畢業生檔案信息化管理策略探析

摘? 要：畢業生檔案是記錄學生成長過程中思想道德、政治覺悟、學習能力、專業水平、行為特點等的原始記錄材料。在多元化的就業方式下，傳統的畢業生檔案管理機制存在諸多弊端，如權利模糊、質量下降、主體弱化等。該文旨在探討將信息化技術引入到畢業生檔案管理中，在明確畢業生檔案的主體地位、支配權的基礎上，樹立正確的人才檔案觀，利用信息技術構建檔案多級管理聯動機制，充分發揮學生與學校的能動性，提高畢業生檔案的管理水平與管理成效。

關鍵詞：高校畢業生? 檔案資料? 信息化管理

中圖分類號：G642 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）04（c）-0204-02

畢業生檔案是全過程記錄其整個受教育過程中各類重要節點信息的原始記錄材料，用于直觀且清晰地反映畢業生在校學習期間的思想道德、政治覺悟、學習能力、專業水平、行為特點、優勢與不足等相對完善的綜合素養與綜合能力[1]。因對畢業生能力與素養的全面、客觀刻畫與表達，畢業生檔案成為了其進入社會、進入工作崗位的重要敲門磚，準確且完備的畢業生檔案材料可以幫助用人單位在以簡歷為依據審視、考評應聘人之外，以更為詳細的畢業生成長情況初始材料考量與佐證應聘人與工作崗位的適配度，也可作為應聘人后續升職加薪、轉正定級、職稱評定的重要依據[2]。因此，對于高校畢業生而言，檔案是比簡歷更為豐富的且詳細的推介“名片”，更是跟隨其一生、伴隨著其受教育與工作變化不斷更新的“記事本”[3]。當前，我國對于高校畢業生的檔案管理采用“檔隨人走”的模式，理論上，當畢業生離開高校前往用人單位后，其檔案也會相應地從高校轉出到用人單位或其所在人才市場，一旦畢業生在離校之際尚未能找到工作單位，則畢業生的檔案將會被轉回原籍。這種管理制度與管理模式在實際踐行的過程中會因各種突發情況而難以預期，使得紙質化的畢業生檔案在“轉遞”與“落戶”方面存在著較大的不確定性[4]。考慮到當前畢業生檔案管理機制、模式存在的諸多問題以及其給用人單位與畢業生帶來的諸多不便，將信息化技術引入到畢業生檔案管理中，通過高效、便捷的信息管理模式改善當前畢業生檔案管理過程中的種種弊端與不足，對于提高畢業生檔案管理成效具有重要意義。

1? 畢業生檔案管理中存在的問題剖析

1.1 檔案權利模糊

畢業生檔案用于詳細記錄其在校期間的行為表現，以準確刻畫學生在政治、專業、能力方面的綜合表現。學生畢業后若是能夠無縫接軌到用人單位，則畢業生檔案可以直接轉遞到用人單位作為入職員工的人事檔案。在檔案管理實踐中，受到當前“萬眾創新大眾創業”號召，很多大學生在畢業之后會選擇不去用人單位就業而自主創業，則受到當前檔案管理制度的限制，畢業生的檔案無法及時轉化為獨立的人事檔案，未能對畢業生檔案進行明確的定性與分類[5]。作為主體的高校畢業生，作為高校畢業生的教育與管理單位，在我國人事檔案規范中并未賦予高校畢業生明確的檔案所有權，檔案的管理主體在學生畢業期間存在著嚴重的不穩定性，相應的管理成本與經濟支出也未有明確規范，導致不少未及時就業的畢業生檔案存在“死檔”“棄檔”等現象。

1.2 檔案質量下降

當前畢業生的檔案資料在完備性與詳細度方面存在不足，畢業生檔案材料整理通常只關注學生在小學、中學、大學教育期間的入學登記表、學籍關系、獎懲記錄、入團志愿資料、入黨志愿資料以及畢業生登記表等關鍵性原始記錄，忽視了對畢業生成長過程中的細節信息與資料的整理與歸納，例如學生參與的實踐活動、志愿活動、所發表的論文、發明專利等體現學生主觀能動性、創新思維能力與愛心善心的材料存在缺失，在一定程度上弱化了畢業生檔案這一“記事本”的完備性。縱觀同一班級畢業生的檔案，甚至會發現不同學生的輔導員評語存在較大的重復性，這種“千篇一律”的對于學生在校表現的評論與總結對于畢業生以及用人單位而言參考價值較低。

1.3 檔案管理機制不完善

畢業生檔案管理機制主要包括檔案在校管理機制與畢業后檔案轉遞機制兩部分。學生未畢業之前，其檔案由高校加以管理，各個高校負責學生檔案管理的部門不盡相同，有的高校組織檔案館對學生檔案加以單獨分類與管理，有的高校組織檔案館將學生檔案與教職員工檔案統一管理，有的高校則組織學生培養單位專門對學生檔案進行收集與管理。不同的管理部門與管理方式使得畢業生在校檔案管理機制存在較大的差異，也影響到畢業生檔案轉遞工作開展的效率。學生畢業前簽訂三方協議并順利進入用人單位，則畢業生檔案需派遣轉遞到用人單位或其所在人才市場，若無用人單位則轉遞到畢業生生源地的人才市場進行檔案托管，根據相關檔案轉遞規范，在這一轉遞過程中檔案不得經由本人接手，需要由專人送取或者采用交通轉遞的方式，此轉遞方式在具體實踐時存在較多不便之處，不符合當前畢業生檔案轉遞的實際情況，因此，當前檔案轉遞仍然存在本人自帶的情況，這在一定程度上會影響畢業生檔案的真實性與嚴肅性。

