一流本科專業建設背景下高校教學檔案管理工作現狀、問題和對策研究

摘 要：高校教學檔案是教學管理、實踐和研究等活動中形成的具有保存價值的文件材料，作為教學管理的重要內容和教學歷史的原始記錄，不但在一流本科專業建設中發揮著重要的基礎作用，更是學校辦學歷史的一個縮影，記載并傳承著學校的辦學理念和文化。因此，做好高校教學檔案工作，對新時期實現一流本科專業建設的新任務而言，十分必要且刻不容緩。本文梳理了高校教學檔案的范圍和特點，分析了當前管理工作中面臨的主要問題，并有針對性地提出了加強高校教學檔案管理的對策和建議。

關鍵詞：教學檔案;專業建設;教育質量

2019年，教育部正式啟動實施一流本科專業建設“雙萬計劃”， 即計劃2019年至2021年建設10000個左右國家級一流本科專業點和10000個左右省級一流本科專業點，以此為抓手，推動高等教育“質量革命”，打造一流本科教育。一流專業需要一流教學，而實現一流教學，除了師資之外，需要一流的教學管理。當前，“雙一流”建設高校都非常重視一流本科建設，在教學科研和基礎設施等方面投入大量人力、財力和物力，但在教學管理的投入上，特別是管理制度和教學實踐深度融合方面、教學建設和大學文化傳承方面缺少歷史思維，突出表現在對于教學管理和教學實踐中形成的具有保存價值的教學檔案不重視，對教學檔案的價值定位、管理機制、專業化隊伍建設缺乏關心和研究。教學檔案是教學管理的重要組成部分，教學檔案管理水平的高低是衡量一所高校教學質量、教學管理優劣的晴雨表。加強教學檔案的管理，已經成為一流本科建設繞不開的基礎性工作。

1 高校教學檔案的范圍和特點

教學是高校最主要也是最基本的辦學活動，教學檔案是高校檔案的重要內容。根據《高等學校檔案管理辦法》的規定，高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。教學檔案就是教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的具有保存價值的文件材料。作為學校教學歷史的原始記錄，真實、完整、科學的教學檔案記載了“金專金課”“教學名師”等的“前生今世”，體現了一流專業建設過程中管理層、教學層、教輔層的接續奮斗，不但在深化教學改革提高教育質量中發揮著積極作用，更是學校辦學歷史的一個縮影，是學校辦學理念和文化的傳承。因此，做好高校教學檔案工作，對新時期實現一流本科專業建設的新任務而言，不僅十分必要，而且刻不容緩。

做好教學檔案工作，先要了解教學檔案的歸檔范圍，把握教學檔案的特點。目前依據的最直接的管理文件是時國家教育委員會、國家檔案局在1987年發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》，將教學檔案劃分為教學制度和教學統計、教學計劃方案大綱、教材、課堂教學、教學實習、師資培訓、畢業論文等17個類別。經過30多年的發展，高等院校教學實踐已是日新月異，上述類別的劃分已經不能滿足教學發展的實際歸檔需求。在工作實踐中，有的教學檔案管理人員從十個角度對教學檔案歸檔范圍進行了梳理，提出從師資隊伍、專業建設、課程建設、教材建設、實踐教學、課務管理、考務管理、教學評價和質量監控、教學改革、學風建設這十個類別出發，作為高校教學檔案的歸檔范圍。每個類別下面可以包含十數個甚或數十個具體條目。

針對上述類目，教學檔案的管理包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、傳遞、借閱、編研等環節，內容非常繁雜，具有歸檔主體多元、歸檔類目復雜、歸檔工作量巨大等特點。教學檔案源自教師教學活動和院系教學管理活動中形成的各類材料，每位教師都是相應教學檔案材料的生產者、提供者，有的學院還設置了若干教研室、教學團隊或教改團隊，他們也產生教學檔案，因而教學檔案具有歸檔主體多元的特點。教學是一所高校最基本也是最重要的辦學活動，從人才培養方案、專業建設規劃、教學制度、教改項目到各門課程的教學設計、教學大綱、教材教案、實驗實習、考試作業，再到學生的課業表現、論文報告、創新創業成果、表彰違紀等，歸檔類目繁雜;無論是以教師為單位，還以課程為單位，都至少涉及數十樣內容，對于學院的教學秘書或兼職檔案人員來說，歸檔工作量都十分巨大。

