新形勢下公路檔案工作信息化建設探析(1)

畢麗娟

摘 要：當前經濟、科技的發展步伐日益加快，公路檔案管理創新尤為關鍵。在信息化背景下，需進一步加快我國公路檔案管理工作的信息化建設，提高公路檔案管理的質量和效率。基于此，本文主要對新形勢下公路檔案工作信息化建設進行了綜合的分析，以供參考。

關鍵詞：公路檔案;信息化;建設

隨著我國公路建設規模的持續增大，完善公路檔案管體系對公路建設和提高管理的質量尤為重要。而加強檔案信息化管控具有重要的意義。

1 公路檔案工作信息化建設重要性

1）強化管理流程體系的規范性。在以往檔案管理工作中，會耗費大量的人力物力，且因為人為因素所造成的檔案管理問題也時有出現，給檔案管理工作提升帶來了阻礙。而通過電子信息化管理，可以有效簡化檔案管理工作流程，促進管理效率提高，實現檔案管理工作的有效規范，降低了人為因素的影響。

2）為決策者提供可靠信息。通過分析檔案能夠更好地掌握企業或者單位在一定時期內的經營發展以及人力資源配置情況。通過電子信息化管理，可以使檔案管理工作的質量得到進一步保證，確保檔案資料的全面和真實，這樣就可以在企業制定決策或者預測發展趨勢時有所依據和有所參考，為企業正確決策提供有力支持。

3）實現人與溝通交流。公路建設中新技術、新工藝的推廣應用以及技術的更新換代等都需要圍繞建設施工技術進行交流、溝通，適當的科學交流，能總結和吸收先進經驗，在公路建設的各個方面進行指導，進一步提高公路建設水平。在當前社會環境中，只有進行不斷的交流、溝通，才能充分發揮檔案文件的應用價值，將靜態文件轉化為公路建設資源，為科研技術的應用和改進提供檔案支撐。

2 公路檔案工作信息化建設現狀分析

目前，隨著信息化社會的到來，檔案管理實現信息化已是大勢所趨，是發展的必然。但很多高速公路部門在這方面做得還很不夠。由于投入不夠，缺乏必要的信息化設施設備，一部分檔案室配置的是一間房子、一臺電腦、幾個柜子，還采用傳統的檔案管理模式，檔案信息化建設根本無法開展。也有部分單位即使開展了檔案管理信息化建設，但是僅僅局限于買了幾件先進設備，并沒有建立統一的信息化平臺，這勢必影響檔案信息化建設的效率和水平。在信息化大潮面前，任何人任何工作都不能置身事外，只能順應大勢，順勢而為，大力推進信息化建設。傳統的檔案管理方法已經無法適應新形勢的要求，高速公路部門要積極采用先進技術，開展好檔案管理信息化建設。一方面以先進的信息技術為手段，建立高速公路檔案信息數據庫，使利用者對室藏檔案有一個更為全面的了解，另一方面借助于網絡技術，推進高速公路檔案信息資源共享，不斷擴大共享范圍，使更多的利用者能夠查到所需的檔案。

3 新形勢下公路檔案工作信息化建設

1）建立信息化、數字化管理平臺。要想快速、高效地發展公路檔案管理事業，就必須依托現有的科技水平，構建信息化數字檔案管理平臺。在數字化平臺上，可以實現公路信息的信息互補，還能利用現代化的科技手段進行檔案信息的遠程操作和實時監控，這樣將有效加強我國公路檔案管理信息的安全性以及大大提高公路檔案管理工作的質量和效率。

