關(guān)于大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理的思考

曾寧寧

摘 要：檔案管理作為一項關(guān)系到國計民生的大事，當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)時代，如何做好事業(yè)單位檔案管理和儲存工作，最大化發(fā)揮檔案管理對于指導(dǎo)我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。但受多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中還存在諸多問題。為此，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，分析了大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并提出了與之相應(yīng)得解決策略。以期為做好事業(yè)單位檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位;檔案管理

作為推動社會主義經(jīng)濟建設(shè)不可或缺的重要參與部門，事業(yè)單位為社會的穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展提供了服務(wù)。事業(yè)單位在發(fā)展過程中，只有做好內(nèi)部管理工作，才能最大限度地發(fā)揮自身的價值，檔案管理是其中一項基礎(chǔ)工作，對事業(yè)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展提供一定的參考。當(dāng)前我們處在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案管理還存在諸多問題，還加大了檔案管理人員的工作量，在很大程度上影響了事業(yè)單位檔案管理水平的提升，因此，在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位檔案管理工作，要緊隨時代潮流，提升現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平，完善和創(chuàng)新檔案管理模式，為做好事業(yè)單位檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。信息量大，多樣化，處理方式復(fù)雜性是大數(shù)據(jù)時代非常顯著的特點。眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作人員，只需要了解檔案管理基本操作程序，相關(guān)理念則可以了。在大數(shù)據(jù)時代下，信息量多、復(fù)雜，因此，檔案管理人員需要了解并做好檔案資料分類、相關(guān)軟件的運用、查詢以及數(shù)據(jù)信息的閱讀等工作，這就需要他們掌握多種技術(shù)，因此對檔案管理人員的工作提出了越來越高的要求，需要事業(yè)單位重點加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度[1]。

2）缺乏完善的檔案管理制度。現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)者沒有認識到檔案管理的重要性，因此，缺乏對檔案管工作的內(nèi)涵和價值的認識，自然也就缺乏完善的檔案管理制度，也談不上集結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，創(chuàng)新或是調(diào)整檔案管理制度[2]。所以，事業(yè)單位檔案管理工作缺乏必要的約束和制度指導(dǎo)，在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)管理不當(dāng)，或是檔案信息價值不高的問題，影響了檔案資源共享利用。另外，由于缺乏有效的檔案管理制度的約束，缺乏相關(guān)環(huán)節(jié)負責(zé)人，所以無法保障檔案資源的有效利用和全面性。

3）檔案保密水平較低。當(dāng)前我們正處在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代的到來，在促使檔案管理工作效率提升的同時，也促使檔案信息保密難度的增強，比如，部分不法分子或是黑客對事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料具有很大的興趣，他們會采取各種方式來盜取事業(yè)單位電子檔案信息，加之隨著時代的發(fā)展，黑客或是不法分子會通過各種特殊的軟件，來盜取信息，并且網(wǎng)絡(luò)竊密行為還不會留下任何痕跡，嚴(yán)重影響了事檔案信息的安全。影響檔案信息保密工作的開展，所以，我們要認識到事業(yè)單位檔案信息保密工作的重要性，采取措施加強信息保密。

4）檔案管理信息缺乏管理。當(dāng)前絕大多數(shù)事業(yè)單位，都有獨立當(dāng)檔案管理服務(wù)，但是檔案服務(wù)記錄主要來自該地區(qū)的信息，因此，檔案管理也局限于該地區(qū)的信息數(shù)據(jù)，另外由于檔案信息數(shù)據(jù)具有一定的獨立性，這樣就不能助推事業(yè)單位檔案服務(wù)的長期發(fā)展，基于此，這樣就非常容易造成錯誤或是丟失的存在現(xiàn)象的發(fā)生，后期也缺乏對檔案管理服務(wù)的監(jiān)督。

2 大數(shù)據(jù)時代做好事業(yè)單位檔案管理的策略

1）積極轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員素養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人要堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變思想管理，認識到檔案管理對事業(yè)單位的重要性，并加強人力、財力方面的投入，為做好信息化，數(shù)字化檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，另外事業(yè)單位要加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過培訓(xùn)，促使管理人員專業(yè)素養(yǎng)、信息分析、信息處理以及信息研究方面的能力。另外，事業(yè)單位檔案管理部門，還需結(jié)合實際，招聘復(fù)合型專業(yè)型的數(shù)據(jù)管理人員以及計算機設(shè)備的維護人員，通過這樣的舉措，促使檔案管理人員隊伍壯大，從而更好地滿足大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理的要求。

