分析歸檔文件整理分類方案的價值及編制

摘? 要：分類方案在編制和具體應用過程中，對歸檔文件的整理而言，具有非常重要的影響和作用。該文針對歸檔文件整理分類方案的價值以及具體編制方法進行分析，在對該方案進行編制時，不僅要對其中的基本要求給予足夠的關注和重視，而且還要保證分類方案在編制時的科學性和合理性，這樣才能夠將分類方案自身的應用價值充分發揮出來，提高歸檔文件整理水平。

關鍵詞：歸檔文件? 整理分類? 分類方案? 方案價值? 編制方法

中圖分類號：G27 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）04（c）-0243-02

歸檔文件整理分類方案在制定和具體應用過程中，其主要目的是通過各種不同類型的方案收集、整合和利用，實現對這些方案的分類，這樣不僅可以方便獲取，而且還可以保證這些方案在編制時的準確性和有效性。該方案在提出以及具體應用過程中，貫穿在歸檔文件分類的整個過程當中，對這些不同類型的歸檔文件編號、編目等都提出了非常高的要求，必須要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，實現對這些檔案內容的監督、管理。

1? 歸檔文件整理分類方案的價值

分類方案在提出以及具體應用過程中，是保證可以落實檔案規范化管理措施的必要前提條件，同時也是其中非常重要的一部分。分類方案在整個檔案管理工作實施過程中，具有非常重要的價值。首先，分類方案在編制和應用時，其可以被看作是歸檔文件在分類整理過程中的重要保證措施。與此同時，如果缺乏分類方案在其中作為有效的指導，那么在整個分類過程中，就會出現很多問題，甚至還會出現嚴重的混淆現象。其次，在對分類方案進行編制時，需要注意的一點就是，該方案本身可以被看作是歸檔文件分類的基礎環節。也就是該方案在制定和具體應用過程中，可以實現對整個分類工程的整體設計，同時還可以將分類方案在實踐中實現科學合理的利用。在與實際情況進行結合分析時，發現在實踐中歸檔文件分類的本質就可以被看作是在實踐中直接將歸檔文件的實體進行科學合理的劃分，讓其根據不同的目錄、編目等要求來進行分類[1]。除此之外，分類方案在實際應用過程中，必須要保證歸檔文件自身的分類號、目錄等全部都具有真實性和有效性，這樣才能夠從根本上保證該環節的有效落實。在具體操作過程中，需要注意的一點就是，歸檔文件在實現分類時，在對各種不同類型的分類方法進行選擇和利用時，必須要結合實際要求，同時還要與歸檔的順序、依據等進行結合，這樣才能夠保證歸檔編號編制的合理性和科學性。由此可以看出，在實踐中通過對各種不同類型分類方案合理利用，可以對同一個卷宗內的歸檔文件進行有的分類處理，在此時就會出現各種不同類型的編號、編目等。另外，分類方案在編制以及具體應用過程中，為了保證分類方案在實際應用過程中的有效性，需要結合實際情況，積極采取有針對性的措施，同時還要對計算機進行科學合理的利用，這樣不僅可以實現快速有效的整理和歸檔，而且還可以保證文件在搜集、利用時的有效性。

