加強社保檔案管理的重要性

胡文惠

摘 要：隨著社會發展與進步，我國的社保制度逐漸完善，社保的業務范圍逐漸擴大，參與社會保障的人數不斷上升，因此社保檔案管理人員的工作也越來越重要。我國社會工作的覆蓋面廣，參保人員的流動性很大，提高社保檔案管理水平和規范社保檔案管理成為社保事業的重要內容。

關鍵詞：社保;檔案管理;重要性

文章編號：1004-7026（2020）09-0102-02? ? ? ? ?中國圖書分類號：F842.6;G271? ? ? ? 文獻標志碼：A

社保檔案是社保工作中形成的資料，記錄了參保人員的個人信息。在新的社會形勢下，社保檔案管理人員要重視社保檔案管理的重要性，這樣才能實現社保檔案的規范性管理。

1? 社保檔案管理的特點

在我國社保檔案管理工作中，社保業務是社會檔案管理的一個重要方面。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》指出社會保險經辦機構要在辦理業務的過程當中形成記錄、證據、依據，確保記錄參保人員的真實信息，為參保人今后享受社會保險提供重要依據，為社會保險事業的發展提供寶貴資料[1]。

1.1? 參保數量繁雜且龐大

隨著社會保障制度的完善，該制度逐漸向農村延伸，推進全民參保。因為現有的社保業務范圍廣，涉及人們生活的各個方面，主要項目包括養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險等。每個社保項目包含很多環節，例如申請、審核、登記、繳費等。隨著參保人員增加，社保檔案數量也不斷增加，給我國社保檔案管理人員帶來了一定的工作壓力[2]。

1.2? 社保參保的規范性

因為社保工作的逐漸完善，參保人數增加，社保檔案管理工作逐漸規范化。一方面是對社保辦理活動的規范，例如辦理程序、收費標準;另一方面是參保前準備資料的規范，例如規范保險的記錄、登記表，讓每個單位的相關資料一致[3]。

2? 社保檔案管理存在問題

2.1? 不重視社保的檔案管理

近年來，隨著社會經濟的發展，社保業務得到了社會各領域的關注，參保人員也呈現逐年遞增的趨勢。這樣增加了社保檔案管理工作人員的工作強度，對社保檔案管理人員的工作要求有了很大的提高。但是在實際情況中，很多社會保險單位里有些檔案管理工作人員不重視管理社保檔案，沒有認識到管理社保檔案的重要性，對檔案的保存較隨意，對社保檔案管理的投入較少且管理制度比較落后，檔案管理工作人員、資源分配不到位，這些都嚴重阻礙了社會檔案管理工作的發展與進步。

2.2? 社保檔案管理水平低

我國一些企業單位積極引進電子檔案管理系統，但是由于我國對社保檔案管理軟件的運用還不夠成熟，不能有效整理社保檔案的信息資源，這就造成社保檔案管理的方式有電子版和紙質版兩種，而且紙質版占很大的比重。這樣一來，電子檔案的管理就不能得到充分運用，且在一定程度上增加了管理成本，還會降低檔案管理的工作效率。

除此之外，管理部門對社保檔案管理的全局意識不足，沒有充分認識到電子檔案的管理方式對我國社會檔案管理的推動作用以及對檔案管理長遠發展的意義[4]。

2.3? 信息化管理低下

現如今，資源信息化已經進入了人們生活的各個領域，政府各個行政部門的業務管理已經實現了資源信息化。

資源信息化對提高社保檔案業務的效率具有很大的優勢，社保檔案管理人員可以利用系統找出具體的社保資源信息。但是部分社保檔案管理工作人員缺乏現代信息化的管理意識，不能有效發揮社保檔案信息化的作用，影響了社保檔案管理的跨區域利用。

3? 加強社保檔案管理的重要性

3.1? 有利于使內部發展科學化

科學發展觀的核心是以人為本，目標是實現人的全面發展，保障人民群眾的利益，為人民群眾謀發展，不斷滿足人民群眾日益增長的精神文化需求，切實保障人民群眾的政治、經濟和文化權益，讓發展的成果惠及全體人民[5]。

3.2? 有利于推動社保深化改革

隨著社保檔案管理不斷深化，社保檔案管理部門不僅要做好社會保障工作，還要承擔離休人員的社會服務和管理責任，這些工作需要完整、準確的個人信息。因此，加強社保檔案管理能詳細記錄個人資料，可以在一定程度上推進社保檔案管理工作改革。

3.3? 有利于維護參保人員的切身利益

社保檔案管理工作涉及很多環節，而且很多環節都涉及到了參保人員的利益，需要加強社保檔案管理工作。參保人從最初參保到享受社保待遇要經歷很長一段時間，從填寫資料到繳費、續費，再到保險轉移、基金轉出或轉入等，都要進行記錄。這些記錄是參保人員享受社保待遇的重要依據，是加強社保檔案管理工作的重要內容，做好這些工作才能更好地維護參保人員的切身利益[6]。

