檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐及思考

石艷芳

摘 要：在當(dāng)前社會迅速發(fā)展的形勢下，檔案工作中的信息化管理是社會發(fā)展的決定性因素，在社會的服務(wù)方面可以將檔案工作進(jìn)一步提高。檔案信息化、數(shù)字化處理已經(jīng)成為未來檔案工作發(fā)展的趨勢。在技術(shù)創(chuàng)新的時代，更需要加快檔案制度規(guī)范的建立和完善，使檔案信息化建設(shè)在理論和制度保障下，更好更快地健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)化;建設(shè)

近年來，互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展和廣泛運(yùn)用，為檔案信息化建設(shè)提供了成熟的技術(shù)條件。在我國諸多單位中，尤其是檔案信息建設(shè)方面工作進(jìn)行了改革，加大了投入力度，對檔案建設(shè)工作提供了諸多便利。比起傳統(tǒng)的檔案建設(shè)方式，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)方式的不足，使檔案建設(shè)的水平上升到一個新高度，也促進(jìn)檔案建設(shè)工作穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案信息化的概念

檔案信息化的概念就是通過國家檔案管理部門的規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)以及組織過程中，在管理檔案的過程中進(jìn)一步處理信息資源，管理當(dāng)前發(fā)達(dá)的信息以及利用網(wǎng)絡(luò)等資源的服務(wù)等開展工作。另一種方式來講，就是管理的模式要將重點(diǎn)放在保管檔案的實(shí)體項(xiàng)目上，主要形式是努力建設(shè)檔案的數(shù)字信息，同時要將重心轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?wù)上去。

2 檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的問題

2.1 檔案儲存的保密性難以保證

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)安全也存在很大的威脅，檔案文件的儲存存在很大的安全隱患，保密性就成了重點(diǎn)問題。對于電子文件來說，不具有固定的形式，特定的字體以及簽名等，由于特殊標(biāo)記的缺失，資料很容易被修改，且修改起來比紙質(zhì)文件還方便，保密性很難被保障，嚴(yán)重威脅著公安部門的信息安全。

2.2 缺少專業(yè)的檔案建設(shè)人員

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，檔案的儲存、管理是多種形式的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大不同，儲存技術(shù)存在很大的差異。對檔案信息進(jìn)行建設(shè)時，習(xí)慣于傳統(tǒng)模式的工作人員，往往學(xué)歷較低，知識面也比較窄，對檔案知識缺少系統(tǒng)性的培訓(xùn)，未能跟上現(xiàn)代化的腳步。如果只是懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，又或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，在檔案的建設(shè)原則、理論上的經(jīng)驗(yàn)有所不足是不能做好的，因此，檔案建設(shè)人員既要懂得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，又要掌握現(xiàn)代檔案建設(shè)的相關(guān)知識。

2.3 檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)十分緩慢

檔案建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜又繁重的工作，要整理的資料很多。在傳統(tǒng)的工作模式中，只是對紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，不僅丟失的概率很大，也形成了浪費(fèi)現(xiàn)象。如今，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)不斷發(fā)展，我們又迎來了數(shù)字化的時代，但是，檔案建設(shè)工作還未能跟上社會的步伐，發(fā)展速度緩慢，電子文檔還未能有效取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，信息建設(shè)也未能受到高度的重視，這就影響了檔案建設(shè)水平的提升，也存在很多的漏洞。

2.4 體系不健全

和其他國家相比較，我國在檔案信息化建設(shè)方面還沒有較為健全的體系，這就形成可一定的差距，滯后的立法工作使得一些標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)存在困難，所以就使得已經(jīng)出現(xiàn)的體系和標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)實(shí)之間協(xié)調(diào)不好的現(xiàn)象。

