高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端分析

米丹

摘要：隨著科技不斷發(fā)展，數(shù)字化管理已逐漸成為高校檔案管理的重要途徑，推動我國高校檔案管理逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，有利于高校長遠建設(shè)和發(fā)展。通過對高校檔案數(shù)字化管理意義的明晰，分析高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端，探究高校檔案數(shù)字化管理策略，旨在為我國高校檔案數(shù)字化管理進一步優(yōu)化和完善提供參考依據(jù)，推動高校檔案建設(shè)和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案 數(shù)字化管理 優(yōu)勢 弊端

中圖分類號：G270? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）07-0199-02

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)水平實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展尤為迅猛，數(shù)字化已經(jīng)逐漸成為當前我國高校檔案管理的主要管理方式之一。然而，部分高校檔案在數(shù)字化管理過程中，受多方面因素的影響存在一些漏洞。基于此，本文就如何進一步完善高校檔案數(shù)字化管理展開深入分析。

一、高校檔案數(shù)字化管理的意義

1.改善傳統(tǒng)管理模式弊端

傳統(tǒng)檔案管理模式主要以紙質(zhì)檔案為檔案管理的載體，以分層管理方式對檔案信息進行整理與歸納。以往的高校檔案管理過程中，通常是通過一系列人工手段，對檔案進行二次整理和加工，以方便相關(guān)人員調(diào)取。另外，傳統(tǒng)高校檔案管理模式還需要充足的存放空間及場所，這在一定程度上增加了管理成本，造成資源浪費，同時也不方便人員快速調(diào)取，管理極為不便。伴隨經(jīng)濟快速發(fā)展，檔案信息數(shù)量和種類也愈發(fā)多樣化，而傳統(tǒng)的人工管理模式不僅難以支撐高校管理工作，還將增加檔案管理成本，浪費空間資源，為高校管理人員的工作帶來諸多不便。而在數(shù)字化檔案管理模式下，將檔案信息盡數(shù)納入信息系統(tǒng)，并根據(jù)信息內(nèi)容實現(xiàn)分層管理，不僅能節(jié)省空間資源和時間，還能有效降低管理成本，同時通過數(shù)據(jù)信息篩選技術(shù)實現(xiàn)快捷調(diào)取，為高校檔案管理人員提供更為高效的管理措施。

2.支撐大量數(shù)據(jù)管理

高校是我國人才培養(yǎng)的主要基地之一，更是先進科技知識與技術(shù)的重要傳播者。當前，我國信息技術(shù)呈現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展趨勢，其便捷性、及時性特征頗受各大高校推崇，并被充分運用到高校日常管理工作中。在應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)之后，高校檔案管理工作較傳統(tǒng)管理模式來說有著明顯轉(zhuǎn)變，一是高校檔案管理人員管理效率有了明顯提升;二是大量信息數(shù)據(jù)擁有更加充足、有效的存放空間，檔案信息儲存環(huán)境與條件實現(xiàn)進一步優(yōu)化，確保高校檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)。

3.深入優(yōu)化檔案管理工作

檔案數(shù)字化管理是指通過應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息進行數(shù)據(jù)庫存檔，將檔案信息管理系統(tǒng)化，與傳統(tǒng)管理模式相比較，其優(yōu)勢較為明顯。首先，數(shù)字化檔案管理改變了閱讀方式。管理人員只需通過電腦或手機便可直接調(diào)取并查詢檔案的相關(guān)信息，為高校管理人員節(jié)約了大量時間成本，也提高了工作效率。其次，數(shù)字化檔案環(huán)境打破了傳統(tǒng)管理模式區(qū)域限制，用戶可實現(xiàn)跨區(qū)域管理，還能夠及時分享信息，使高校檔案管理呈現(xiàn)多元化、系統(tǒng)化發(fā)展特征。最后，數(shù)字化檔案管理增加了用戶互動功能，管理人員通過信息系統(tǒng)自動檢索功能可直接查看檔案信息，提高檔案查找效率和管理水平。

