做好事業單位文書檔案管理工作的思考

陳淑玲

摘 要：文書檔案是事業單位檔案體系的一個組成部分，詳細記載了單位的發展進程，在事業單位健全檔案管理體系創新檔案管理模式的背景下，進一步提高了對文書檔案管理的要求，其原因在于文書檔案能夠給單位聘用人才，做好考核以及決策工作提供必要參考。文書檔案管理作為服務類工作是想影響著事業單位的改革進程，所以要想推動事業單位的持續穩定發展，就要轉變過去形式化和不夠規范的檔案管理狀態，優化文書檔案管理模式，維護事業單位的穩定持續發展。本文將著重就如何做好事業單位的文書檔案管理工作進行分析，以適應事業單位的長遠發展要求。

關鍵詞：事業單位;文書檔案管理;工作方法

事業單位作為服務社會大眾的重要部門，是黨和政府的支柱，只有在事業單位的大力扶持之下，才能夠讓國家與社會得以穩定長久發展。對于事業單位的建設與運轉來說，文書檔案管理居于核心地位，在記錄單位整個發展歷程的同時，還在推動國民經濟發展建設方面發揮了突出作用。在事業單位的改革進程中，要為單位的長效發展提供動力，就需要重視檔案管理，特別是加大對文書檔案管理的優化建設力度，利用科學化的檔案管理模式與方法促進檔案管理現代化和綜合性發展，構建一個科學完善和動態優化的檔案管理體制。

1 做好事業單位文書檔案管理工作的意義

事業單位文書檔案作為檔案管理當中的基礎工作事項，所記錄的是單位員工信息與單位工作各個方面的信息，是事業單位重要的信息資源，也是事業單位制定相關決策的必要根據。文書檔案是事業單位檔案工作當中專業性機密性與復雜性很強的工作，所以事業單位在這項工作的開展中，先要認識其重要性和開展意義。第一，文書檔案記錄了當前階段事業單位的工作情況和單位的整個發展歷程，信息完整而又綜合，將這些檔案資料作為參照，能夠科學指導事業單位優化財務、業務管理等重要工作事項，打造更加穩定優質的內部發展環境。文書檔案材料當中涵蓋了極大規模的信息，對這些信息進行挖掘使用，將會為事業單位的穩定運轉和長效發展帶來助力。第二，事業單位文書檔案是對國家檔案的補充，有助于促進國家檔案體系建設。從客觀角度進行分析，文書檔案是國家檔案體系中不可忽略的內容。加大文書檔案管理力度實際上就是在給政府保存保管了更多重要的文件材料。特別是在事業單位持續改革的背景下，這些檔案的重要性得到了進一步凸顯，能夠指導事業單位實現科學轉型。第三，文書檔案是事業單位管理機關登記管理工作的原始素材，也記錄了單位整個生命周期的歷史活動，信息詳細而完整，因此能夠為事業單位提供必要的法律憑證。

2 做好事業單位文書檔案管理工作的有效方法

2.1 提升文書檔案管理認識

隨著國家經濟水平持續提升，事業單位擔當的職能也有所增多，在服務社會大眾方面發揮的積極作用進一步凸顯，相應的，事業單位文書檔案管理也悄然發生著變化。為了適應經濟社會的發展要求，為事業單位在當前背景之下的發展提供動力，單位領導首先需要轉變思想觀念，高度關注文書檔案管理，認識到這項工作對單位發展帶來的積極作用。單位領導需要積極學習先進的管理理念和管理模式，并在文書檔案管理當中進行新思想的落實。由于領導在整個事業單位的發展和管理工作當中發揮著引領作用，所以領導要做到率先垂范，以身作則，以便對其他管理者起到帶動作用。另外，文書檔案管理水平的提高離不開單位全員的努力，所以，事業單位要加大文書檔案管理重要性的宣傳工作，在重要會議上反復強調，同時也要借助不同的媒體手段進行思想宣傳，保證全員統一思想認識，共同推動文書檔案管理改革。此外，管理人員必須始終秉持全局觀念，自覺主動完成文書檔案管理，履行好收集、整理、保管、開發利用文書檔案資料的責任。