2? 歸檔文件整理分類方案的編制

2.1 基本要求

歸檔文件整理分類方案在編制時，為了從根本上保證編制的質量和效果可以達到理想化的效果，必須要結合實際情況，尤其是要與基本要求進行結合分析，這樣才能夠從根本上保證分類方案在編制時的有效性。在對分類方案進行編制時，除了要與實際情況進行結合之外，還要對卷宗內的檔案進行科學合理的利用和管理。在這一基礎上，還要與現有的規則和方法進行有效結合，這樣才能夠實現現有管理方法與具體工作相互之間有效結合。所以，在這種形勢下，在對分類方案進行編制時，就必須要按照以下的要求來進行，這樣才能夠取得良好的效果[2]。首先，在具體操作過程中，必須要制定和落實符合實際要求的基本規定，同時還要對現有的規則、保管期限等進行科學合理利用，這樣才能夠保證分類方法的合理利用。也就是只有保證分類方法在實踐中的有效落實，才能夠實現對分類方案有針對性地編制和利用。與此同時，在一致性要求提出以及具體應用過程中，在該要求當中明確提出，要保證分類方案在制定和落實時，實現同一標準的劃分，這樣做的根本目的是為了促使同一級類目相互之間不會存在相互交叉的現象，為歸檔文件在分類過程中的準確性和有效性提供保障。除此之外，除了上述要求之外，還對該方案提出了穩定性的要求，該要求當中明確出分類方案在制定和具體應用過程中，尤其是在比較長的時間范圍內，要盡可能滿足全宗內檔案分類過程中提出了個性化要求[3]。在具體操作過程中，需要注意的一點就是在對類目進行設置時，不可以實現隨意變更的情況，同時也不能夠隨便對本單位經常會使用的變更類目等進行選擇和利用。在對該方案提出安全性要求時，明確提出比較高的類目必須要包含與其相對應的比較低一級的類目，這樣做的根本目的是為了最大限度地保證歸檔文件在分類過程中，可以直接被納入到符合實際要求的類目當中，為分類的合理性和科學性提供有效保障。

2.2 分類方案的編制

分類方案在編制和具體應用過程中，方案的編制效果將會直接影響到歸檔文件在整理和具體應用過程中的情況。由此可以看出，分類方案在整個歸檔文件整理過程中具有非常重要的影響和作用。首先，在具體操作過程中，必須要結合實際情況，對分類標準進行科學合理的選擇和利用，同時還要對分類層次進行確定。檔案工作人員在日常工作過程中，必須要對現有的歸檔文件來源、保管期限等進行全方位有效的分析，同時還要對各種不同類型的類目進行分析，這樣可以對其中的數量、具體實施部門等進行科學合理的規劃和設計，從中對符合實際要求的分類方法進行選擇，這樣可以對類目進行科學合理的設置和利用。比如，歸檔文件在實際應用過程中，會選擇利用保管、期限、年度以及機構等方式，通過這種分類方式對其進行分類管理時，必須要結合實際要求，這樣才能夠保證該分類方法在實際應用過程中的作用和價值充分發揮出來。尤其是對于行政部門而言，由于這一環節會涉及到的歸檔文件比較多，數量比較少，所以，在對其進行分類時，如果分類比較過于細致，那么很有可能會直接導致管理比較繁瑣，對整個庫容將會造成非常嚴重的影響。所以，在對該問題進行分析和處理時，比較適合利用保管期限、年度這種類型的分類方法。除此之外，在對分類方法進行選擇和具體應用時，要對分類方案進行科學合理的編制和利用，這樣才能夠發揮出良好的應用效果。分類方案在表述過程中，通常情況下可以直接利用文字來進行表達，或者是也可以利用樹狀圖表等各種不同類型的方式。如果是直接在類目當中對數字代碼進行利用，那么就必須要保證該代碼自身在實際應用過程中具有非常良好的穩定性。另外，在具體操作過程中，必須要對分類說明進行合理的選擇，在說明當中必須要涵蓋的內容包括分類方法的具體選擇、分類的層次確定等，這些都是其中非常重要的內容，所以可以適當對類方案進行補充、完善，這樣可以最大限度地保證分類方案在實際應用過程中的價值。

3? 結語

歸檔文件整理分類方案在編制和具體應用過程中，由于其自身具有非常重要的價值體現，所以在對其進行編制時，必須要結合實際情況，遵循基本要求。這樣不僅可以保證該方案在應用時的效果，而且還可以提高歸檔文件整理水平。

參考文獻

[1] 黃瑩妍，鄢嫦.《歸檔文件整理規則》特點分析與新規解讀[J].資源信息與工程，2018，33（6）：184-186.

[2] 李紅.歸檔文件整理工作實踐及認識[J].企業科技與發展，2017（4）：178-180.

[3] 王協舟，尹偉灃.《歸檔文件整理規則》解讀——基于新舊規則兩個標準的文本分析[J].檔案學通訊，2016（6）：75-79.

作者簡介：李建華（1979，4—），女，漢族，山西孝義人，本科，館員，研究方向：檔案管理。