二、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.科學(xué)落實立卷機制

立卷是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理工作的重點與核心。在實際檔案管理工作中，部分高校的檔案管理人員并非為專業(yè)檔案管理人員。由于工作人員專業(yè)技能水平的限制，相關(guān)專業(yè)知識不夠完備，不能保證立卷質(zhì)量的科學(xué)性、有機聯(lián)系性，使得高校檔案管理效率與質(zhì)量難以提高。而使用檔案數(shù)字化信息模式，通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息錄入系統(tǒng)，并對信息數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)整理和歸納，便于高校管理人員精準掌握檔案信息，有效提升管理能力。同時，在檔案數(shù)字化管理下，能夠及時對相關(guān)的檔案進行動態(tài)更新，進一步拓展檔案管理空間和范圍，充分保障高校檔案信息的完整性與準確性。

2.不受時間與空間限制

傳統(tǒng)管理模式采用人工管理方式，工作量大、時間成本高，工作效率低，在時間和地域上存在諸多限制。多年來，高校畢業(yè)生已經(jīng)遍布全國各地，當畢業(yè)生需要查詢在學(xué)檔案時，由于不能網(wǎng)絡(luò)查詢，只能回到學(xué)校所在地查詢，而需求者往往又因為工作關(guān)系，無法分身，因此，這種模式在很大程度上給使用者帶來不便，限制了檔案的使用。當檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理后，利用者只需訪問學(xué)校網(wǎng)站，遞交查閱及利用檔案申請，相關(guān)部門管理員審核驗證其身份后，便可通過互聯(lián)網(wǎng)供需求者查詢。需求者可通過手機、平板、電腦等設(shè)備，不受工作時間與地域限制查詢檔案，大大提高了檔案使用的效率。

3.對原始紙質(zhì)檔案的保護作用

傳統(tǒng)管理模式采用以管理紙質(zhì)檔案為主的管理手段進行信息整理與歸納，雖然能夠確保檔案信息的精準性與完整性，但是隨著時間的流逝，在溫度、濕度及光線等多種因素的作用下，紙質(zhì)檔案難免出現(xiàn)泛黃、破損、褪色等情況，大量珍貴檔案有可能因此而失去利用價值。而在數(shù)字化檔案管理模式下，將檔案生成數(shù)字化信息保存于計算機或服務(wù)器上，做好備份，再在利用過程中使用數(shù)字圖像代替原始紙質(zhì)檔案，由電腦直接打印出來，這樣既可以避免掃描儀、復(fù)印機等現(xiàn)代化設(shè)備對紙質(zhì)檔案的破壞，也減少了原始紙質(zhì)檔案在空氣和光照條件下暴露的次數(shù)和時間，能夠起到保護原始紙質(zhì)檔案、延長紙質(zhì)檔案“壽命”的作用。并且數(shù)字化管理后的檔案不受光線、溫度等檔案破壞因素的影響，實施合理、科學(xué)的備份工作便能實現(xiàn)永久保存。

三、高校檔案數(shù)字化管理的弊端

隨著科技信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為一種趨勢，也是高校實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)與管理的重要組成部分，但在實際管理過程中，卻存在著一些弊端。

1.專業(yè)人員選擇范圍限制

在實際管理過程中，數(shù)字化管理對專業(yè)管理知識與技能水平要求較高，管理員不僅需要具備豐富的專業(yè)知識，還需要掌握一定的專業(yè)技能，更要熟悉現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用及維護，了解檔案數(shù)字化的各項行業(yè)標準，如此才能確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。但在實際工作中，則受多種因素的限制。如管理員在數(shù)字化及圖像專業(yè)知識與技能水平上的限制，使得檔案數(shù)字化的質(zhì)量有待加強;檔案數(shù)字化水平難以完全滿足利用需求，影響高校數(shù)字化管理建設(shè)?；诖?，高校應(yīng)不斷提高管理人員專業(yè)技能，強化管理員數(shù)據(jù)化管理能力，以適應(yīng)時代發(fā)展趨勢。

