信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新探討

張玉玲

摘 要：為促進企業發展獲得更多支撐力，本文對信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新進行論述。首先對企業檔案管理與服務模式創新的重要性進行分析，包括可為企業的發展提供動力支持、可有效促進企業文化建設工作落實等。其次，對列舉了信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新路徑，如提升檔案管理制度完善力度、配置檔案管理信息系統、科學創新檔案管理機制。

關鍵詞：信息化環境;企業檔案管理;服務模式創新

信息時代的到來，企業獲得了更多的發展機會同時，也將面臨更加嚴峻的挑戰。因此，企業想要在激烈的市場競爭中獲得更多發展機遇，應在信息環境下革新檔案管理與服務模式，保證企業可以獲得更多內部支持動力。

1 企業檔案管理與服務模式創新的重要性

1.1 可為企業的發展提供動力支持

伴隨我國市場經濟體制的不斷深化，企業在市場競爭中面臨的壓力越來越大。因此如果想要占據更多市場份額，擁有更強大的發展實力，企業就必須努力擴展自己的經營規模。如此，企業內部管理的檔案信息數量也會不斷增加、種類不斷豐富，為了防止企業的基礎管理工作出現水平下降情況，企業必須對當管理與服務模式進行創新，提升此項工作的信息化水平，最大資源背后的價值進行全面開發，保障企業的實際運行管理效果。信息環境下的檔案管理與服務模式創新可以幫助企業對市場動態變化進行有效掌控，并及時根據市場發展態勢制定企業發展戰略。

1.2 可有效促進企業文化建設工作落實

企業在實際發展過程中，除了要具備較強的經濟實力以外，內部管理工作同樣占據著非常重要的地位，尤其是其中的文化樹立與宣傳工作，屬于現代企業發展的重要內部動力。而檔案信息則是這些文化保存和延續的重要載體，因此借助信息技術，檔案管理工作的效率將會得到有效提高，保證這些文化能夠更加高效、完整的保存與發展下去。與此同時，企業的優秀文化得到有效保存與傳承后，能夠讓企業的發展擁有強大的內部支撐力。尤其企業的員工，在實際工作中認同企業的文化，產生較強的價值認同感，就能夠在自身的崗位職責中。承擔更多責任、發揮更大價值。

2 信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新路徑

2.1 提升檔案管理制度完善力度

信息時代發展背景下，各個行業的工作落實運行模式發生了翻天覆地的變化，企業的檔案管理工作也不例外，各項管理服務工作借助信息技術進行優化升級。首先，為了讓企業的但管理工作落實更加有效，信息化程度更高，企業必須制定相應的管理制度，保證各個環節的工作可以穩定開展，同時，相關崗位職責人員還要依據企業當前發展的規模與狀態進行制度條例擬定，配合出針對性的檔案管理流程與規范。無論是檔案信息的收集、分類、存檔還是使用，都應該以制度化的形式予以落實。其次，在檔案管理制度擬定中，還應注重管理條例的完善，保證責任可以落實到人，并配合完善的監督與獎懲制度，防止工作落實過程中出現任何投機取巧、敷衍了事的態度。一些較為重要的檔案信息在儲存與使用過程中需要得到專崗人員的有效監控，一旦出現問題，應立即進行責任追究，起到以儆效尤的作用，保證檔案管理工作人員在實際任務執行與落實中可以對自己的行為進行嚴格要求與規范，保證檔案管理工作持續維持在較高的水平之上。

2.2 配置檔案管理信息系統

與時俱進地完善信息化建設，能夠保證檔案管理工作持續維持在一個較高水平之上。與此同時，也可以更加迅速的適應現代社會的動態性變化。革新與優化傳統的檔案管理模式，最為直接的方法就是借助信息技術進行信息化管理系統建立，此項工作落實中還有一些細節需要得到工作人員的重視，例如傳統檔案的資料記錄與儲存，通常是以紙張上進行的紙質化的檔案信息儲備，不僅繁雜、工作量也大。因此，建設信息化管理系統能夠讓這些信息得到有效的數字形式轉化。只是在檔案信息的數據庫錄入過程中，管理工作人員需要對信息進行分類、然后設置權限，保障信息可以得到分類管理的同時，也讓其在實際儲存于應用過程中更加安全。還可設置訪問秘鑰，擁有權限的人才可以通過密碼與賬號登錄，對檔案信息進行訪問與使用。同時，系統也會對訪問人員的瀏覽信息與路徑進行記錄，保證后續如果出現問題，可以直接將責任落實到人，防止出現管理混亂或是權責不清的情況。與此同時，為了讓大信息管理系統可以更加安全有效地為檔案信息產生者于使用者進行服務，管理技術人員還要對系統進行定期檢查維護、優化升級，讓系統可以因勢而變，為檔案管理工作的高效落實提供技術保障。

2.3 科學創新檔案管理機制

時代處在不斷地運行發展過程中，因此，社會中的各項體制與工作也需緊隨時代潮流進行不斷的機制完善與創新。尤其在現代企業的運行管理實踐過程中，任何部門與崗位都會在實際的運行中產生信息，這些信息則會成為記錄企業發展的檔案，尤其是不同部門之間的溝通與協作、業務變換、人才引進等，都必須將產生的信息進行實時記錄，并進行統一歸納、整理、存檔在企業的檔案部門中。企業在對這些當信息進行收集管理時，一個最為普遍的問題是此項工作往往只由檔案管理部門參與或承擔，這種工作現狀會限制檔案信息價值的有效發揮。因此，為了讓更多的企業部門參與到檔案信息的收集管理過程中來，在信息技術的支持下設置檔案信息資源共享機制，能夠讓此項工作實現的更加高效、全面。這不僅能夠讓每個部門都與檔案部門之間產生更加緊密的聯系，還能保證信息共享的水平更高。如此，也是保證檔案管理與服務工作創新的重要路徑。

同時，企業內部的管理水平將會得到有效提升，各個部門之間的聯系也會得到鞏固。檔案管理部門的服務與指導作用將會對其他部門產生更大的影響，保證企業的檔案管理工作能夠為企業的各項決策產生更大的支持作用。企業中的管理工作人員還應該對檔案信息的資源價值進行充分認識，最為重要的一點是，企業的管理者必須從觀念意識上進行轉變，認識到檔案信息能夠給企業運行發展帶來的影響，在信息技術的全面影響下，企業內部管理工作信息化水平越來越高，同時也會朝著智能化方向發展，企業如果想要在激烈的市場競爭中擁有更多實力，就必須全面提升檔案信息資源的價值發揮水平，讓企業的管理決策更加正確科學。

3 結語

在實際的企業檔案管理與服務模式創新工作中，相關工作人員必須及時學習信息方面的相關技術理論與知識，提升自己的信息技術駕馭能力，有效提升檔案管理工作信息化水平，讓檔案管理與服務工作發揮出更強大的決策指導作用，促進企業的長遠可持續性發展。

參考文獻

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