淺析新時期藝術檔案收集保管和利用

郭瑞

摘 要：在文化事業中，藝術檔案管理工作是一項基礎但卻非常重要的工作。藝術檔案是藝術工作者、藝術單位在進行藝術研究、藝術教育、藝術演出、藝術創作等活動或工作中形成的對社會和國家有保存價值的各種實物、聲像、圖表和文字記錄等多種形式的歷史記錄，無論是收集工作，還是保管工作、利用工作，均十分繁瑣。本文根據藝術檔案特點，就藝術檔案的收集工作、保管工作以及檔案的有效利用展開討論。

關鍵詞：藝術檔案;利用;收集;保管

1 引言

近些年來，我國的文化事業隨著經濟的發展和社會的進步獲得蓬勃發展，作為文化事業中不可或缺的構成成分，藝術檔案建設和管理得到廣泛重視。保護好、管理好、收集好藝術檔案，是一項能夠為藝術愛好者提供良好服務且為后世留下寶貴文化遺產的重要事業。然而，由于藝術檔案收集、保管和利用比較繁瑣，涉及要素多，要想落實這些工作并非易事。在本文中，筆者以自身的檔案管理經驗為載體，就如何收集、保管和利用藝術檔案分享幾點思考。

2 藝術檔案的收集

在藝術檔案管理工作中，藝術檔案收集是一項關鍵工作，主要是指負責收集檔案的人員根據有關制度要求，征集散落在不同組織或者不同人員手中的檔案。檔案收集工作繁瑣、復雜，工作人員要注重每一個細節。就目前情況來看，藝術檔案收集工作主要有兩個主體部分開展：其一，各地的博物館和藝術館等，主要負責收集并統一管理當地散落的藝術檔案。其二，基層的藝術單位，主要通過收集檔案這種途徑對藝術檔案進行保護。[1]基于這兩種檔案收集模式，管理藝術檔案的工作人員應當先整理本地藝術檔案類型，通過咨詢或走訪等形式查找一些大型藝術會議或藝術活動中的檔案，如發現線索，收集人員再通過購買或者談判等形式獲取檔案。此外，負責收集檔案的工作人員應及時整理、復制所收集的藝術檔案，而且每年都要在當地收集藝術檔案，為藝術檔案的完整性提供可靠保障。

3 藝術檔案的保管

3.1 建立健全安全制度

任何管理工作或者其他工作，完善的制度都是必須的，這是管理工作有效開展的基礎。然而，就目前藝術檔案的管理情況來看，針對檔案的保管，很多機構、單位并沒有建立管理制度，或者缺乏對制度的完善。為了扭轉這一局面，提高檔案保管的質量，使檔案的完整性得到保證，保管檔案的企業、機構等必須要建立健全安全制度。例如，有關機構在保管藝術檔案的時候，可以先整理檔案保管過程中出現的各種安全問題，然后專業的安全管理人員根據實際情況進行分析，對這些安全問題出現的原因進行總結，最后再提出對策，為藝術檔案保管的安全性提供可靠的保障。[2]除此之外，管理藝術檔案的部門也要對監管制度進行制定，專業的監管人員不定期抽查安全制度的落實情況，一旦發現制度落實不到位的情況，要按照規定批評、懲罰保管藝術檔案的工作人員。通過建立健全諸如此類的檔案監管制度、安全制度等，有效提升藝術檔案管理質量。

