高校年鑒編撰過程中的問題及其對策思考

夏雨 詹羅成

摘 要：本文以《重慶交通大學年鑒》為例，探究分析高校年鑒編撰過程中遇到的諸個問題及原因，并針對問題提出對策思考，以期提高高校年鑒編撰質量，提升年鑒對高校各項事業建設發展的工具書作用。

關鍵詞：高校年鑒;編撰;問題;對策

高校年鑒是系統、全面、準確地匯集高校上一年度各項事業發展信息和統計資料的集年度性、綜合性、資料性為一體的工具書，它逐年進行編撰、連續每年出版，是對上一年度高校各項工作的綜合記述，可為檢索高校歷年發生的大事要事、各部門各學院各專業的動態變化數據提供可靠依據。除此之外，高校年鑒還為編寫校史校志積累了重要基礎資料，因此提高編撰質量是非常重要的，才能更好地發揮其工具書的作用。

1 高校年鑒編撰過程中存在的問題

重慶交通大學檔案館自2013年起承擔了編撰《重慶交通大學年鑒》的任務，已結集內部發行七本（2012年至2018年）。回首七年來在年鑒編撰過程中凸顯的問題，有的長期頑固存在;有的出現一次，下一年即得到整改;有的則是高校年鑒編撰工作中的共性問題。

1）年度特色不夠鮮明。對年度重大事項、特色工作，應當單獨列為條目記述。通常列在特載部分，每年根據工作實際調整。以新校區建設為例，2012～2017年的《重慶交通大學年鑒》，每年在特載部分均設有雙福校區及教職工生活園區建設情況的分目，但記述內容條塊化，文字簡練，只有總體數據，沒有詳述該年度竣工的每項工程的進展情況及信息，也沒有工程建設的圖片對照，因而在以后的工作查考中能起到的工具書作用甚微。以《重慶交通大學章程》核準工作為例，在章程獲得核準的年度設有專門的特載分目記述，并收錄了章程的全文，但《重慶交通大學章程》的調研、起草、修改、征求意見、審議、上報等環節經歷了較長時間才完成，也僅有總結式的一事一句的記述，未能對每個環節的進展情況進行詳述。

2）統計數據有差異。由于數據的出處或統計口徑不同，因此出現了不同部門對同一事件表述的統計數據有差異。例如畢業生人數，教務處和招生就業處的記述就有差異。教務處的畢業生人數是基于學籍管理、學歷電子注冊的畢業生人數，而招生就業處的畢業生人數是基于畢業生就業情況的畢業生人數，兩者所述范圍不同，因而數據有差別。如果文字表述不清楚，簡單地寫作畢業生人數，易使讀者產生疑惑，認為同一年度的畢業生人數的數據有誤。例如授予博士學位人數，在研究生院的年鑒稿件與高等學校基本情況報表中的數據不同，原因在統計時限上。高等學校基本情況報表以學年為統計時限，研究生院以自然年度為統計時限，因此授予博士學位人數不同是正常的。

3）表彰獎勵信息不完整。全校師生在某一年度獲得的各級各類表彰和獎勵信息，是反映學校辦學成果的一個重要方面，因此高校年鑒在收錄表彰獎勵信息時要力求全面、準確。由于學校教學、科研、管理等歸口職能部門在統計時往往確定了一定的級別范圍，所以在年鑒撰稿內容中存在局限性。各學院在統計時，范圍更廣，但信息的完整性欠缺較嚴重，常常出現獎項名稱不準、獎項等級不清、人員姓名不全的情況，甚至不知道該獎項是哪個機構頒發的。學院教師對填報年鑒收錄信息積極性也不高，因不涉及個人考核、科研獎勵，往往抱著填不填都無所謂的態度。

4）年鑒編撰專職人員非專業性。《重慶交通大學年鑒》編輯部設在學校檔案館，僅有一名專職人員且兼顧多項工作，編撰力量十分薄弱。檔案工作人員雖然多數從事過文字工作，但往往非編輯出版專業出身，因此與年鑒編撰的專業要求之間有一定的差距。此外，由于無法廣泛并及時地了解到學校各項事業發展的相關內容，信息收集與處理有一定的滯后性，難以從宏觀的角度發現問題，并在年鑒編撰過程中及時作出調整。

