數字時代檔案數據化管理問題研究

武永帥

摘 要：時代不斷進步，技術不斷發展，對于檔案數據化管理工作也要進行信息化的建設。而在這樣的背景下檔案管理工作會暴露出許多問題。本文主要對檔案數據化管理問題進行研究，根據檔案信息化建設過程中面臨的主要問題提出針對管理的措施。

關鍵詞：數字時代;檔案數據;數據化管理

1 檔案信息化建設過程中主要面臨的問題

1）發展投入不到位。在數字化發展的時代下，數據管理的方法應用在檔案工作過程中需要充足的資源基礎。為了建設信息化的檔案管理就需要引進設備，技術以及人才。根據我國數字化檔案管理的現狀分析，了解到目前我國在技術方面的投入不充分，相比較下國內的設備以及技術都不夠先進的情況。因為信息化的檔案管理工作，需要有較高的現代化設備作為基礎才能夠完成信息化的檔案管理工作。對于硬件設施上，要完成數字時代下的檔案管理工作，首先就需要保證設施配置到位，主要應用的就是計算機以及相關軟件，所以硬件配置就是完成檔案信息化建設的一塊基石，沒有這塊基石鋪墊，很難完成整個檔案管理的建設。而實際上許多檔案機構對于設備的配置不夠先進，不僅會造成檔案管理效率低的情況，而且許多高難度的檔案管理工作無法進行數據處理。對于技術管理方面來說，數字時代下的檔案管理工作需要有許多專業能力，比如大數據處理、云計算等。而相關的檔案管理機構，對于檔案管理技術不夠重視，相關的技術人員嚴重缺乏在實際的檔案整理過程中，不能夠完成數字化時代的要求

2）部分缺乏專項管理制度支撐。因為檔案管理工作是一項復雜，繁瑣的工作，需要有相關的標準來規范管理人員的管理工作。制定具體的檔案管理工作制度來約束工作人員的管理工作。就目前的數字化檔案管理現狀來說，相關的管理機構對于檔案管理制度制定不完善，其中的具體內容缺乏規范性。通過對許多管理機構進行實際調查可以發現，不管是大規模的還是小規模的管理機構都存在著專項制度不夠完善的問題。這對于檔案管理工作來說，不僅會造成相關工作人員沒有規范的工作標準無法掌握工作要點出現工作失誤，而且對于機構的數字化建設來說也沒有相關的制度約束。沒有專項管理制度的支撐，很難進行檔案信息化建設，而目前許多管理機構都出現著缺乏專項制度的問題，這對信息化建設來說是重要的基礎工作。

3）檔案信息化建設力度不夠。要想發展檔案數字化建設工作，需要建設優秀的平臺。專業的檔案管理平臺，能夠為數字化建設做出巨大的貢獻，不僅能夠解決目前的檔案儲存問題，而且在一定程度上能夠提高工作效率。首先對于檔案的儲存支撐，許多落后的平臺都存在著儲存技術，以及儲存介質不合理的問題導致數據儲存嚴重不足的情況。其次，落后的平臺建設會出現儲存需求不足，對于檔案數據分布式儲存的實現也造成阻礙。除此之外，對于平臺功能方面進行分析不難發現，落后的平臺建設不僅會出現服務效率低，服務方式少，服務路徑窄等問題，而這些問題會造成檔案管理人員以及查詢人員數據獲取受到阻礙。總的來說平臺建設的落后嚴重影響了檔案管理數字化建設。

4）安全保障不足。數字化檔案管理工作最大的特點就是信息交流性更強，信息共享資源已經成為當下最容易獲取的資源，所以在檔案信息化建設過程中會出現一定的安全問題。在實際的檔案建設過程中，首先要考慮的就是數據安全問題。在信息化不斷發展的背景下，許多檔案管理機構最常見的問題就是檔案數據安全問題。通過對許多家機構的實際案例分析發現，許多問題都是由于檔案管理市場不完善造成的，沒有保障網絡環境安全的情況下進行交易，很容易造成數據管理泄露的問題。其次，對于網絡這樣的虛擬模式來說，很難辨別對方的真實性，所以很容易出現數據管理安全問題。再者，就是相關的技術不先進。考慮到檔案管理安全問題需要進行數據安全加密工作。由于時代不斷發展，信息化技術也不斷的進步，對于落后的安全加密技術來說，其對數據的保護能力已經不能夠達到現代化數據的要求，沒有先進的加密技術對數據進行保護很容易造成數據被盜取的情況。