2）加強數據的安全性和保密性。電子檔案的使用和管理建立在現代計算機快速發展基礎之上，因此其也存在著黑客入侵、代碼漏洞等一系列的計算機安全風險。因此公路科研人員要想做好安全的防范措施，就必須要在計算機技術手段和制度管理方面下工夫，做好系統的檢查與維護，及時規避會導致系統崩潰的風險。最后，公路科研管理人員應當明確數據的公開范圍，嚴格控制其他操作人員的管理權限，在對關鍵內容進行保密的基礎上適當的公開一些可見內容，防止重要的人事信息數據被盜取現象的出現。在這個過程之中，對于一些較為特殊的，例如人事調查、舉報材料等，應該設定更嚴格的訪問標準，從而保障相關人員的個人隱私。對于人事檔案而言，檢索方式智能化和網絡化的趨勢，能夠幫助管理人員搭建一個安全便捷的網絡平臺，建立起一個規范化、共享化、標準化的人才數據庫。這樣的檔案處理方式，能夠在一定程度上實現公路辦公系統與人事信息之間的數據交換，最大限度地實現資源共享功能。

3）加強電子文件的管理，為檔案信息化奠定基礎。電子文件受自身載體性質的影響，容易出現損壞問題。將電子文件輸入計算機信息管理網前，都會按照相應的要求轉換文件，保證格式的統一性，這就給數字的利用和保存提供了便利。然后對那些沒有被要求輸入計算機信息管理系統中的電子文件，需要從中選擇有價值的電子文檔，并對其進行整理和編輯目錄，然后借助網絡將其傳輸給檔案管理部門，并在信息管理網中設置專門用于歸檔的網絡專線，以此來構建用于歸檔的專用系統。所有電子文件都可以借助該系統進行電子文件傳輸，從而大大方便了檔案管理部門的工作。同時，檔案管理部門還需要與其他相關部門進行協商，統一歸檔文件的格式和要求，制定相應的規范和要求，在歸檔過程中，為了更好地保證數據真實有效，相關文件必須由業務部門進行傳輸，檔案部門不能自行下載。此外，檔案部門在完成電子文件的接收后，必須存入光盤或者其他穩定儲存載體中。電子文件歸檔工作并不僅僅是管理部門的責任，同時與其他相關部門都有密切的聯系，所以在當下需要協調好檔案部門、計算機管理部門和文件提供部門之間的關系，保證三者的有效協作。

4）建立健全公路檔案管理信息化建設體系。建立完善、科學的管理制度和管理體系，不僅能夠確保各項工作有序進行，還直接關系到檔案管理工作能否順利進行。建立完善的管理制度和管理體系有助于管理工作開展得更加精確和嚴謹。但隨著社會的發展，傳統的管理方法已經不能適用于當今社會的需求，因此建立健全公路檔案管理信息化建設體系，有助于公路檔案管理工作在實際中得到更好地發展。包括檔案收集和立卷歸檔、安全保管、信息化、利用等相關的規章制度，明確提出各項檔案業務工作的具體要求，實行嚴格的制度約束機制，以便為檔案管理工作的順利開展提供遵循，使具體工作有規可循、有制度可依，確保工作落到實處、取得實效。公路檔案的信息化建設應當融入到公路工程的信息化管理中，結合公路建設中的各項工藝特點，建立專門的公路檔案存儲平臺或集成化檔案數據處理中心，確保公路建設中的專業性、安全性和可控性，將設計方、施工方、檢驗方等相關人員所掌握和負責的數據信息都融匯到一個數據處理中心中，構成成套的、成體系的公路檔案，減少檔案編制時間，提高各組織的溝通交流效率。總之，公路建設是一個復雜的過程，其檔案管理難度較大，因此加強信息管理能夠更好的提升公路檔案管理整體質量。

4 結束語

綜上所述，新時代下的公路檔案管理工作中要不斷強化自身的管理能力和提高信息化建設水平，通過加強檔案管理工作達到提升資源利用率的目的。同時，依托現有的基礎力量打造全新的公路檔案管理數字化平臺，有效地實現公路檔案的優勢互補與資源共享。完善現有的法規制度，提升公路檔案管理本身的經濟效益和社會效益，適應當代社會經濟發展的需要，推動我國公路檔案管理事業的發展，為公路檔案管理的信息化、數字化建設打下堅實的基礎。

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