤，黨委工作部歸檔光盤、錄像帶，各類工具軟件光盤等。豐富的檔案資源見證了公司業務遍及國內31個省、直轄市和全球20多個國家和地區，也為我國煤化工、碳-化工、化肥、磷化工和新型合成材料等工程領域的做出了突出的貢獻。

2 企業檔案利用表現形式

2.1 企業檔案為企業設計提供智力支持

豐富的館藏企業檔案，是企業的無形資產，是企業的知識集中庫，凝聚著幾代人的智慧結晶，搞好企業檔案利用是企業檔案管理的最終目的。在檔案為企業提供智力支持上，從企業檔案自身出發，應借閱者需求，為其提供智力支持。公司目前所存項目科技檔案涵括設計文件、采購文件、施工文件及相關資料等，科技檔案圖紙在用于指導科學研究和生產活動第一次體現出價值后，還會有第二次、第三次甚至更多次的價值體現。隨著科學技術的發展，自然條件和社會需求的變化以及工藝流程的差異，都會使曾經的典型工程設計檔案所承載的靜態科技知識用于不同的工藝檔案獲得有價值的信息和與技術參數[1]。工程設計人員在新建同類型項目時，可通過借閱相似工程科技檔案，查閱參考相關參數、獲取相關信息，在相關改擴建項目、或同類型相關項目中提供信息支持和參考，從而為項目提供信息咨詢與決策。

從企業檔案管理員出發，根據企業實際需要，積極開展文檔資料信息的加工和整編，實現對檔案信息的直接開發和利用，深度挖掘館藏檔案的價值，積極開展檔案編研工作，主動為項目、設計提供智力支持。工程公司具有業務領域專業相關性，借鑒性，因此，檔案部門在工程設計檔案管理上，根據工程設計檔案的特殊性探索和思考采取多樣途徑和手段使工程設計檔案在有價值時期被充分利用。在現有可能的情況下，主動了解企業需求及素材狀況，采取征編結合的方式，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統、更精煉。[2]從而豐富檔案資源中挖掘有價值的信息，編研出完整的資料供相關人員參考。同時，檔案工作人員可利用檔案管理系統，匯編企業利用率高的圖集、專題報告、設備性能匯編等編研材料，并根據利用者的反饋信息，不斷加強編研材料的針對性，開發更多的專題編研材料，加強深層次編研材料的開發，編研更多更實用的電子編研材料。

2.2 企業檔案為企業文化提供載體支撐

企業與外界進行文化交流與溝通的渠道主要是借助企業檔案的管理與利用。企業文化是企業在其發展歷程中一點一滴積累起來的，職工經過長期的熏陶，逐步熟知企業隱性文化、是企業文化的理論支撐。沒有企業檔案的跟蹤記錄，企業文化就無法以實體形式存在，文化傳承便無法更好開展，阻礙對原有的企業文化的再創新。同時，企業檔案可以作為員工培訓的素材。公司的豐富的底蘊、企業文化累積、項目相關資料、公司大事記、公司實力介紹等方方面面都可以作為新進員工培訓的素材，通過相關資料檔案的證明，可以多方位的對公司進行介紹，使員工深入了解公司的方方面面，為員工提供最直觀的體驗，從而增強員工的歸屬感和集體榮譽感。

2.3 企業檔案為企業形象提供宣傳素材

企業宣傳是增強他人對公司精神形象、技術實力認知的最直接一種方式，公司展廳作為全方位展示公司形象的平臺，所展示內容依靠企業檔案作支撐。以公司展廳為例，公司組織沿革以及公司大事記是在公司文書檔案中查找總結而來，企業資質、公司榮譽獎勵等是從實物檔案展示而來，項目業績也是從館藏檔案收集整理而來等等。企業檔案以檔案的角度豐富著展廳的展示內容，是企業文化傳播的媒介，為企業謀求更大的經濟效益。

2.4 企業檔案為企業日常工作提供有效憑證

在工程投標競標過程中，企業的營業執照、資質、合同以及各獲獎證書同技術方案同樣具有重要地位，是一個企業的實力的具體體現。以上檔案可為企業的經營提供有效憑證，使得企業在競標過程中獲得更大的優勢，從而為公司發展提供有效支撐。同時，企業財務檔案為企業監察提供憑證。近年來，國家不斷強化紀委監察力度，公司財務檔案是直接反應公司財務運轉的憑證，通過財務賬簿、憑證、會計檔案等，直接見證公司財務的全流程及各方面。很好的為公司的廉政建設提供有效憑證。

實踐證明，企業檔案工作作為企業的基礎性工作，對企業的各項工作都有支撐作用。企業檔案就如一座無聲的豐碑，記錄著企業發展和前進的步伐。隨著社會的進步，企業的發展需要企業檔案提供更全面更快速更高效的服務，挖掘更廣大的領域，深度挖掘企業檔案價值，多方面展示企業檔案價值表現形式，是企業利用檔案信息資源為自身發展建設服務的重要手段，逐步形成以效益來擴大影響，以影響來提高地位，以地位促進發展的良好發展氛圍，為提升企業競爭力，做出檔案工作人員應有的貢獻。

參考文獻

[1]趙曼宇，李玉芝，李響.工程設計檔案的利用價值[G].當代化工，2015（8）：2025-2027

[2]羅愛輝.談企業科技檔案的價值[J].蘭臺世界，2007（5）：34.