2）完善檔案管理制度，提高檔案管理水平。當(dāng)前我們處在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求。為全面提升事業(yè)單位檔案管理水平，事業(yè)單位要結(jié)合實際情況，采取措施進一步完善檔案管理制度，從而更好地確保檔案管理與大數(shù)據(jù)時代的需求保持一致。更好地健全檔案數(shù)據(jù)化和信息化管理機制，保障事業(yè)單位檔案管理工作有序開展。另外，事業(yè)單位還需設(shè)立檔案管理人員和檔案管理部門，定期檢查信息化和數(shù)字化建設(shè)情況，同時事業(yè)單位還要進一步明確檔案管理人員的工作職責(zé)，通過制度將檔案管理落到實處，為促使事業(yè)單位檔案管理工作水平奠定良好的基礎(chǔ)。

3）提升信息保密水平，確保檔案信息安全。在大數(shù)據(jù)時代非常容易出現(xiàn)檔案信息丟失和遺漏的情況，因此，我們要加強事業(yè)單位檔案管理信息保密工作。對此，我們需要做好以下幾點，第一，事業(yè)單位要使用高等級防火墻技術(shù)，作為一種網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)，防火墻是位于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)二者之間的安全系統(tǒng)，防火墻主要對防護信息安全的系統(tǒng)，因此，事業(yè)單位在檔案管理要合理使用防火墻技術(shù)，從而滿足檔案信息的安全要求。第二，事業(yè)單位在檔案管理中要實施身份認證技術(shù)，檔案查閱人員查閱檔案信息資料，一定要進行身份認證，從而進一步規(guī)避黑客入侵，盜取檔案信息，最大化地保證信息的安全[3]。第三，事業(yè)單位要利用信息審計技術(shù)和檢測技術(shù)，這種技術(shù)可以對檔案信息進行事后管理和監(jiān)督，同時還可以分析相關(guān)信息和信息使用者，了解使用者事是否存在竊密行為的具體特征，所以，事業(yè)單位在檔案管理中利用信息檢測和審計技術(shù)的時候，一定要考慮到該技術(shù)對檔案信息安全的防范，從而促使單位檔案信息保密工作技術(shù)水平的提升，保證信息的安全。

4）加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。眾所周知，標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化保證了大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位信息資源管理的有序進行。因此，事業(yè)單位需做好幾下幾點：第一，事業(yè)單位要統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行所有級別的檔案記錄管理服務(wù)，做好檔案資料的存儲、收集、管理，通過數(shù)字化、信息化，通過事業(yè)單位數(shù)字文件信息格式。第二，事業(yè)單位要健全檔案管理制度，檔案管理人員，需根據(jù)制度，在檔案管理中堅持堅持“統(tǒng)一的數(shù)字文件資源，標(biāo)準(zhǔn)化，長期可讀，易于共享的數(shù)據(jù)”的原則，并結(jié)合實際，制定檔案使用和搜索系統(tǒng)，規(guī)范檔案借用，保密等服務(wù)。為進一步規(guī)避事業(yè)單位檔案數(shù)字文件信息的篡改和丟失，保證事業(yè)單位數(shù)字檔案信息的完整性和真實性，還需加強檔案管理，規(guī)范檔案的歸檔和收集工作。另外，事業(yè)單位還要掌握先進的檔案管理理念，形成檔案管理的智能化，構(gòu)建數(shù)字驅(qū)動和計算化的電子檔案接收和管理機制，通過這樣的舉措，進一步優(yōu)化事業(yè)單位歸檔資源的能力。

3 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)技術(shù)高速發(fā)展的時代，事業(yè)單位對檔案需求的開始朝著個性化、多元化方向發(fā)展，但是隨著事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)的擴大和檔案信息數(shù)據(jù)處理難度的日益增加，基于此。這就對事業(yè)單位檔案鑒定、收集整理等工作提出非常高的要求。因此，事業(yè)單位要分析檔案管理存在的問題，并結(jié)合實際，提出做好檔案管理的工作的有效策略，提高事業(yè)單位檔案管理水平的提升，確保事業(yè)單位檔案信息化工作的有序開展，助推事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[3]張彤.大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）.