2 當前高校教學檔案管理工作存在的主要問題

教學檔案作為學校檔案的重要組成部分，既面臨著檔案管理利用中存在的共性問題，也有屬于自身管理方面獨有的問題。

2.1 對檔案的認識和重視不夠，人力財力投入不足

從某種程度說，檔案工作是“前人栽樹、后人乘涼”的工作，其效應顯現具有長遠性。檔案分類越詳細，檔案收集越全面、檔案整理越規范，檔案的利用率就越高，對日后相關工作的指導性、借鑒性就越強。當前檔案管理工作中，最突出的問題就是對檔案的認識和重視不夠。近年來，高校領導班子更加注重加強黨的建設，更加注重人才培養、科學研究、內部治理體系、師生重大關切等領域，對檔案管理工作一直關注不夠，對“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃”的認識不足，學校各單位部門的負責人普遍檔案意識不強，重視“干活”不重視留檔，教師和職員自然也沒有意識到檔案工作的重要性，對檔案長遠的價值挖掘不多，各校檔案館普遍存在著隊伍不夠穩定、人員配備不足、經費庫房設備都不同程度地存在一些困難的局面，教學檔案管理同樣面對著類似問題。

2.2 檔案收集管理制度指導性不足，執行力不強

目前很多高校檔案館建立健全了檔案管理制度和流程規范，形成了制度匯編，提高了檔案工作的規范性。隨著教育事業不斷發展，檔案具體工作制度和規范從少到多的同時，也出現了新的問題。主要表現為檔案管理制度陳舊，沒有吸收最新辦學實踐中的存查檔需求，如檔案歸檔范圍和保管期限經年不變，指導性不強，與各教學單位存查檔實踐不相匹配。另一個問題是檔案制度剛性不夠，執行力不強，對基層單位不能按時保質歸檔的現象沒有有效應對措施，檔案材料移交不齊全，甚至延交多年以致有些檔案材料散落。

2.3 檔案管理人員專業化水平不高，兼職過多

檔案工作業務性專業性非常強，無論是檔案資源體系、檔案利用體系、還是檔案安全體系建設，都需要檔案專業人員和信息化專業人員去推進。目前普遍存在專兼職檔案員專業化水平不高的現象，這是高校檔案管理工作除了人手少之外的另一個普遍問題。很多檔案館一是面臨隊伍不穩定、經驗豐富工作能力強的人員容易流動到其他部門的問題，二是由于編制限制無法引進檔案專業和信息化專業人員，有些檔案館甚至面臨著沒有一名館員專業背景是檔案學專業的尷尬境地。在教學檔案領域，各學院基本上都是把教學秘書作為兼職檔案員，依靠教學秘書完成工作。教學秘書本身的工作任務就非常繁重，絕大部分不具備檔案專業知識，對教學檔案的管理基本處于無暇研究、無暇顧及的狀態。

2.4 教學檔案管理技術落后，信息化水平不高

教學檔案類目復雜，材料龐大，需要很強的檔案管理技術。許多高校在教學檔案的編碼上缺乏統一指導、規范和檢查，各學院兼職檔案員往往會根據一般性理解自行給檔案編號，缺乏分類整理，導致從編碼上無法判斷檔案類別，出現重號或空號，編碼混亂。檔案編碼和存放保管是一致的，編碼不清晰不系統，存放保管也會失去章法，導致存放變為“堆放”，查找利用困難。另外，教學管理正在向信息化發展，很多高校有了教務管理系統，數字教學材料越來越多，但教學檔案卻缺乏信息化的設計，導致無力應對日益龐大的教學檔案材料管理工作。