5）撰稿員隊伍流動性較大。《重慶交通大學年鑒》的編撰工作是全校各單位撰稿再匯集成書的一項系統工作，每年循環往復。從參與的撰稿員來看，總數較多，覆蓋全校各單位，但每個單位通常只有一名撰稿員。因此，當某個單位的撰稿員工作調動，新的撰稿員之前沒有從事過年鑒撰稿工作而需要從頭學起，難以保證其移交稿件的時間和質量。特別是遇到全校干部集中調整時，較多單位的撰稿員發生變化，對當年的稿件收集進度會有較大影響。

6）稿件質量參差不齊。有一部分單位，簡單地將任務分派給辦公室人員兼職承擔撰稿，加之人員變動頻繁，對年鑒編撰規范掌握不夠準確，導致有的稿件僅僅是套格式、套模板，對年度數據進行更新，文字記述內容少有改動。甚至有少數單位的撰稿員，本身工作繁重，只好將單位年終工作總結稍加精煉便提交稿件。這些因素導致稿件質量參差不齊，有的符合規范、內容完整，有的記流水賬、漏洞百出，給年鑒整體編撰質量和成書進度都造成了一定的困難。

2 提高高校年鑒編撰質量的對策

1）突出年度特色。對于持續數年的重大事項，在起始、發展、完成的每一年度均應設置專門條目來記述，并且在完成年度應對該重大事項的全過程有綜述性的內容，保持連續性和完整性。對于記述的內容，應當涵蓋重大事項的方方面面，包括背景、規模、實施方案、領導機構及人員、經費配套、發展過程、產生效益等。除用文字記述外，還可加入圖表、圖片、表格等，以全面地反映重大事項的信息，以供后來參考。

2）統計數據力求準確。在同一年度的多個條目中，同一數據，遇到統計口徑或統計時限不同時，需要對數據進行清晰的文字記述或對數據出處進行注釋，不能含糊不清，使讀者誤以為同一數據前后不一致。

3）信息來源多樣化。表彰獎勵信息的收錄，不能單單依靠學校教學、科研、管理等歸口職能部門和各學院的收集，還應參考校園新聞中的報道。最準確的依據則是獎項頒發機構的文件和公告，例如省級科學技術進步獎的信息可以在政府網站上查找，學科競賽的官方網站上也會公布獲獎名單，榮譽稱號、人才稱號等表彰往往有正式的歸檔文件可供查考。

4）打造一支高層次、專業化、專職化的編輯隊伍。把年鑒編撰工作人員從兼顧多項工作的環境中解脫出來，避免心有余而力不足的情況。設置固定的專職崗位，對年鑒資料的收集、整理、編寫、核實、校對等各環節能夠專心仔細把控，切實有效地提高年鑒編撰質量。年鑒編撰工作不僅需要耐心、靜心、細心，更需要練就對文字的敏感性，對學校有全方位的了解，根據學校年度工作的變化和特色，對年鑒框架設計、條目設定進行預判，及時作出調整。

5）穩定兼職撰稿員隊伍。在各單位的撰稿員變動后，年鑒編輯部的專職人員需要及時、主動地重新與新撰稿員建立聯系，積極溝通，反復交流與指導，使新撰稿員盡快學習、熟悉年鑒撰稿要求。要時刻關注新撰稿員的編撰進度，調動其積極性和主動性，督促其按時并保質保量地交稿。

6）加強業務培訓。對各單位的年鑒撰稿員進行業務培訓和指導，嚴格按照規范要求進行撰寫，盡可能多方面地收集資料，使稿件的準確性與完整性得以提高。特別是對移交的稿件質量達不到規范和要求的撰稿員，進行有針對性的一對一指導，提供優秀稿件給予借鑒學習，并采取一定的表彰激勵機制，激發撰稿員的熱情和積極性。

3 結語

高校年鑒是高校歷史發展成就的縮影，系統、全面、準確地記述了高校年度基本面貌和發展情況，是記載高校教學、科研、管理等各方面重大事件、重大成果的統計資料和工具書。高校年鑒編撰工作是一項科學、謹慎、繁瑣的長期工作，年鑒編撰人員應有使命感、責任感，不斷提升專業技能，逐步發現和解決高校年鑒編撰過程中的問題，積極思考對策，有效提高編撰質量，保證高品質年鑒的連續性，以全方位提高年鑒的“存史、資政、育人”作用，使高校年鑒事業的發展邁上一個新的臺階。

參考文獻

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