事業單位檔案數字化管理的現狀與對策分析

楊霞

摘? ? 要：檔案管理工作在開展時，不僅是事業單位內部管理工作的基礎，而且也是其中非常重要的組成，一旦檔案管理出現問題，很有可能會直接導致事業單位無法實現正常穩定的運轉。新時代背景下，事業單位檔案管理工作必須要進行創新和優化，這樣才能夠滿足事業單位的個性化發展要求。本文針對事業單位檔案數字化管理的現狀進行分析，針對當前存在于其中的問題，提出有針對性的解決對策，對事業單位檔案數字化管理水平提升提供有效保證。

關鍵詞：事業單位;數字化;檔案管理;管理現狀;解決對策

事業單位在日常運營和發展過程中，對于檔案管理的重視程度非常高。檔案管理一直以來都是事業單位管理中必不可少的重要內容，檔案管理工作的有序開展，不僅能夠保證事業單位的協調發展，而且還能夠為事業單位的高效運轉大學良好基礎。尤其是在當前我國網絡科學技術不斷進步和快速發展的背景下，電子信息化技術越來越成熟，促使檔案管理工作在開展時，逐漸朝著信息化、數字化的趨勢發展。大數據技術以及數字化管理模式被廣泛應用到事業單位內部管理中，尤其是在檔案管理中的應用具有實質性意義。但是在當前數字化檔案管理具體實施過程中，仍然存在很多問題，導致管理水平無法實現有效提升。針對這一現象，必須要提出有針對性的解決措施，這樣才能夠提高事業單位檔案數字化管理的水平。

一、事業單位檔案數字化管理現狀分析

（一）缺乏標準的工作制度

雖然現階段我國已經全面進入信息化時代，信息化技術的普及對很多領域的發展具有實質性作用。當前很多事業單位已經逐漸認識到檔案管理的數字化建設和發展具有一定的必然性，但是在具體實施過程中，整體實施效果并不是很理想。導致該問題出現的主要原因之一就是由于現階段缺乏對數字化管理的認識程度，對如何實現檔案的數字化管理沒有進行深入的分析和研究。尤其是在對當前的工作制度進行制定和實施時，由于無法實現具體內容的量化處理，所以很難在實踐中對其提出有針對性的工作標準。工作人員在檔案管理工作開展時，對于數字化技術的引進和利用，會處于非常矛盾的狀態，想要引進卻不知道具體如何操作。所以，要想從根本上轉變該問題，就必須要在實踐中，與實際情況進行結合，構建和落實符合實際要求的數字化管理標準。這樣不僅能夠在實踐中推動檔案數字化的建設和發展，而且還能夠將數字化技術的應用價值最大化發揮出來。

（二）檔案管理技術、設備過于老舊

數字化管理理念在事業單位檔案管理工作中的提出以及實施，管理的效果將會直接受到數字化技術的影響。但是在與現階段事業單位檔案數字化的建設以及發展現狀進行結合分析時，發現很多事業單位在利用和操作數字化技術時，無法實現新型技術手段在其中科學合理的應用，沒有遵循與時俱進的基本原則。這樣就會導致數字化技術與當前的檔案管理之間存在著嚴重的不匹配問題[1]。與此同時，現有的技術手段也處于落后的狀態，部分事業單位在經濟的投入上存在問題，導致現有的很多設備以及軟件、硬件等都過于老舊。由于事業單位無法實現對現有技術 、設備及時有效的更新處理，所以根本不能夠保證數字化技術以及數字化對應設備的高效利用，不僅會影響檔案數字化管理的發展，而且很難保證檔案管理工作的效率和質量。

二、針對事業單位檔案數字化管理問題的對策

（一）構建和落實符合要求的數字化檔案管理制度

現如今我國已經全面進入到數字化、信息化時代，先進的網絡科學技術對很多領域的發展都具有非常重要的推動影響和作用。檔案管理工作在事業單位的日常運營和發展中，具有非常重要的影響和作用。新時代背景下，對于事業單位而言，要想在實踐中實現檔案數字化的建設和發展，就必須要與事業單位的實際情況進行有效結合。通過信息技術在其中科學合理的應用，不僅能夠實現與時俱進的基本發展理念，而且還能夠保證現有檔案管理工作的先進性和有效性，實現與時代的同步發展。檔案數字化管理的實施，有利于實現檔案快速有效的收集、整合和歸檔處理，同時還能夠保證各環節在操作時的規范化和標準化。在實踐中，還要最大限度保證管理制度的有效落實，實現統一有效的管理。在對檔案進行調取或者是閱覽時，要嚴格按照規范化的標準和要求進行實施，同時還要制定和落實新時代背景下檔案數字化管理的制度和體系，這樣不僅能夠方便日常管理工作的有序開展而且還能夠保證檔案數字化管理效率的有效提升[2]。與此同時，還要在實踐中不斷加強對文件集成檔案的一體化建設，將信息資源作為建設的基礎，保證硬件與軟件在其中的功能作用能夠真正有效的發揮出來。在保證日常辦公效率能夠得到有效提升的基礎上，能夠最大限度避免數據出現嚴重的丟失等問題。同時，還要制定和落實責任制度，將責任落實到個人身上，這樣才能夠對人員起到良好的約束作用，為事業單位檔案數字化管理工作的有序開展打下良好基礎。

（二）加大資金投入實現設備及時的更新

數字化技術的引進和利用，必須要與對應的數字化設備作為支持才能夠實現高效的使用。事業單位在實現檔案數字化管理時，勢必要在其中投入大量的人力、物力以及資金作為支持。針對這一現狀，必須要與實際情況進行結合，加大對數字化管理的建設力度，滿足對于資金的個性化需求，保證各項工作的有序開展。同時，事業單位還要與其自身的實際情況進行有效結合，針對現存的問題提出有針對性的解決措施。同時還要對數字化設備進行及時有效的更新，這樣不僅能夠保證設備的使用效果，而且還要加大日常的維護、保養力度，實現設備使用壽命的延長。在保證數字化設備應用效果的基礎上，能夠提高事業單位檔案數字化管理的水平和效率，為檔案資源的利用率提升提供保證。

三、結束語

數字化技術已經逐漸成為當前各大領域發展過程中非常重要的技術手段之一，不僅能夠實現信息數據的高效利用，而且還能夠保證管理工作的有序開展。該技術在事業單位檔案管理中的應用，不僅能夠實現檔案數字化的建設和發展，而且還能夠提高管理效率，為事業單位的可持續發展打下良好基礎。

參考文獻：

[1]秦紫英.加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法[J].科技風，2020（11）：242.

[2]鄭芙蓉，盧玉梅.OA環境下事業單位電子檔案管理思路探究[J].機電兵船檔案，2020（02）：84-85.