智慧校園背景下益陽市高校教師人事檔案信息化管理研究

李煜

摘 要：在智慧校園背景下，本文以湖南城市學院教師人事檔案信息化管理為例，分析高校教師人事檔案信息化管理的意義、存在的問題和解決策略，希望更快促進智慧校園建設(shè)，更好體現(xiàn)教師人事檔案的價值，使教師人事檔案為教書育人、新時期教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高校教師人事檔案;檔案信息化

基金項目：益陽市社科課題：“智慧校園”背景下益陽市高校教師人事檔案信息化管理研究（項目編號：2019YS060）。

根據(jù)國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010～2020年）《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011～2020年）》，高等教育信息化建設(shè)的核心任務(wù)之一是建設(shè)面向服務(wù)的以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園。智慧校園主要指高校為了給教職員工和學生們提供工作和生活便利，在日常教學、管理工作中科學地運用信息化手段，普及信息化服務(wù)。雖然我國高校智慧校園在很多方面取得了一定成績，但是存在的問題也不容忽視。高校教師人事檔案信息化管理是智慧校園建設(shè)的一個重要部分，但進度緩慢，面臨著各種沖擊與挑戰(zhàn)。

1 智慧校園建設(shè)與高校教師人事檔案信息化管理之間的關(guān)系

1.1 高校教師人事檔案信息化管理的意義

高校教師人事檔案記載了教職員工身份、學歷、工作經(jīng)歷等多方面信息，跟個人工資待遇、組織關(guān)系等密切相關(guān)，具有法律效用，起著重要的憑證、依據(jù)和參考作用。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式存在易損壞丟失、易涂改等問題，已經(jīng)不再適應(yīng)信息化時代發(fā)展的需要，高校教師人事檔案信息化管理順應(yīng)時代潮流，具有重要意義。第一，高校教師人事檔案作為人事工作最基礎(chǔ)、最重要的內(nèi)容，其信息化管理可以促進高校人事工作的快速發(fā)展，高校教師人事檔案詳細、真實的記載了教職工的信息，從人事檔案中可以了解不同教職工的詳細背景及經(jīng)歷，根據(jù)他們檔案記載的情況進行合理的崗位調(diào)配和人才優(yōu)化配置，有利于建立一個人盡其才、才盡其用、用盡其能的用人機制和氛圍;第二，科技與社會的發(fā)展豐富了檔案的載體形式，高校教師人事檔案信息化管理能極大提升工作效率，推動高校信息化建設(shè)步伐，促進高校盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

1.2 智慧校園建設(shè)與高校教師人事檔案信息化管相輔相成

教育部于2018年4月印發(fā)了《教育信息化2.0行動計劃》，其中指出教育信息化要緊密圍繞立德樹人，廣泛運用智能技術(shù)來推進“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化、個性化、終身化的教育格局，著重強調(diào)開展數(shù)字資源建設(shè)和智慧教育創(chuàng)新發(fā)展行動。智慧校園建設(shè)需要緊密服務(wù)于高等教育立德樹人這個根本任務(wù)，精準服務(wù)于學校人才培養(yǎng)的目標，高校教師人事檔案信息化建設(shè)有利于優(yōu)化教師配置，推動人才培養(yǎng)。信息資源服務(wù)的支撐及學校各個部門的通力合作是建設(shè)智慧校園的必備條件，檔案部門責無旁貸。高校教師人事檔案記錄了教職員工的成長過程，是建設(shè)智慧校園的重要信息支撐。為更好開發(fā)利用人事檔案信息數(shù)據(jù)，促進智慧校園發(fā)展，高校教師人事檔案工作應(yīng)以智慧校園建設(shè)為契機，著力提升其信息化管理程度。

2 益陽市高校教師人事檔案信息化管理現(xiàn)狀分析——以湖南城市學院為例

2010年，中組部率先實現(xiàn)中管干部人事檔案信息化管理。由國家檔案局制定的《干部人事檔案信息化技術(shù)規(guī)范》于2017年7月作為國家標準正式頒布實施，這是全國干部人事檔案信息化工作國家層面的指導，也是高校教師人事檔案信息化管理的全國標準。目前益陽市高校教師人事檔案信息化管理存在如下幾個方面的問題：