5）檔案信息服務相對落后。進行檔案管理工作過程中，就要全方位的收集相關檔案，進行系統化的歸納與整理。因為時代的發展，許多紙質版的檔案都轉化為通用的電子檔案，這樣方便了檔案的收集工作，但是許多工作人員也不能夠很好地完成檔案收集工作，這樣嚴重影響了檔案信息的全面化，不能夠很好地完成檔案信息服務工作。而檔案信息服務相對落后的主要體現除了收集工作不到位以外，也存在著整理歸檔工作的問題，在完成收集檔案工作后進行資源開發。而開發的深度不足，對檔案數據的轉化也沒有及時完成，造成電子版檔案使用不廣泛的問題。總的來說檔案服務相對落后的主要表現是檔案的內容單一，數字化轉換落后，服務效率低下等問題。

2 數字時代下實現檔案數據化創新管理的路徑

1）加大投入形成合力。根據我國檔案管理的現狀來說，需要相關的機構加大對檔案管理技術以及設備的投入。國家以及相關政府基于資金技術等方面的支持。多方力量的加大投入，形成合力全面促進數字化的建設。得到各方的資金投入后，首先就要改善數據處理的硬件設備，再根據相應的技術人員，使用大大提高檔案管理效率。

2）完善制度，確立規范。完善相關的檔案整理工作確立制度的規范性。對相關的檔案管理人員提出規范性工作標準，嚴格的服從制度，保證工作質量。對相關制度進行完善時，要有科學性的依據合理規定數據化管理工作的標準，明確相關的管理人員職責。其次，就是對具體的管理工作不斷進行優化通過實際工作過程中發現的問題進行相應的制度安排，確保每一項工作的規范性，從而提高檔案數據化管理的建設。

3）加強檔案的信息化建設。（1）建立智慧檔案數據庫。在實際的檔案服務工作需要對大量的數據進行收集，而數據收集處理要求也不斷增高，所以建立智慧檔案數據庫，通過數據化的手段來完成檔案管理工作，減輕相關人員的工作壓力。具體的檔案數據庫建設工作需要積極收集信息，確保信息真實性后，再進行相關的檔案分類工作，明確每一份檔案的編號提高精確性。要對檔案歷史數據及時進行轉化，也要對數據庫的檔案進行及時更新。在對檔案庫進行整理時，也要確保數據安全。在對檔案數據庫建設過程中，也要廣泛征集群眾的意見并且充分采納，來完善相關的資源處理工作。這不僅能夠提高檔案信息化的建設也能夠提高服務效率。（2）建立檔案管理數字化平臺。上文提到落后的平臺對檔案數字化管理建設有嚴重的阻礙。所以加強數字化平臺的建設通過對數據管理工作的分析了解到資源轉化問題的缺點，其次，對于檔案信息共享性的需求等許多問題綜合分析完善平臺的建設提高平臺的服務功能，為檔案數據化管理建設打下基礎。（3）加強電子檔案的安全管理。對檔案進行收集整理都會出現泄露的問題，要想加強電子檔案的安全管理，首先就要求管理人員使用的硬件設備網絡系統穩定，其次加強安全保護技術，對一些重要文檔進行加密保護。除了權限設置以外，也要防止病毒入侵通過防火墻的安全技術檢測，減少非法入侵竊取文檔信息的行為。

3 結束語

在大時代的需求下，檔案信息化建設存在的許多問題也逐漸顯露出來，通過對問題進行深入的分析，提出相應的創新路徑。確保了檔案數據化管理規范性，提高管理效率，為數字時代下檔案數據管理發展打下基礎。

參考文獻

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