3 檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 提升服務(wù)意識

對著當(dāng)前社會中日益深入人心的信息化建設(shè)，未來的檔案管理服務(wù)也會被自助式替代，這已經(jīng)成為人們的主流現(xiàn)象。人們對于檔案資源的進(jìn)一步需求，也會增加臨時的閱讀需求。這種臨時的需求主要分為反應(yīng)性和主動性兩種類別，反應(yīng)性主要是人們?yōu)榱搜芯空{(diào)查而查閱檔案，主動性指在用戶需要查閱檔案之間就已經(jīng)將答案準(zhǔn)備好的需求。所以，檔案信息化管理的服務(wù)意識是檔案部門最基礎(chǔ)的對策，也體現(xiàn)了信息化檔案建設(shè)的優(yōu)勢。

3.2 制定合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在制定檔案信息的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時，首先要保證其科學(xué)性，符合國家的各類標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。在標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)中，要充分結(jié)合公安部門檔案的實(shí)際情況、管理特點(diǎn)等，對歸檔材料要嚴(yán)格把關(guān)，科學(xué)規(guī)整，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價值。此外，檔案管理制度要定期進(jìn)行修改，檔案工作人員位責(zé)任制也要清晰明確，這樣能保證檔案信息的規(guī)范化管理。

3.3 統(tǒng)一原則

我國進(jìn)一步實(shí)行檔案信息化建設(shè)主要是想將這些信息資源進(jìn)一步聚集起來，形成社會資源共享的良好態(tài)勢，就可以更好地為人民服務(wù)，為社會以及各機(jī)關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。所以，在當(dāng)前這個關(guān)鍵時刻，就要在檔案管理方面形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃以及規(guī)范等，將各自為政這種現(xiàn)象進(jìn)一步取消。將工作的基本特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)一步把握好，形成一定的原則，這樣才能更好地開展信息化建設(shè)。堅(jiān)持將開發(fā)檔案信息放在首要位置，將文檔管理形成統(tǒng)一的、協(xié)調(diào)的管理方式，同時要確保網(wǎng)絡(luò)的安全性。

3.4 做到“3個并重”

隨著當(dāng)前不斷加深的信息化，檔案建設(shè)也要走出傳統(tǒng)的老套管理，要梳理創(chuàng)新的形象，將創(chuàng)新和改革進(jìn)一步提高，做到“3個并重”。首先是將硬件和軟件并重建設(shè)。將應(yīng)用管理和軟件的跟進(jìn)進(jìn)一步提高，提高工作人員自身的素質(zhì)，這就能更好地發(fā)揮檔案信息化的成效和效益。在建設(shè)硬件之后也要更好地培訓(xùn)員工素質(zhì)，進(jìn)一步進(jìn)行輔導(dǎo)，創(chuàng)造良好的氛圍和環(huán)境，這就可以解決員工不適應(yīng)的現(xiàn)象。其次是將職能調(diào)整和資源整合并重。科學(xué)地整理資源和檔案的分類、收集、利用以及更新，將部門之間的封鎖和壟斷進(jìn)一步打破。在保密原則下，將可以對人們公開的資料、數(shù)據(jù)以及政策等檔案進(jìn)一步整合，將人們查閱的最大效益發(fā)揮出來。再次是防范和拓展相結(jié)合。將共享信息、管理虛擬系統(tǒng)以及安全的維護(hù)放在首要的位置，在拓展建設(shè)信息化資源的同時，將網(wǎng)絡(luò)安全以及防止電子病毒侵入的有效措施進(jìn)一步實(shí)施，同時要采取防范措施，消除信息安全隱患，這樣就可以可靠并且安全地確保檔案信息化建設(shè)有效發(fā)展。

通過完成文書檔案數(shù)字化加工處理和檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案一體化綜合管理，建立一套完整的電子化文書檔案管理流程，方便業(yè)務(wù)、工作人員快速檢索、打印、查閱檔案，為城市執(zhí)法大隊(duì)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，加快檔案信息化的建設(shè)步伐，為早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)奠定可靠數(shù)據(jù)和技術(shù)基礎(chǔ)。我們要清醒地認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的飛速發(fā)展對行業(yè)變革的影響，找準(zhǔn)差距，絕不能以狹窄的眼光關(guān)注檔案工作的開展，要充分提高對檔案的價值認(rèn)識，提高檔案管理人員的信息化水平，不斷加強(qiáng)自身對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提升駕馭新技術(shù)、新模式的能力。

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