信息技術在學校檔案管理中的運用策略

摘 要：新時期下隨著信息技術的快速發展，檔案管理活動也朝著信息化、電子化方向發展。在學校檔案管理中應用信息技術，可以有效提高檔案管理效果，能更好的發揮出檔案本身的價值，有助于學校檔案管理效果提升，因此在實踐中需中學學校要特別注重檔案管理中信息化技術的應用。

關鍵詞：信息技術;中學;檔案管理;運用

在中學管理中心，強化檔案管理可以為廣大師生提供增加豐富教學資料，同時也能增強學校的文化底蘊，具有十分重要的意義。將信息技術應用到學校檔案管理中，不僅可以實現學習檔案管理的智能化、電子化，還可以有效降低檔案管理工作難度，有助于學校檔案管理質量提升。

1 信息技術在學校檔案管理中的應用優勢

在學校檔案管理中注重信息技術的應用可以獲得良好的效果，其主要表現在：

1）提高檔案管理效率，在傳統的檔案管理中，主要是對紙質檔案進行管理，這對檔案管理人員來說無疑是一項很重的工作，耗時費力，同時還需要特別注重檔案的防火、防潮等。將信息技術應用到檔案管理 中，可以實現檔案資料電子化管理，極大的節省了檔案管理成本，提高了檔案管理效率。

2）便于檔案查閱，在以往的檔案管理中，由于檔案資料比較多，相關使用者在查閱相關檔案信息時，需要耗費大量的時間，同時還有可能找到很多沒有價值的檔案資料。而信息技術的應用，可以讓相關使用者直接檢索關鍵詞，從而快速找到自己所需要的檔案資料，降低了尋找檔案資料所耗費的時間，為檔案信息使用者提供了便捷的資料查閱服務。

3）拓展服務，在以往的檔案管理中，由于資料大多是紙質，使用者在借閱時會受到時間、地區的限制。而信息技術的使用可以構建一個數字化檔案平臺，使用者可以隨時登陸平臺來查閱自己所需要的資料。同時信息化檔案管理平臺也可以為使用者提供更加人性化的服務，而使用者也能上傳自己的資料，提高了檔案資料使用率。

2 中學檔案管理現狀

就目前而言，在中學檔案管理中，還存在一定問題，其主要表現在：

1）學校檔案閱讀率及管理效率比較低，對于檔案管理部門，涉及學校的所有信息，包括學校的日常動態及廣大師生的資料，可以說檔案管理部門是學校后勤中十分重要的一個部門，同時學校檔案管理部門的工作量也十分龐大。但是在當前學校檔案管理中，依然是以人力管理為主，而檔案管理人員精力有限，很難有效的對檔案資料進行收集、整理，這就造成了檔案管理效率比較低，進而影響到檔案查閱效果。

2）學校檔案維護更新難度大，在檔案管理中，檔案維護、更新是十分重要的工作內容，但是在實際中，人工操作是很難完成學校檔案更新維護工作的，極有可能出現檔案折舊、腐蝕、破損等情況，影響到檔案管理效果，同時也加大了檔案管理成本，造成了資源浪費。此外，在檔案管理中，還需要充分考慮到防火、防潮等工作，這也在一定成上加大了學校檔案維護更新難度。

3）檔案信息安全性不強，在學校檔案中，有一部分涉及師生的身份信息，這些信息必須做好保密工作，但是人非圣賢孰能無過，在傳統的人工管理模式下難免會出現一些漏洞，從而造成檔案信息泄露的情況，無法確保檔案信息的保密性、安全性，影響到檔案管理效果。

3 學校檔案管理中信息技術的應用策略

1）樹立全新觀念。在學校檔案管理中，如果沒有充分意識到信息技術對于檔案管理活動的重要性，那么很難將各項措施應用到實踐中。所以在實際中，學校相關領導必須提高對檔案管理的重視力度，要投入更多的資源在檔案管理中，并堅持與時俱進的原則，注重先進的信息化技術在檔案管理活動中的應用。樹立開放、合作的思維觀念，打造全新的檔案服務模式，實現檔案管理、服務的電子化與信息化。要特別注重檔案管理工作的改革創新，構建完善的檔案管理創新體系，確保學校檔案管理活動可以科學、有序的進行。

2）提高信息化水平。在實際中，信息技術在檔案管理活動中的應用并不僅僅是學校檔案管理部門的職責，還需要學校各個部門緊密配合。檔案部門要加強與信息部門的溝通，構建統一的數據管理中心，將所有檔案資料錄入到數據庫中，并對訪問者進行身份限制，注重檔案信息資料的保護。由于信息技術在檔案管理中的應用需要相應的計算機設備支撐，所以學校還需要確保相應信息設備的完整性，學校要加大對計算機信息設備的采購投入，結合信息化檔案管理要求，選購適宜的設備，并強化學校局域網建設，為檔案管理信息化開展提供良好基礎。

3）注重檔案分級管理。在中學檔案管理中，為了規范檔案管理活動，可以開展檔案分級管理活動。具體來說，可以將檔案資料分成兩種情況，一種是將材料目錄看做是基本編制，另一種是特殊檔案則需要利用計算機進行信息錄入。這樣就可以快速的掌握檔案材料分類序號，能提升檔案的錄入速度，同時也便于了使用者檔案信息檢索。此外，要注重檔案材料的及時歸檔，并制定嚴格的規章制度，包括檔案丟損制度、查閱制度、獎罰制度等，便于檔案管理活動的規范進行。

在實際中為了便于檔案使用者的查詢使用，要注重對檔案進行分門別類，并強化檔案之間的關聯性，這樣使用者在查找檔案時可以很輕松的找到與之相關的檔案資料，從而獲取相應的信息。檔案人員進行檔案資料歸檔前，需要對檔案進行科學的分類、排序，并按照其可利用程度、相關標準進行分級保管。同時檔案還需要按照可利用性、保密性實現分級管理，結合檔案重要程度來安排人力資源強度，從而提高檔案管理效果。

4）提高檔案管理人員信息素養。信息技術在檔案管理活動中的應用雖然有諸多優勢，但是對檔案管理人員來說卻是一個新的挑戰，其必須具備良好的計算機操作能力，所以在實際中，中學還應該注重檔案管理人員信息素養的培育。要結合當前檔案管理人員的綜合能力，制定相對應的信息化培養方案，定期對其進行信息化培訓教育，不斷提高檔案管理人員的計算機操作能力，使其可以熟練的應用計算機進行檔案管理，以此減輕檔案管理人員的工作強度，提高其工作效率，促進學校檔案管理水平提升。

4 總結

總而言之，做好中學檔案管理工作具有十分重要的意義，而從當期中學檔案管理實際看，還存在一些不足，這也在一定程度上影響到中學發展。所以在實際中，必須注重信息技術在中學檔案管理中的良好運用，借助信息技術的優勢，提高中學檔案管理效果，充分發揮出檔案資源的價值，為學校良好發展奠定基礎。

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作者簡介

陳可勝（1963-），男，漢，山東省青島市平度市，專科，助理館員，研究方向：中小學校舍檔案管理。