2.1 信息化管理水平不夠高、標準不規(guī)范

許多高校忽略了對教師人事檔案進行信息化管理，工作仍停留在傳統(tǒng)的手工操作階段。已經(jīng)實施教師人事檔案信息化管理的部分高校采用的軟件系統(tǒng)、管理模式及信息化標準各不相同，以至于高校教師人事檔案信息化缺乏規(guī)范的標準，不可能實現(xiàn)信息化資源共享及真正意義上的信息化管理。盡管湖南城市學院安裝了干部人事檔案管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)主要用于人事檔案目錄及基本花名冊錄入，無法進行具體信息查詢和檢索。花名冊信息共享程度不高，部門及學院對非本部門和學院的人才了解不夠全面，教師人事檔案沒有很好地發(fā)揮作用。

2.2 信息化建設(shè)任務(wù)重、相關(guān)從業(yè)人員能力有限

因為高校教師學歷層次高、職稱評定次數(shù)多等原因，紙質(zhì)人事檔案材料極其豐富，需要投入巨大的人力、物力和財力開展信息化建設(shè)，但目前很多高校從事人事檔案管理工作的人手不足，有些非檔案相關(guān)專業(yè)，計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)水平不夠高，一定程度上阻礙了人事檔案信息化發(fā)展。湖南城市學院檔案庫房有1千余本教師檔案，1名人事檔案管理員，盡管配備了電腦、掃描儀及復印機，教師人事檔案數(shù)據(jù)化處理任務(wù)艱巨。

3 高校教師人事檔案信息化管理策略

3.1 加強對教師人事檔案信息化管理的重視

在智慧校園建設(shè)過程中，校領(lǐng)導應(yīng)加強對教師人事檔案信息化建設(shè)的投入。首先是要加大資金投入，配齊基礎(chǔ)設(shè)施，制定相應(yīng)的管理制度;其次培養(yǎng)高素質(zhì)、復合型的人事檔案管理人員，不僅要求管理人員加強業(yè)務(wù)知識、學習計算機及相關(guān)管理系統(tǒng)的運用，而且要求具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德，在掌握過硬工作技能的同時嚴格保守檔案機密，通過宣傳、培訓等方式提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量;最后轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強各類檔案信息化管理意識，增強教職工對收集并及時提交個人人事檔案的意識。

3.2 完善教師人事檔案信息化管理基本內(nèi)容建設(shè)

教師紙質(zhì)人事檔案材料包含十類材料，信息覆蓋面廣。科學合理的高校教師人事檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)包含檔案在線查閱、零散材料提交審核、業(yè)務(wù)管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化及個人信息補充采集這幾個部分。建議請專業(yè)的第三方機構(gòu)根據(jù)學校發(fā)展及人事檔案工作需求，建立一個便于操作、能為不同的學院、部門和人群提供信息服務(wù)的教師人事檔案信息化管理系統(tǒng)。

3.3 確保教師人事檔案信息化管理的安全保密性

檔案工作必須做好安全保密工作。第一建立嚴格的信息化管理制度，嚴格設(shè)置和授予操作權(quán)限，比如院系相關(guān)人員僅能查詢本院系教師信息，對其他院系和部門教師的信息沒有查詢權(quán)限;第二加強網(wǎng)絡(luò)安全，請專業(yè)人員對網(wǎng)絡(luò)、文件等進行安全保密設(shè)置，筑牢防火墻，安裝有效的殺毒軟件，杜絕泄密、數(shù)據(jù)丟失等不良情況的發(fā)生。

4 結(jié)語

高校教師人事檔案是重要的信息資源，在智慧校園環(huán)境下，教師人事檔案信息化管理是必然趨勢，也是一個循序漸進的過程。作為一項長期且復雜的工作，高校教師人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)獲得更加廣泛的重視，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變管理理念、主動學習先進技術(shù)手段、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式、積極融入到智慧校園建設(shè)中，才能推動教師人事檔案信息化的早日實現(xiàn)，讓教師人事檔案對學校各項發(fā)展發(fā)揮最大的作用。

參考文獻

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