數字檔案館建設對檔案工作的影響及其調試對策研究

侯江萍

摘 要：隨著大數據時代的到來，信息化和網絡化速度不斷加快，檔案工作數字化已成大勢所趨。作為企業的重要資產之一，檔案是企業各部門進行日常工作所需的信息數據，是企業發展過程中最為關鍵的信息資源。由此，數字檔案館應運而生，為企業檔案管理的數字化發展提供了新的發展方式。本文首先闡述了數字檔案館的概念和特點，通過對數字檔案館建設對檔案工作的影響的深入探究，得出在數字檔案館建設過程中檔案工作的調試對策，以期為相關工作者的工作提供理論基礎。

關鍵詞：數字檔案館建設;檔案工作;影響;調試對策

現如今，企業的發展速度不斷加快，日常工作所需的信息量不斷增加。為了滿足各部門對各類信息的需求，增加檔案使用和利用的靈活性，相關工作人員必須與時俱進，深入研究在數字檔案館建設過程中如何改變檔案工作的收集、組卷形式和工作方法，不斷加快電子檔案工作進度的完善。

1 數字檔案館的概念和特點

1.1 數字檔案館的概念

數字檔案館是一種新型的檔案信息處理系統，是高新技術環境和基礎設施共同作用的結果，也是一類靈活性較高的檔案管理中心。數字檔案館本質上來說是信息資源共享，能夠很好的將檔案信息管理和整合，最終完成檔案數字化的系統任務。在日常的信息處理任務中，數字檔案館的工作內容主要是文件的保存、發布、索引和信息傳輸，能夠最大的限度提高信息資源的利用率。

1.2 數字檔案館的特點

1）現代化。數字檔案館的信息處理技術來源于現下最為先進的計算機網絡技術，是高科技發展的產物。其信息傳輸、管理和獲取的技術含量極高，能夠完善傳統檔案工作的漏洞。

2）網絡化。在傳統的檔案工作過程中，檔案整理和共享僅僅有一個企業或部門參與，行業內信息共享度不高。而數字檔案館則有效地利用了網絡信息傳輸的便利性，實現了真正的信息資源共享，提高了信息資源的全面利用率。

3）專業化。數字檔案館的技術含量遠超其他信息處理系統，對工作人員的核心素質有著很高的要求。在數字檔案館的研究初期，一大批領域內專家參與了數字檔案館的研發工作。因此，數字檔案館的專業化程度毋庸置疑。

4）虛擬化。在從前，大部分的信息資源會受到時間、空間等諸多因素的影響，信息資源利用率很低。數字檔案館的建設打破了檔案索引的時間和空間限制，提高了檔案工作的靈活性

2 數字檔案館建設對檔案工作的影響

2.1 有利影響

行業信息化是我國現代化建設的重要任務之一，其建立有利于加快我國的信息化進程，是企業檔案工作順利進行的一大主力。數字檔案館有利于加強檔案整合的合理性，增加檔案管理工作的公信度，從根本上提高了檔案工作的部門和崗位地位。數字檔案館能夠為企業運營提供完整、可靠和綜合的信息支持，有利于企業管理層的決策和管理。不同于傳統意義上的文件整理，數字檔案館的主要工作內容是將資料進行聯系并整合，自動總結為新的有規律性的案卷，這就是原本人工檔案工作內容中的“立卷”。不僅如此，在遇到特殊情況時，數字檔案館產生的備考表能夠完整且明確地反映出文件的丟失或損壞情況，并及時采取措施進行信息的搜集，這是其大數據庫檢索功能產生的實際作用，也是檔案工作靈活性提高的表現。

2.2 出現的問題

1）觀念轉變不及時。面對日新月異的信息化時代，檔案工作需要做的不只是規整檔案，還產生了其他的新型需求。管理觀念的轉變是檔案工作中最為重要的內容，是檔案工作體現檔案價值的關鍵。在新時代，信息文檔處要將被動處理文件的傳統形式轉變為主動進行服務的工作方法。

2）信息交流不及時。傳統的檔案工作方式只需要檔案部門內部進行交流和整理，數字檔案館卻需要企業的技術部門、管理部門和檔案部門的共同合作來完成系統的日常運行，這無疑增加了信息交流的距離和難度。在日常的運行過程中，必須要多個部門同時確認后才能正式開始運作，容易出現信息交流不及時的情況。

3）安全系數低。由于數字檔案館的歸檔工作是將所有形式的文件轉變為電子文件存放在數據庫中，不法分子只需要通過技術手段侵入企業數字檔案館數據庫中就可對信息進行非法竊取和轉移，甚至是銷毀。對比傳統的數據儲存方式，數字檔案館的安全性還有待提高。除此之外，數字檔案館的檢索功能也在一定程度上能夠給不法分子以可乘之機。

3 數字檔案館調試對策

1）提高工作人員工作素質。在調試文件管理這個崗位上，工作人員的核心素質不僅包括工作技術基礎，還有安全意識和信息意識。工作技術基礎是工作人員必須掌握的工作技能之一，是日常檔案工作的實際需要。技術基礎的訓練項目包含熟練的計算機操作能力和系統操作能力，這是數字檔案館內信息完整性和準確性的保證。安全意識的訓練是工作人員對于信息泄露的隱患和前兆的敏感度和保護意識，工作人員的安全意識關系著數字檔案館內信息的安全性。相關部門要定時定期對員工進行系統的培訓，幫助員工掌握或復習計算機操作能力和系統操作能力，訓練員工的信息意識和安全意識。除此之外，檔案部門還可以利用座談會和講座的方式來讓工作人員對于線下的信息環境明確認識，以此來提高工作人員積極性。

2）控制信息修改權限。信息修改權限的作用是對有偏差的檔案進行內容或形式矯正是對文件準確性的提高。為了確保數字檔案館內信息的準確性和完整的法律憑證作用，檔案部門和其他合作部門需要適當控制和減少信息修改權限。對于信息的核查工作，檔案部門可以設置專人來負責信息修改權限。負責修改權限的工作人員必須掌握正確的修改方式，卻具有嚴謹的工作態度，才能確保檔案信息的可靠性和可用性。

3）建設決策和反饋機制。數字檔案館是一個綜合型的信息處理系統，需要多部門的配合方能運作，其中信息和指令的傳達任務就需要決策和反饋機制來完成。數字檔案館的日常工作不只是檔案的整合，還有系統的規劃和開發。在正常情況下，只有各個部門協調統一意見后，新的舉措才能落實，決策機制能夠提供一個統一意見的具體流程，提高各部門之間的決策效率。而反饋機制的作用則是在系統出現問題時對負責部門及時進行反饋，節省了部門之間互相反饋的時間。

4）加強防泄密技術研發力度。為防止數字檔案館信息的泄露，防泄密技術的研發需要提上日程。技術部門要盡量使用低輻射的計算機設備，防止過高的電磁波信號導致的信息泄露損失。技術部門可以開展反黑客技術的研發，密切關注黑客對系統的侵擾。此外，還可以設置金屬屏蔽室，將計算機設備放入金屬屏蔽室中，以屏蔽或抵消計算機工作所放射出的電磁波信號，最終達到提高檔案信息安全性的目的。

4 結語

在數字檔案館發展速度不斷加快的今天，如何進一步完善檔案工作，提高檔案工作效率成為一個不可忽視的問題。數字檔案館包含著眾多數字化資源，擁有先進的信息檢索、整合和處理能力，同時也存在著部分漏洞和安全隱患，這就需要檔案部門工作人員和其他部門共同努力，提高數字檔案館的安全性和信息處理效率，為企業創造出更多的信息財富。

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