3.4? 有利于提高社保部門的業務能力

隨著人們參加社保的意識提升，社保檔案管理工作面臨各種問題，例如斷保多年又要續保，這就需要工作人員做好參保人員的檔案管理工作。工作人員可以通過采集、整理、存檔和利用參保人員的檔案資料開展社保檔案工作。

在采集和整理社保檔案的過程中，不斷尋找不足、總結經驗，為接下來的工作作準備。通過整合社保檔案，歸納總結各項數據，得到準確的參考數據，以此確保決策的科學性，這樣不僅有利于提高工作人員的業務質量，還能提高工作人員的辦事效率。

4? 加強社保檔案管理的策略

社保對民生和社會具有積極影響，做好社保檔案管理工作非常重要。如何根據社保管理工作出現的問題改善社社保檔案管理工作，是一項很重要的內容。

4.1? 建立社保檔案管理機構

建立統一的社保檔案管理機構，統一全國社保管理。社保是民生之根本，是社會保障制度的重要組成部分。建立社保檔案管理機構是為了制定社保的發展規劃和有關的規章制度，監督社保基金的管理和使用情況，更重要的是設立專門管理個人檔案的機構，打破多方管理的局面[7]。

4.2? 規范社保檔案的管理

社保檔案詳細記錄著參保人員或單位所繳納的社保金以及參保人員享受的社保待遇等。制定完善的檔案管理制度能保障社保檔案管理的有效性。不同區域要根據《社會保險業務檔案管理辦法》的相關要求，結合實際工作，保證參保人員社保檔案的安全性。此外，建立完善的檔案管理制度和社保檔案管理標準，制訂統一的檔案存檔格式，確保檔案管理的規范性和準確性，可以提高運用社保檔案的合理性。

4.3? 提高工作人員的業務水平

社保檔案管理工作需要多方面投入。社保檔案管理工作人員需要掌握一定的專業知識和實際操作能力。相關作人員需要提高業務水平，并且有效結合社會保障制度與檔案管理的原則。在提高工作人員業務水平方面，需要對工作人員定期開展職業培訓，建立每年統一考核制度和相關的激勵機制。在社保檔案管理部門創造良好的辦公環境，有效調動工作人員的積極性和創造性，使工作人員在日常工作中不斷提升自身的業務水平和能力，讓社保檔案管理更加科學化，促進社保管理事業快速發展[8]。

4.4? 明確崗位管理職責

社保檔案管理工作涉及的內容比較多、人員比較雜，所以必須要嚴格依照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》進行管理。

為參保人員辦理業務時，工作人員需要做好登記、審核和轉移等工作，并且在參保人員完成相關的保險業務之后，將參保人員的相關資料和信息歸檔。把管理責任落實到個人，使負責每一個項目的工作人員都能夠有效地履行自身的工作職責。為不同的檔案規定不同的保管期限。工作人員要做到具體事情具體負責，讓每件事情都能找到負責人，讓每一個工作人員都清楚地知道自己所負責的工作。明確崗位職責，是加強社保檔案管理的重要內容之一。

4.5? 加強社保的信息化管理

在管理社保檔案的過程當中，需要補充參保人員的相關材料，而且社保檔案需要隨著參保人員的流動進行傳遞、共享，這就要求檔案管理人員具有一定的現代化信息管理技術。

在社保中心與各個企業或政府之間建立統一的數據接口，方便社保檔案管理信息和相關資料共享，減少因數據重復輸入而造成的資源浪費。還要加強建設與信息化管理相關的法律法規，例如采用信息化系統授權的方式劃分相關人員的檔案管理級別，最終形成社保檔案管理標準，為社保檔案管理工作提供真實有效的信息。

5? 結束語

在社會快速發展的背景下，社保檔案管理是社會保險事業的核心部分。社保檔案管理應該順應時代潮流，在工作當中不斷進行創新與發展，有效提升社保工作人員的能力和素質，確保社保檔案的完整性以及安全性。

參考文獻：

[1]顧春雷.淺議社保檔案管理的重要性與法制化現狀[J].新農村，2016（4）：44.

[2]楊景絢.社保檔案管理重要性探討[J].人力資源管理，2017（7）：361.

[3]韓風賢.淺談社會保險檔案管理[J].時代金融（中旬），2016（4）：215，220.

[4]鐘立紅.論社會保險檔案及其管理對策[J].河北民族師范學院學報，2015（1）：123-125.

[5]陸麗芬.芻議社保檔案管理現狀與對策[J].經營管理者，2016（36）：353.

[6]李華.芻議社保檔案管理工作[J].魅力中國，2017（22）：95.

[7]黃炳輝.淺談加強社保檔案管理的重要性及對策[J].現代經濟信息，2018（12）：136.

[8]敖毅.談社保檔案的重要性及其管理措施[J].辦公室業務，2016（9）：99.