3 提高教學檔案管理水平的幾點建議

3.1 從依法治校的角度全面落實《高等學校檔案管理辦法》

《高等學校檔案管理辦法》是高校檔案管理最直接的“上位法”，對高校檔案工作的領導體制、機構設置、職責、人員配置等有明確規定。當前高校正把學習貫徹落實黨的十九屆四中全會精神作為重點工作，提出了推進治理體系和治理能力現代化的目標要求，正可以此為契機，將檔案管理納入學校治理體系之中，健全管理機制，夯實檔案責任;同時，提高教學檔案的價值定位，不僅將教學檔案作為學校檔案的重中之重，更要將教學檔案視為建設一流專業和建設一流本科教育的基礎性工作，視為學校辦學歷史、教學風氣的時時記載，視為辦學精神、大學文化傳承的重要載體，加強檔案知識和檔案重要性的宣傳培訓，樹立檔案責任人人有責的意識，形成領導重視進而全員重視的局面。

3.2 健全教學檔案工作責任制和規則規范

教學檔案管理不是空中樓閣，必需要扎根教學管理實踐中。首先要落實責任制，把教學材料的歸檔工作列入各學院領導班子崗位責任制中，做到布置、檢查、驗收教學工作的同時，布置、檢查、驗收教學檔案工作，并在年度總結和考核中予以體現。其次要對豐富的教學檔案進行科學化分類管理，設定一級、二級、三級類目，檔案部門要會同教務處，和各學院一起著手修訂教學檔案歸檔范圍和保管期限，對檔案編碼、教學檔案價值鑒定、整理方式、立卷規則、保管場所和利用途徑等進行統一規定和細化。

3.3 大力推進教學檔案管理信息化

信息化是檔案工作提質增效的必然方向。隨著信息技術的發展，教學活動發生了很多新的變化。從教學形式來說，除了傳統的課堂教學，還有MOOC教學、仿真實驗教學、線上討論等;教學參考資料不再限于傳統教參書，可以是視頻、flash動畫、圖片;考試也并不一定采用紙質作答，可以線上答題。這些變化說明，教學檔案管理向著信息化方向發展，是現代化教學活動的內在要求;2012年，教育部研發了高校教學狀態數據采集系統，要求高校定期采集上報，該系統數據量極大，有力地推動了各校教學管理的信息化水平。系統里的大部分數據需要向檔案數據轉化，必然要求有相應的教學檔案管理系統對接;此外還有對舊有教學檔案的數字化處理工作，對檔案的檢索利用需求等等，這些需求構成了教學檔案管理信息化的內容。可以說，現代化教學實踐和教學管理迫切需要高校加強技術投入和經費投入，通過檔案部門、教務部門和信息部門的協同，開發適用于電子化檔案存儲利用的教學檔案管理系統，并和已有的教務系統實現數據對接，建立電子檔案歸檔和利用規范，進而形成數字化教學檔案數據庫，提高教學檔案管理工作信息化水平。

3.4 合理配置專職的教學檔案管理人員

教學檔案作為加強教學過程管理、促進提高教學質量的重要抓手，是一流本科建設的必要環節，也是教學評估的基礎工作。教學檔案的源頭是教學活動，教師多、課程多、實驗教學和實習活動多的話，產生的檔案材料必然龐大，兼之檔案分類整理移交的工作量也是非常巨大，客觀上需要配備專職檔案人員進行教學檔案整理。目前教學單位配備了專職輔導員、教學秘書，但基本上沒有配備專職檔案員的。現有的兼職檔案員也存在流動性強的問題，而教學檔案工作面向教師、面向教學管理一線，專業性很強，對教學檔案了解和熟悉程度直接決定了教學檔案收集管理質量，需要有相對穩定的工作人員持續性地從事教學檔案管理工作，這樣才能通過學習培訓熟悉教學檔案的知識和業務技能，幫助教師進行教學檔案源頭工作的整理，提高教學檔案管理水平。

教學檔案是教學活動的真實記載，加強教學檔案的收集鑒定整理保管工作，可以極大地提高檔案的利用水平，使學校管理者、教學人員和研究人員有條件對教學檔案的價值進行充分挖掘，不斷總結教學經驗、改進不足，為教學質量的提升提供保障。高校應當以一流本科專業建設計劃的落實為契機，調配人、財、物等資源，推進教學檔案管理的規范化、信息化建設，走好高水平大學的建設之路。

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作者簡介

尹玉，中央財經大學副研究員，法律史博士，研究方向：高等教育管理。