探討機關單位檔案信息化管理中的問題與對策

摘 要：檔案信息化管理工作對機關單位的發展有著重要意義。本文針對機關單位檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施，旨在為相關工作人員提供可參考的理論性依據，進一步提高檔案管理工作的質量，使檔案管理工作更好地服務于事業單位的發展。

關鍵詞：檔案信息化管理;軟件開發;信息系統

隨著信息技術、網絡技術的不斷運用和發展，檔案信息化管理也逐漸成為機關單位文檔管理的重要形式。但在信息化管理過程中，仍然存在如管理制度不完善、技術水平有限，信息安全系統不健全等問題，需要管理人員根據實際情況，提出合理的解決對策，為機關單位的發展提供準確的信息服務。

1 機關單位檔案信息化管理中存在的問題

第一，檔案管理工作不夠重視。部分機關單位管理者對檔案工作性質認識不夠全面，忽視了檔案信息化管理的重要性，使檔案信息比較散亂，缺少統一管理，造成管理工作難以進行。

第二，信息化管理制度不完善。部分領導對檔案管理工作的重視度不夠，也未健全信息化管理制度，在檔案管理中，工作人員因缺少相關的規章制度作為參照的依據標準，使管理工作不能順利地進行。

第三，信息化的管理水平不高。因信息化管理軟件的老化，管理設備和技術水平的落后，加上缺乏專業技術人員的指導，使檔案信息化管理工作中存在各種風險問題，極大降低了檔案管理的質量。

第四，管理人員專業素養較低。檔案信息化管理工作需要工作人員具備一定的專業素質，我國機關單位檔案管理中缺乏專業的管理隊伍，檔案管理人員的業務水平普遍不高，缺少新技術的應用，使檔案管理工作的開展受到制約。

第五，缺少信息管理安全意識。科技水平的進步為管理工作者帶來了很大的便捷，同時也帶來了病毒和風險，一些不法分子正是利用信息系統存在的故障，采用非法方式盜用重要信息，給機關單位的管理工作帶來了很大的困難。

2 機關單位檔案信息化管理中現存問題的對策

1）重視檔案信息化管理。做好檔案信息化管理工作對于機關單位的發展十分重要。針對當前部分領導干部對于檔案信息化管理的認識程度不足，對管理工作的不夠重視等問題，需要相關部門加強對信息化管理的宣傳工作，充分利用現代傳媒、信息技術，網絡技術等方式，開設有關信息管理的宣傳專欄，通過媒介工具使人們對信息管理技術有更加全面的認識和了解。加強對檔案信息管理人員的思想工作，使檔案工作人員樹立正確的管理理念，嚴格按照機關單位的規章制度履行自己的工作義務，根據當下的情況對信息化建設中所需要的資金、設備、制度深入分析，對不同業務的檔案資料進行細化管理，提升工作的時效性。同時，需要強化檔案管理人員的服務意識，利用先進的信息化管理技術和服務方式充分發揮檔案管理的作用，為人們提供準確的信息。機關單位重視檔案信息化管理，避免檔案工作趨于形式化，充分認識到檔案工作的性質和重要性，能夠保證管理工作的順利開展，提升機關單位檔案管理工作的質量和效率。

2）完善信息化管理制度。檔案信息管理工作包括多個環節，如對信息采集、收錄、分類等等，在對信息進行管理時，需要工作人員注意反復審核，避免因其中某個環節出現差錯導致信息結果出現誤差，帶來不必要的損失。因此，要求相關部門完善檔案信息化管理制度，為管理人員進行信息管理工作提供參考依據和保障。首先，在收集檔案信息時，要嚴格按照機關單位規定的規章制度，確保文件信息的廣泛性、完整性、準確性，根據信息的主要內容進行文件歸納，在收錄信息文件過程中，管理人員要根據文件的類型進行有差別的分類收錄，保證收集檔案的科學性和規范性。其次，機關單位因所統計的科室較多，信息量大，需要各科室加強協作，避免信息過于分散化，對信息進行整合管理，確保存檔的信息可以及時調用，提高了管理的時效性。最后，相關部門要做好檔案的保存工作，采用建立檔案室和密封保存等方式，做好對歸檔的檔案信息的記錄工作，保證信息的保存地安全可靠，避免信息被泄露或是盜用。

