淺談工程監理資料信息管理

【摘要】工程監理資料信息化管理，是建設工程信息管理的重要工作之一，是建設項目管理“四控制、兩管理、一協調”中的一個重要環節，而監理人員在對在建項目進行事實監督、把控等一系列的管理過程，其實就是對監理資料進行信息化管理的過程。

【關鍵詞】監理資料;信息管理

以往的監理資料沒有形成統一的編碼規則，導致資料的利用率降低。而監理資料信息管理是指在建設過程中，將監理資料通過標準化的信息流通，使監理機構及時地、準確地獲得相應信息，為監理工程師有效控制目標提供基礎和依據，也可為工程質量事故等方面及時澄清監理單位責任，提供真實、可靠的證明材料信息。

1、監理信息特點

項目資料是在整個項目建設過程中產生的，是反映項目建設情況和規律的文件，屬于信息形式一種。監理資料具備著一般信息的特征，同時又有著自身的一系列特點，主要表現為：

1.1監理信息廣泛[1]。監理信息的資料來源于建設單位、承建單位以及建立組織內部的各個部門;來源于設計階段、招投標階段、實施階段等各個階段的各單位乃至各專業;來源于質量、投資、進度、合同等各個方面。

1.2信息量大。由于監理信息資料涉及面廣、協作關系復雜，使得監理工作信息量大。監理工程師不僅要對國家、地方等地有關的政策、法規、技術標準規范全面了解，而且還要掌握工程建設各相關方面的信息。既要熟知計劃的信息，又要把握好實際進度的信息，兼具兩者進行分析對比。

1.3動態性強[2]。監理信息資料管理的過程是一個動態的過程，大量監理信息都是動態的，同時要求所收集的信息要完整、準確、及時，因此監理工程師對項目也是實施動態控制。

2、監理資料信息分類

工程監理資料是項目建設過程最全面、最真實的信息反饋。為便于日常管理和查找方便，可依據監理、相關文件歸檔管理規范及其他相關監理文件管理規定對監理資料信息進行整理分類，大致可分為三大類：決策階段監理資料、設計階段監理資料、施工階段的監理資料[3]。由于現階段監理機構實施監管過程主要集中在工程項目的建設實施階段，故本文重點將施工階段的監理信息分類大致分為以下幾類[5]。

2.1合同類（A0）：a）委托監理合同;b）監理招標書、投標書、中標函;c）建設方和承包方簽訂的各類承包合同及相關的招投標文件。

2.2文件類（B0）：a）項目工程地質勘測資料;b）項目設計施工圖;c）設計變更和設計修改文件。

2.3記錄和會議紀要類（C0）：a）會議記錄本;b）工地例會會議紀要;c）圖紙會審（設計交底）會議紀要等紀要。

2.4項目監理部文函類（D0）：a）監理日志;b）監理規劃;c）安全監理規劃;等文函;

2.5建設方文函類（含建設方主管部門、政府管理部門）（E0）：a）建設方對施工方和監理方發出的各種文函;b）建設方的上級部門發出的有關本項目建設的各種指標、批文;c）各級政府有關管理部門發出的有關本項目建設的各種指標、批文和函件。

2.6施工方文函類（F0）：a）施工組織設計;b）安全與文明施工組織設計;c）危險源識別與控制方案等文件。

2.7質量類（G0）：a）測量放線資料;b）各類原材料、半成品、成品、構配件和設備的質量證明文件（三證）;c）需送檢的原材料、半成品、成品、構配件的“見證取樣單”等資料。

2.8收發文登記本（H0）：a）收到文件資料登記本;b）發出文件資料登記本。

2.9其他資料（I0）：a）工程項目所獲獎項及其證明文件;b）監理業務手冊;c）單位工程驗收證明文件。

3、監理資料信息標準化管理實施

對監理資料信息規范管理主要是對在監項目施工過程中的將相關監理信息進行標準、統一化記錄并儲存。為實現資料管理的規范化，需根據監理機構在施工過程中的具體工作內容制訂標準化的監理資料格式、內容、表格。結合上文中的監理資料信息分類，大致可將監理資料信息從表格信息、文件信息編碼、資料信息歸檔三方面進行標準、規范化處理。

3.1表格統一標準化

書面文件貫穿于整個監理日常工作中，為提高工作效率，需制定工程項目施工階段監理資料通用表，逐步對監理資料信息進行規范化、標準化、統一化科學管理。《建設工程監理規范》（GB/T50319-2013）[3]中明確規定了監理工作中的資料內容，而且將施工過程中的監理單位主要用表進行了規范化。但只是對監理的主要工作用表進行的統一，而在監理機構開展工作中需用到的表格還有很多，如監理會議紀要、監理臺賬、監理旁站記錄、安全檢查記錄表等工作表格。在日常監理工作中可經常對表格進行提煉，制定出提升自身工作效率的辦公用表及文件模板。在施工管理過程中，監理人員務必要求施工單位報審、報驗的相關表格應按照最新規范要求管理施工資料，針對同類資料使用統一的形式，對應及時更新監理表格形式。