2.安全防范系統(tǒng)不穩(wěn)定

檔案數(shù)字化管理為高校檔案管理帶來便捷、高效服務(wù)的同時，也有可能間接帶來一些安全隱患，于高校檔案管理工作不利。一方面，信息的公開性特征使得數(shù)字化管理系統(tǒng)容易產(chǎn)生安全漏洞，易給部分非法分子制造可乘之機，進而造成檔案信息泄露事故發(fā)生;另一方面，若管理制度缺乏嚴謹性與系統(tǒng)性，管理員在儲存檔案之時，容易發(fā)生檔案信息錯漏現(xiàn)象。高校應(yīng)加強數(shù)字化管理安全防范措施，對檔案保存進行加密處理，提升數(shù)字化管理安全系數(shù)，確保數(shù)字化檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)。

四、高校檔案數(shù)字化管理策略

1.強化專業(yè)人才管理能力

隨著我國高校應(yīng)用數(shù)字化管理頻率逐漸加大，高校檔案管理已逐步向時代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。數(shù)字化管理以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案信息納入數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)現(xiàn)代化、系統(tǒng)化管理，進一步強化數(shù)字化管理的高效性。在此種環(huán)境下，數(shù)字化對管理人員專業(yè)技能要求在不斷提升，管理人員不僅要具備檔案專業(yè)的知識和專業(yè)技能，還需要擁有網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處理方面的知識與相關(guān)技能，同時對一些突發(fā)性安全事件要有充分、及時應(yīng)對的能力。因此，為進一步完善數(shù)字化管理能力，高校要加強管理人員專業(yè)素養(yǎng)，強化管理人員專業(yè)知識儲備和技能提升，適時開展管理人員網(wǎng)絡(luò)信息管理技能培訓(xùn)，邀請專業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息管理人才向大家傳授理論知識與經(jīng)驗。同時在培訓(xùn)之時要不斷強調(diào)創(chuàng)新管理理念，灌輸新時代、新文化和新思想，讓管理人員從思想上認可并接受、認同數(shù)字化管理。

2.創(chuàng)新管理觀念

在新時代背景影響下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是一種必然趨勢，更是高校實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展的重要途徑。因此，高校要想進一步提升檔案管理質(zhì)量，就必須重視數(shù)字化檔案管理，科學(xué)認識數(shù)字化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理理念。應(yīng)加強數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作，加大數(shù)字化管理設(shè)備投入，為數(shù)字化檔案管理工作提供后勤保障，進一步優(yōu)化檔案數(shù)字化管理環(huán)境。

3.構(gòu)建檔案信息管理機構(gòu)

在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)過程中，要想提高檔案數(shù)字化管理效率，使檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)全面覆蓋，進一步提升檔案管理質(zhì)量。首先，要重視數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)，運用網(wǎng)絡(luò)信息的交互性特征構(gòu)建檔案信息管理機構(gòu)，為數(shù)字化檔案管理提供專項管理服務(wù)，同時促進高校和社會及其他高校的友好交流，以便互相交流管理經(jīng)驗，優(yōu)化數(shù)字化檔案管理;其次，高校應(yīng)加強檔案信息管理機構(gòu)的內(nèi)部建設(shè)，不斷完善組織機構(gòu)服務(wù)的多樣性、完整性，使數(shù)字化管理系統(tǒng)能充分適應(yīng)高校現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展理念;最后，高校應(yīng)合理配置檔案信息機構(gòu)內(nèi)部資源，讓每位管理人員都能充分發(fā)揮其應(yīng)有價值，實現(xiàn)人力資源利用率最大化。

4.健全檔案數(shù)字化管理機制

高校的檔案數(shù)字化建設(shè)，一方面，應(yīng)不斷優(yōu)化數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)備，優(yōu)化管理系統(tǒng)性能，確保能夠支撐系統(tǒng)軟件的有效運營，如系統(tǒng)設(shè)計軟件、數(shù)字化軟件開發(fā)等;另一方面，高校要加大管理力度，強化數(shù)字化管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全防護能力，重視數(shù)字化管理設(shè)備日常維護工作，確保網(wǎng)絡(luò)安全運營。另外，高校檔案管理人員還應(yīng)充分掌握管理系統(tǒng)操作流程，增強系統(tǒng)維護與管理工作，進而提升管理人員的安全防范意識，推動檔案數(shù)字化管理高效可持續(xù)運行。

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責(zé)任編輯：劉健