3）提高信息化管理水平。機關單位在進行檔案信息化管理過程注重對管理軟件的開發和利用，能夠有效地提高信息化管理水平，提升檔案信息化管理的質量。在進行檔案管理工作時，管理人員要樹立正確的信息化理念和服務意識，達到檔案管理工作的要求和標準，推進機關單位建立和健全信息管理體系，重視對檔案管理工作的投入。在管理工作中樹立創新理念和發展意識，引進先進的信息管理技術，提高對信息的處理和信息管理水平，注重對相關技術軟件的開發和使用，及時修整和淘汰落后的技術軟件，采用新技術開發和推廣新的管理軟件，進行信息管理的優化整合。在對管理軟件進行研究和開發時，要注重適用于不同類型、不同層次以及不同管理人員的需要，根據單位的工作特點和工作性質研發適合本部門管理的軟件。同時，控制檔案信息化管理軟件在國家檔案管理標準范圍內，如果超過規定的范圍，可能導致信息管理的分散，造成檔案信息的遺漏和不準確，需要研發人員注意信息化管理軟件開發的可靠性、準確性和統一性，提升機關單位檔案信息管理水平。

4）提升管理者綜合素質。機關單位檔案管理工作的質量和效率很大程度上與管理者的綜合素質有關，尤其在當下數據信息化階段，檔案管理人員需要不斷學習先進的信息管理技術，提高專業技能水平和業務能力，以此充實自己的信息管理經驗。因此，需要機關單位的領導加以重視，注重對管理工作者的培訓工作。根據管理人員的實際需求，開展技能強化訓練和綜合素質培訓活動，提高工作者的檔案管理意識。此外，加強對檔案管理人員信息化技能方面的提升，通過知識培訓，增強工作人員的信息技術，使從業人員更快地適應檔案管理工作。機關單位應格外注重對人才的培養，建立信息化管理的骨干隊伍，通過績效考核的制度充分調動員工參與管理工作的熱情和積極性，增強工作者的自我約束意識，強化專業技能，提升檔案管理者的綜合素質，為機關單位的管理工作提供人才支持，能夠有效地提高管理工作的水平。

5）注重信息系統的安全。保證檔案信息系統的安全性是機關單位檔案信息化管理工作的重要環節。需要相關技術人員在檔案信息化管理過程中，通過網絡實時監控信息系統的運行情況，一旦發現出現黑客入侵和病毒故障的問題，及時采取有效的措施，維護信息系統正常運作，防止信息被泄露，降低風險損失。也要求信息管理工作者對系統故障和網絡問題有充分的了解和認識，針對信息安全問題制定合理可行的應對措施。為保證機關單位檔案信息化管理工作的順利進行，從業人員應加強對技術軟件和基礎設施的檢查和運用，充分利用監控設備、錄像機以及掃描儀等設備提高檔案管理的質量，使檔案信息系統更加安全和規范化。同時，針對難以防范的系統故障問題，需要管理人員提前做好信息數據備份，防止因系統受到破壞，造成數據丟失等嚴后果，使檔案信息管理得到有效的保障。

3 結論

我國機關單位在檔案管理工作上基本實現了信息化管理，但在信息處理過程中仍舊存在許多問題，需要相關領導重視檔案信息化管理，完善管理制度，提高工作者的水平和綜合素質，注重對信息系統安全的維護，進一步提高檔案信息化管理工作的質量。

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作者簡介

覃麗（1981-），女，瑤族，廣西來賓，在職研究生，畢業于廣西師范學院，初級檔案管理員，研究方向：檔案學。