3.2建立監理資料編碼

施工階段的監理資料種類多、信息量大、且較復雜。故合理監理科學的監理資料編號，使其規范化化更便于監理人員在能快速的對監理資料進行查詢、整理。

依據唯一性、規范性、系統性的編碼原則進行編碼。每份監理資料建立唯一編碼，即監理機構在工作過程中形成的文件表格等資料，資料的編號應保持連續性且不重復。一般可采用代碼+日期+數字的形式進行編碼：代碼表示監理資料的類別分項，日期以資料形成的年、月為編碼，數字碼根據資料的數量多少，確定采用2位碼或3位碼。資料編碼的設置應有利于監理人員及時對資料進行歸檔整理、查找和檢索，便于資料信息化管理

XXXX-XXXX-XXX

①? ? ? ? ?②? ? ? ? ③

①為監理資料類別和分項編號，見監理資料分類2.1-2.9

②為監理資料的形成年份和月份

③為監理資料流水號，根據同類表格、同類文件、按時間先后順序排列。

以某監理工程例會會議紀要的編號舉例如下圖所示

3.3監理檔案規范化

施工過程中隨著項目不斷進展，監理機構需要對不斷積累的資料進行及時整理，不允許拖延、后補的情況。監理資料應按類別、時間建立組卷，分類別存放保管，并編碼，以便于后期資料信息檢索追蹤。

項目監理機構在項目準備竣工驗收前，應通知公司技術質量管理部，對該項目的監理資料進行檢查。

工程項目驗收合格后，留存一份總監簽認的《單位工程竣工驗收記錄》原件。在工程竣工驗收后兩個月內，監理機構現將交城建檔案館資料裝訂成冊后，再由公司技術質量部門審核歸檔資料合格后，方可交給建設單位。總監理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內，組織機構人員根據相關歸檔管理辦法對在監項目的資料進行整理、編碼、立卷、裝訂，監理項目文件完整地送交技術質量部，由技術質量部按照《建設工程監理規范》（GB/T50319-2013）、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2014）和監理公司自身竣工資料先關管理規定，對形成的監理項目文件材料加以核查，合格后進行存檔。

4、以長沙市地下綜合管廊試點建設PPP項目監理資料信息管理為例

4.1項目監理資料信息的特點

長沙市地下綜合管廊項目是由政府方股東（包括部分相應的管線權屬單位）與社會資本共同出資建設的項目，即業主單位較一般項目多，使項目信息來源多，收集及整合傳遞資料任務量大;不同建設單位要求、思路及管理方式不一致，致使資料信息要求方式不一;該項目是國家重點項目，也是首批“地下綜合管廊”試點項目，對項目的質量管理、進度管理及成本管理要求嚴格，故對資料信息標準要求更高且傳遞信息速度要求更及時。因此，進行統一監理信息化管理很有必要。

4.2長沙地下綜合管理項目監理資料信息管理

4.2.1提升項目部人員的工作能力及團隊合作能力

所謂工欲善其事，必先利其器，所以要做監理信息管理的前提，必須監理機構人員先對規范、圖紙等監理資料信息諳熟于心。該項目監理機構，由總監理工程師帶領團隊成員，每周針對項目管控重點結合相關監理程序管理、資料文件歸檔管理進行PPT內部培訓匯講，通過各自不同的理解，進行互相學習交流，提升各自不足，加快信息交流。

4.2.2對本項目監理信息統一標準化

針對業主的不同要求，同時便于業主的及時高效溝通。在監管過程中提煉，且制定了統一的監理文件、表格的格式內容且對資料進行統一編碼，隨著項目資料不斷地積累，能及時高效的對項目資料進行整理歸檔。同時針對施工單位過程資料及時進行督促和檢查，避免資料缺失所造成不必要的后果。

該項目監理資料形成建立了：監理日報、監理周報、監理月報、監理例會紀要、監理通知單、監理聯系單、月監理指令整改臺賬、周安全檢查記錄表、收、發文臺賬、文件傳閱單、監理服務費計量申請表、每月項目形象進度完成情況表、監理費支付申請報告、質量月報、月施工單位資料檢查表等統一標準化的監理信息表格。

4.2.3及時有效的與業主進行溝通，保證項目實施進程

通過電話或信息網絡組建的溝通群，及時向業主對現場的進度、質量、安全等方面的情況進行匯報;無特殊情況，固定每周定期向業主報送將監理周報、監理例會、會議紀要及周進度情況表等紙質文件，其他特殊情況有緊急資料報送，根據實際情況進行調整。通過與業主的緊密高效的溝通，獲取業主的支持和肯定，保證工程項目保質保量的順利完成。

結語：

隨著時代的進步，建設工程的規模越來越大，信息含量越來越多，使資料信息管理的工作任務也越來越重。為了實現高效、快速的對資料進行管理，更好地為工程項目服務，傳統的紙質信息管理辦法即將淘汰。將資料進行信息標準化管理可實現資料快速、全面、準確系統的管理。

參考文獻：

[1]楊冠杰.濟南市建設監理企業誠信體系構建研究[D].[碩士學位論文].山東建筑大學管理科學與工程.2016.

[2]劉廣.戴昌鈞.知識工作程序化對生產率的影響——基于KIBS的實證檢驗[J].科學學研究.2013.31（12）：1872-1878.

[3]《建設工程監理規范》（GB/T50319-2013）

[4]《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2014）

[5]《中航工程監理（湖南）有限公司監理文件和資料管辦法》

[6]《中航工程監理（湖南）有限公司監理項目檔案辦法》

作者簡介：

黃曉明（1988.10-），女，碩士，工程師，研究方向：建筑工程管理。