事業單位檔案管理中面臨的困境與挑戰

韓曉晶

摘要：事業單位需要正視檔案管理部分的工作，針對人事檔案與工作檔案等多個不同類別的檔案實施有效管理，向優秀的檔案管理機構學習先進可用的檔案管理經驗，解決檔案管理在各個方面的困難，同時也應對新時期下的檔案管理挑戰。本文主要圍繞事業單位中的檔案管理工作，對其當前面對的挑戰與困境進行解析，提供適合事業單位的全新檔案管理舉措。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;困難;挑戰

檔案材料在事業單位中有極高的價值，不同功能的檔案所發揮的作用也有所不同，如人事檔案記錄著重要的人事信息，一旦出現遺失的情況，將給人事管理方面的工作帶來極多的困難，其他的各種檔案也都在不同的地方展現著極為關鍵的作用。事業單位在強化檔案管理工作時，應融入更多先進且符合檔案管理要求的方法與理念，甚至可以考慮運用技術方法來完成檔案材料的管理任務。現從困境與挑戰兩個方面研究事業單位的檔案管控工作。

1 事業單位在開設檔案管理工作時的主要困難與挑戰

事業單位需要關注到現有檔案管理環境的變動，不少檔案管理主體都在提升檔案管理工作的技術水平，新的技術力量與管理制度將挑戰帶給檔案管理人員與工作部門，如果不能正確地應對這些挑戰，事業單位中的檔案管理工作將無法取得進步，陷入困境。

1.1 制度落后

事業單位內設檔案管理部門的人員首先需要找出制度層面的問題，并加以改進，制度是保障檔案管理工作秩序性的根本，如果沒有制度，檔案管理人員在面對檔案問題時將無法快速尋求解決方法，日常工作行為也會失去約束。盡管有事業單位形成了管理制度，但是制度內容固定，并不會以實際檔案工作為準做出必要調整，其具有的指導價值也將降低。檔案部門必須要對制度做出相應改變，確保制度能夠切實地發揮出規范檔案管理工作的作用，同時還要與時俱進地對制度要求進行調整。事業單位領導對于制度健全工作的關注度不足，導致制度層面的問題遲遲無法解決，給檔案管理工作創造危機。

1.2 管理模式與管理設備方面的問題

技術層面的挑戰也是檔案管理者必須正視的，信息與電子技術給管理檔案的工作創造更為豐富的契機，管理者可以借此來對管理設備與管理模式層面的問題有效消除。不少事業單位給檔案管理部門提供的設備極為老舊，不僅運行速度慢，還會在被使用的過程中出現各類故障，不僅需要消耗一定的維修成本，還會損壞信息化的檔案材料，降低管理檔案的實際效率，不利于推進檔案信息化與科學化建設工作，檔案管理部門需要有資金與物質資源方面的支持，來采購新的信息化管理設備，以此保障檔案管理工作的先進性;從檔案管理模式的角度來看，延用以前傳統模式與當前的信息化管理條件之間產生沖突，檔案材料管理程序復雜繁瑣，有一些不必要的環節浪費了有效管理時間，事業單位未及時地構建信息管理平臺，主要管理對象仍舊是紙質檔案，過多地占用管理空間，消耗大量紙張資源，紙質檔案的存儲環境也不符合要求，紙質檔案的破損程度嚴重。

1.3 管理人員自身在技能與素質方面的問題

管理人員在管理事業單位檔案的工作中有重要效用，但是素質與技能方面的不足卻限制了其發展。

隨著科學技術的發展，各個學科之間的互相融合和嫁接，促進越來越多的新技術逐漸地應用于檔案管理工作中，如通訊技術、微縮技術、自動化技術、聲像技術等，而以往的手工勞動很難滿足現代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業務素質，以及各項技術操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業務能力，使事業單位檔案管理在信息化時代下更具有活力和生機。在事業單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業知識，一些事業單位對檔案管理職能認識不清，任用非專業人員擔任此崗位，往往造成的檔案管理雜亂而制約文獻參閱，影響事業單位工作正常運行和職能發揮。

2 應對檔案管理工作難題的可行方法

剖析了幾種檔案管理工作中的問題，可通過以下方法來完善事業單位的檔案系統，提升該項工作的綜合管理水平。

2. 1 調整檔案管理制度

在事業單位之中開展檔案管理的過程中，首先就要建立良好的管理制度，并且在制定的過程中還要注意到，之所以一些事業單位檔案方面的管理制度沒有很好落實，其中一部分原因就是在制定管理制度的時候，未能全面的考慮好各方面影響因素、脫離了事業單位實際需要。所以在事業單位制定檔案方面管理制度的時候，要能完全從實際出發，根據實際情況靈活的制定、調整檔案管理方面的規章制度，使其更加具有可操作性以及時效性，最終推動事業單位檔案管理工作的發展。其次，在事業單位檔案管理工作之中光有全面的制度是不夠，為了能增強制度的約束性以及有效性，還需要管理人員能制定出配套的獎懲措施，對于沒有貫徹檔案管理制度的工作人員予以制裁，使得檔案管理制度能真切的成為工作人員在開展檔案管理工作之中的基礎原則。

2.2 引進現代化信息設備

檔案管理的電子化是時代發展的必然，在事業單位的檔案管理中也應根據實際的情況逐漸的引入現代化的檔案管理設備、檔案管理模式。通過使用電子類型的檔案管理，能有效的將檔案信息以電子信息的模式進行儲存，這樣不僅能最大程度上節約檔案儲存的空間，同時也能因為檔案信息以電子化的模式進行記錄，那么也就更加方便管理人員進行檔案信息的查找，提升了檔案信息的管理效率。但是在這個過程中需要檔案管理人員注意到，由于檔案信息全部集中在了一個儲存硬盤上，所以管理人員要做好相應的備份工作，避免檔案信息出現意外丟失的情況。

2.3 注重人員培訓

在事業單位檔案管理工作的實際開展過程中，檔案管理新形式和新方法不斷涌現，而當前事業單位檔案管理工作人員現有的知識水平體系難以有效的滿足檔案管理工作的發展需求。在此種情況下，應當積極加強檔案管理工作人員的培訓和再教育，定期開展檔案管理相關知識講座，深化檔案管理工作人員對專業知識的理解和掌握，培養并提升檔案管理工作人員的職業素養，提高其對檔案管理工作的重視力度，從而能夠在事業單位檔案管理工作中端正工作態度，并積極規范自身檔案管理行為，促進事業單位檔案管理工作的順利開展。

在事業單位檔案管理工作中，為了更好的迎接挑戰，提高檔案管理的總體效率，應當對現代化科學技術進行有效的應用，及時對事業單位檔案進行更新，及時收集新的檔案來充實事業單位檔案庫，提高事業單位檔案的完善程度，為事業單位發展過程中檔案的運用提供可靠的基礎。

3 結束語

發展檔案管理工作時，事業單位必須有效把握自身的特點，以此來將檔案工作部門從困境中釋放出來，事業單位應當給檔案管理人員提供自由的發展空間，使其能夠更加投入地完成管理檔案的任務，工作人員則要立足于現有的挑戰，克服檔案工作中的方法、制度等方面困難，確保單位中的檔案信息系統可以被及時更新，通過積極獲取檔案信息來擴充檔案庫，給檔案材料打造更好的管理環境，也給事業單位提供支持。

參考文獻

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