2? 畢業生檔案信息化管理的對策

2.1 轉變檔案觀念，樹立人才檔案觀

畢業生在校檔案管理由所在高校負責，這是高校日常工作的重要構成部分，也是高校與社會人才市場所達成的共識，高校在學生入學之初接手學生檔案，根據檔案管理規范對學生檔案單獨分類，并在學生受教育過程中跟蹤其學習情況、生活表現與成長經歷，對檔案資料加以細化、收集、整理、鑒定、保管與統計，嚴格落實高校對畢業生檔案的收集整理職責。在檔案管理觀念方面，高校畢業生檔案管理人員應當樹立人才檔案觀，深刻認知高校畢業生是高校經過大量的教育自然投入而產出的各類專業型、應用型人才，而檔案是記錄畢業生受教育過程中個人表現與能力的原始實物載體，在檔案收集、整理與保管過程中需要將畢業生的角色從“人員”角度提高到“人才”角度，為用人單位后續接管檔案、運用檔案提供完備齊全的資料。當然，考慮到高校每年畢業的學生人數眾多、完備的畢業生檔案所需的材料繁雜，畢業生檔案管理部門應當以制度提高管理效率，制定與高校實情相匹配的學生檔案管理細則，為畢業生檔案管理的實際操作提供可行的標準與規范。

2.2 豐富材料內容，完善檔案形制

畢業生檔案材料來源不同、類別不同、視角不同、粗細粒度不同，給檔案收集、整理與保管人員帶來了較大的工作難度。將信息管理技術引入到畢業生檔案管理中，一方面可以借助計算機強大的存儲能力周到全面、事無巨細地記錄下畢業生在校期間的思想道德、政治覺悟、學習能力、專業水平、行為特點、優勢與不足等信息;一方面可以利用信息管理技術的快速索引與查詢技術為海量畢業生檔案的快速查詢與分析提供便捷的渠道;另一方面，檔案信息化管理有利于無縫銜接畢業生在不同成長期的檔案資料，形成對畢業生成長過程的全程化跟蹤與記錄。鑒于信息化技術在畢業生檔案管理中的諸多益處，各級院校應當加快推進學生檔案管理數字化與信息化步伐，構建起小、中、大學聯動的信息化檔案管理機制，形成規范性的學生檔案立卷目錄與細則，明確設計學生檔案所記錄的具體內容，包括學生的學業成績、日常表現、個性特征、道德素質、誠信記錄、心理素質、社會實踐活動、獎懲記錄、特長與優勢等，以全面且完整地對學生的能力與素養加以過程化追溯。在具體形制方面，相關單位應當嚴格遵循《電子文件歸檔與管理規范》，對以電子文檔形式出現的檔案自產生、編輯、處理至保存加以規范化管理，檔案的查閱與轉遞需要具有法律效力的手寫簽名，以責任到人的方式保證電子檔案的質量與可利用性。

2.3 強化畢業生的主體地位，明確檔案權屬

畢業生檔案本質上是圍繞畢業生這一主體所記錄并形成的一系列原始數據與資料，是畢業生成長過程與受教育過程的真實印照。因此，畢業生檔案管理應當強化畢業生的主體地位，在保證檔案真實性、嚴肅性與原始性的基礎上，提高畢業生對個人檔案的管理能動性，讓畢業生在擁有并踐行個人檔案支配權的基礎上充分認知到檔案的價值與用途，引導學生參與到檔案資料的收集、整理與轉遞工作中，在高度重視個人檔案的基礎上能夠做到自主式地緊盯個人檔案整理與轉遞過程，減少檔案轉遞出現“死檔”“棄檔”或檔案丟失現象的發生。在具體的信息化檔案管理應用中，可以借助信息技術的權限管理功能約束與調控學生對個人檔案的管理功能，學生可在線查閱其個人檔案，并傳輸相關佐證資料供檔案管理人員審核，以對其檔案加以更新與修改。這種依托信息化技術明確檔案編輯、查詢權力歸屬以及強化學生主體地位的做法可以極大地減少畢業生檔案管理工作人員的工作壓力，提高其對畢業生檔案管理的效率與成效。

3? 結語

畢業生檔案的信息化建設與管理有助于提高高校檔案資料的完整性、檔案轉遞的靈活性以及檔案運用的有效性，在“檔隨人走”的檔案管理原則下，畢業生檔案信息化以小、中、大學多級管理機構的聯動機制為基礎，實現對學生成長經歷的統一化、規范化管理，促進社會檔案管理的現代化，有力地保證了畢業生檔案管理的真實性與原始性，為畢業生靈活就業以及高層次人才跨區域流動提供了良好的檔案管理模式。

參考文獻

[1] 李楓，高雪梅，朱曉紅，等.人工智能在畢業生檔案信息化管理中的應用[J].蘭臺世界，2019（10）：48-50.

[2] 王毅.新形勢下人才服務機構對高校畢業生人事檔案的信息化管理初探[J].辦公室業務，2018（9）：42-43.

[3] 趙春艷.淺論如何創新管理畢業生檔案促進社會化發展[J].勞動保障世界，2017（34）：59.

[4] 包太敏.人才服務站對高校畢業生人事檔案的信息化管理[J].赤子，2017（1）：160.

[5] 趙和選.高校畢業生檔案之困與信息化管理創新[J].咸陽師范學院學報，2016，31（6）：112-116.

基金項目：吉林省教育廳“十三五”社會科學研究項目《畢業生檔案管理現狀及對策研究》（項目編號：JJKH20181400JY）。

作者簡介：李季（1980，3—），女，漢族，吉林長春人，碩士，副研究員，研究方向：大學生就業指導、畢業生檔案管理。