3.2 增強檔案安全保管意識

檔案管理人員安全保管意識不強，是現階段藝術檔案保管工作效果不佳的原因之一。要想提高檔案保管質量，必須要增強工作人員的檔案安全保管意識。例如，管理藝術檔案的有關機構、單位可以對檔案管理人員進行定期培訓，培訓的內容包括檔案管理技術、制度以及相關知識，尤其是安全方面的知識。為了保證培訓效果，機構或單位還要對檔案管理人員進行考核，以此提升檔案管理人員管理技能和安全保管意識。[3]與此同時，負責藝術檔案保管的機構、單位等，應當根據實際情況對相關制度進行細化，制定出更具有針對性的保管規定，以增強保管工作的針對性和實效性，如規定檔案保管人員在管理藝術檔案時，對檔案保管規定要做到嚴格遵守，詳細記錄一切的外借檔案，防止出現檔案丟失、檔案不清晰等情況。此外，負責檔案保管的相關人員在保管檔案的時候，應當及時普查檔案室的防火性能，以便及時發現問題并予以解決。若在實際工作中出現檔案損壞或者檔案遺失的情況，如果經過核查是檔案保管人員的原因，必須按照規定對保管人員進行相應的處罰。通過這些措施增強檔案管理人員保管檔案安全的意識，讓保管人員能夠認清自己的責任并嚴格履行責任，以此提升檔案保管工作實效性。

4 藝術檔案的利用

4.1 合理開放檔案，提升檔案利用率

一直以來，藝術檔案主要供各專業演出團體使用，服務的對象過于單一。這種情況下，檔案的作用無法發揮出來。為了提升檔案利用率，應當合理開放檔案，為除了演出團體以外的其他群體或個人使用，讓藝術檔案的價值充分發揮出來。例如，藝術檔案管理單位、機構可以通過網站等途徑對機構內部豐富的館藏檔案進行宣傳，為廣大藝術愛好者提供知曉檔案并利用檔案的渠道，以此提升藝術檔案利用率，將檔案的效用最大限度發揮出來。除此之外，當前多媒體技術、網絡技術、計算機技術應用廣泛，這也為藝術檔案的利用提供了平臺和機會。在實際工作中，藝術檔案管理機構、單位可以通過互聯網這個大平臺合理開放檔案，比如對館藏檔案進行展示，實現檔案服務公開化，一步步推動檔案工作的開展。[4]此外，藝術檔案管理機構、單位還可以與當地從事藝術工作的企業、單位等建立合作關系，進行藝術檔案資源共享，以此實現優勢互補，提升檔案利用率。

4.2 開設咨詢服務，提升檔案利用率

在藝術檔案管理機構、單位中，普遍存在管理人員不足的現象。這種情況下，藝術愛好者獲取檔案的需求往往得不到滿足，檔案的利用率較低。所以，為了提升藝術檔案的利用率，檔案管理機構應當根據實際情況開設咨詢服務，以此提升藝術愛好者的體驗感，進而提升檔案機構、單位的服務質量。具體來說，藝術檔案管理人員在實際工作中，應根據檔案使用人或者單位提出的問題查閱檔案，包括相關的活動、劇目等。與此同時，鑒別查找各種藝術形式，在這個基礎上有效處理、分析檔案內容，通過電話、網絡等形式為所需單位或個人提供相應的檔案咨詢服務，以此提升藝術檔案的利用率。

5 結語

綜上所述，做好藝術檔案的收集、利用以及保管工作，非常重要，這直接決定了藝術檔案效能和作用的發揮，也間接地影響我國文化藝術事業的發展。在具體的工作中，藝術檔案管理人員應根據藝術檔案的特點展開收集工作。與此同時，對于藝術檔案的保管，應建立健全安全制度，并增強檔案保管安全意識。此外，對于藝術檔案的利用，可以通過合理開放檔案以及開設咨詢服務等途徑實現，從而最大限度發揮藝術檔案價值。

參考文獻

[1]宋夏南.關于構建和完善縣市文化藝術檔案資源體系的思考[J].辦公室業務，2017（02）：121-122.

[2]于佩蘭.淺談滿族民間藝術檔案的界定搜集與管理[J].檔案天地，2019（09）：47-50.

[3]黨小勇.淺談戲劇藝術檔案的收集保存與建檔管理[J].檔案，2018（08）：55-56.

[4]陳允嘉.高等藝術院校藝術檔案管理工作存在的問題及思考[J].科教導刊（上旬刊），2011（05）：178-179.