2.2 完善文書檔案管理制度

為提高事業單位文書檔案管理的規范性以及科學性，積極完善檔案管理制度成為一項有效措施。雖然事業單位在檔案管理當中已經形成了一整套的制度模式，但是針對文書檔案的管理制度還存在一定的空白點，人就需要在制度完善化和規范化建設方面加大力度。在文書檔案管理制度建設上，需要遵循一定的原則，特別是科學性與合理性原則，也就是說構建的制度必須立足單位的實際情況，滿足單位的檔案管理特征，符合文書檔案工作的內在規律。在檔案執行環節要始終將權威性作為重要準則，保證獎罰分明。文書檔案管理制度多體系的內容，除了包含檔案的收集、管理、利用等之外，還需要涉及檔案的監管制度。在監督制度建設當中，需要持續提升工作人員的責任意識，使得他們能夠在制度執行和管理工作落實時綜合考慮實際情況，秉持服務觀念，最大化發揮文書檔案信息的應有價值。

2.3 培養文書檔案管理團隊

文書檔案管理構成了事業單位穩定長效發展的一個必要保障條件，其重要性不言而喻。文書檔案管理的明顯特征就是專業性和實踐操作性強，要求檔案管理者具備良好的理論知識素質以及較強的實踐技能。所以，面對日益提高的文書檔案管理要求，加大對檔案管理者的教育培訓力度，幫助他們革新知識結構，看能力體系顯得尤為重要。為保證人才教育培訓的效果，首先需要全面分析文書檔案管理者必須具備的素質：一是綜合分析能力。由于文書檔案管理涵蓋著復雜而又繁瑣的檔案資料，整理工作內容，需要在材料分析的同時做好類別劃分，并結合類別優化整理，所以綜合分析能力是必不可少的。二是思想政治素養。事業單位的文書檔案機密性強，對于檔案管理的安全性和可靠性要求高，需要檔案管理者有很強的責任感，也要有極強的政治覺悟，維護信息的保密性。三是信息技術知識與專業化的檔案管理知識技能。在信息化時代背景下，檔案管理者必須具備極高的信息素養，利用信息技術的知識方法解決檔案管理當中的問題，對創新性的檔案管理策略進行科學應用。在明確了檔案管理者必須具備的素質后，事業單位在對人才教育培訓工作進行安排時就可以有的放矢，明確培訓內容與考核方法，健全獎懲機制，充分發揮人才優勢。

2.4 構建檔案管理信息系統

事業單位的文書檔案管理在適應信息化時代時需要采取的一個重要措施就是引入信息化手段，改變過去陳舊落后的管理模式，不再運用手工整理歸檔等的方法，以免造成時間和資源的浪費，為后續的信息查詢帶來阻礙。在步入到信息化時代之后，信息化管理方式得到了普遍認可，也開始在事業單位的檔案管理當中普及應用。事業單位可以根據文書檔案管理的特點與要求，建立信息化管理系統，在計算機當中統一輸入文書檔案的系列內容，構建一個網絡數據庫。假如要對有關信息資料進行查找的話，只需輸入關鍵字即可以獲取信息資源。檔案管理信息系統的操作者應該具備極強的技術操作能力，并具備保密管理意識，保證對檔案信息系統的科學操控。

文書檔案作為事業單位社會管理活動當中形成的文件資料，記錄的是單位運行發展中的各類信息，具備極高的保存與應用價值，是當前檔案管理體系建設中需要重點關注的內容。但是當前的時代背景和發展環境都和以往有了很明顯的變化，在信息化時代做好事業單位的文書檔案管理，就需要轉變思路，創新工作方法。事業單位既要提高對檔案管理工作的重視程度，在思想認識上進行調整，又要把正確的思想觀念轉化成實際行動，牢牢把握文書檔案管理現代化建設的方向，以便對檔案信息的價值進行充分挖掘與利用。

參考文獻

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