公務即時信息歸檔管理研究
——以昆明醫科大學為例

■ 王 媛

隨著科技的進步，信息技術的發展，網絡和社交媒體因其突出的交互性、時效性、精準性等特點，成為了政府、企事業單位、社會組織等各類機構開展業務、服務社會的重要工具。目前，幾乎每一個正規機構都設有自己的網站，微信公眾號或微博等網絡媒體平臺，并通過這些平臺為公眾傳遞信息、提供服務。這些信息具有真實性、數字性、即時性、可靠性、可用性、全面性、多樣性等特點，能及時完整地反映主體單位的公務情況，我們姑且將這部分信息界定為“公務即時信息”并加以規范的歸檔管理。

一、公務即時信息概念

本文中的公務即時信息是指：國家機構、企事業單位或社會組織在公務活動中，基于互聯網和信息技術的發展，運用網頁、微博、微信等新媒體平臺，以電子數碼信息的形式，即時向公眾傳遞公務活動情況的具有保存價值的歷史記錄。

二、公務即時信息歸檔管理

（一）公務即時信息的分類

1.分類定義：指信息發布主體為達到收集、保管和利用的目的，按照信息來源、內容、發布平臺及管理者等，按一定的結構體系，對信息進行分門別類管理的活動。

2.分類原則：

（1）系統性：公務即時信息可按照來源、內容、發布平臺及管理者等排列順序予以系統化，從而形成合理的分類管理體系。

（2）可擴充性：公務即時信息是實時更新，實時收集的，在分類時要滿足不斷增加和變化的需要。

（3）兼容性：公務即時信息的分類必須與相關系統協調一致，當涉及一個或幾個其他系統時，信息類目的設置上應盡可能與有關標準取得一致。

（4）實用性：公務即時信息的分類要從日后查閱利用的角度出發，是整個檔案管理體系中的重要組成部分，在分類之初就達到系統最優化。

3.分類方法：

（1）按公務即時信息的來源可分為：網頁公務即時信息、微信公務即時信息和微博公務即時信息等。

（2）按公務即時信息的形式可分為：文字類、圖片類、視頻類、復合類公務即時信息。其中，復合類公務即時信息內容不僅包含文字，還可穿插圖片、視頻等表現形式。

（3）按公務即時信息的內容可分為：新聞通知類、展覽展示類、相關轉載類、知識普及類、直播鏈接類等。

（4）按公務即時信息的管理者可分為：發布主體管理者和發布平臺管理者等。

（二）公務即時信息的獲取

1.獲取定義及內容：指信息發布主體以保存利用為目的對發布在自己官方網站和微信、微博等新媒體平臺上的數碼電子公務信息進行收集的活動。包括品牌形象的推廣、信息政策的公開、新聞發布、產品信息、傳播企業文化、發布官方聯系方式、客戶服務、網上銷售等內容。（以GB/T 29194-2012《電子文件管理系統通用功能要求》等規范為執行標準。）

2.獲取原則：

（1）目的性：公務即時信息的獲取收集、歸檔管理，就是為了反映發布主體的重大事項和發展歷程，留住發布主體“記憶”，在獲取時要以此為目的進行操作。

（2）原始準確性：公務即時信息是發布主體公務活動的體現，是與文書檔案相一致的數碼電子檔案信息，必須保持其原始準確性。

（3）系統性：公務即時信息可以以發布平臺、發布時間、發布主體、信息形式等為內容系統性獲取，以實現系統管理、系統存儲和系統利用。

（4）時效性：公務即時信息是發布主體公務活動的實時體現，是重大事項及時刻工作的記錄，具有很強的“即時性”，在獲取的過程中要注意發布主體的發布時間，及時獲取，體現時效性。

（5）全面性：為保證公務即時信息的完整性，獲取信息時應當本著“先獲取，再鑒定，后歸檔”的原則全面進行操作。

3.獲取方法：以官網網站為平臺發布的公務即時信息，根據網站的設計和編碼，通過網絡技術按照一定的規則，自動獲取網頁數據并使用相關軟件技術解析后進行保存。以微博、微信公眾號為平臺發布的公務即時信息需要與平臺接口對接后，采用信息源推送的方式進行信息數據獲取歸檔。

4.獲取時間：為體現公務即時信息“即時性”的特點，避免信息積壓及網絡平臺的安全性問題，歸檔單位應當在官網和新媒體平臺上發布信息的24 小時內對信息進行獲取并歸檔管理，也可根據需要自行設置獲取時間。

（三）公務即時信息的鑒定

1.鑒定的目的：信息發布主體應當以公務即時信息能充分反映本單位主體業務和歷史發展為目的進行鑒定。對于獲取的包括天氣預報、小笑話、智力問答等內容，可以舍棄。所以，在公務即時信息獲取后，要對所獲取的全部信息進行逐一鑒定，將有價值的公務即時信息進行歸檔管理。

2.鑒定原則：

（1）真實性：公務即時信息一定是能真實客觀實際展現公務主體“記憶”的信息。

（2）價值性：公務即時信息根據發布主體的不同種類繁多，國家機構偏重于法律法規的頒布宣傳實施、事業單位偏重于業務科研工作、企業偏重于產品介紹推廣、社會組織偏重于大眾服務等，信息應區分內容主次，判斷發布主體的主業進行有價值的信息鑒定。

（3）全面性：要全面把握被鑒定公務信息與其他檔案的聯系，不能孤立地判斷單份文件的保存價值。要全面地預測社會對公務信息利用的需要。既要考慮本單位的需要，也要考慮社會需要，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠需要。

（4）不重復：對于既在官網上發布，又在微博、微信公眾號上發布的同一條信息，或發布主體已經通過其他系統及其他渠道同步歸檔的信息，本著“檔案不重復歸檔”的原則，就不再進行歸檔。

3.鑒定標準：

（1）職能標準：要保存對歸檔主體職能起憑證、評價作用的以及能夠證明其存在、發展、主要職能和基本歷史面貌的公務即時信息。

（2）來源標準：以歸檔主體形成的公務即時信息為重點，外單位形成的公務即時信息涉及本單位的根據日后是否具有查考利用價值為標準鑒定。

（3）內容標準：注重公務即時信息內容的重要性和獨一性。主要看它的重要程度如何，對方針政策性的、重大事件的、主要職能的、反映全面和全局工作的、典型的基礎數據、基礎材料和重大事件信息都要進行歸檔。

4.鑒定方法：

（1）全面審閱法：將所有通過官網和新媒體公眾平臺獲取的公務即時信息逐一進行閱讀、審查，鑒定出有價值的能反映發布主體主要業務活動和歷史發展的信息。

（2）目錄檢索法：被獲取的公務即時信息是以數碼電子文件的形式存在，獲取的標題與發布的原文標題相同，可以采用目錄檢索法，將重復的文件放棄，進行單份歸檔。

（四）公務即時信息的編號

1.編號原則：

以DA/T13-1994《檔號編制規則》為基礎，結合公務即時信息的特點和屬性制定原則如下：

（1）直觀性：公務即時信息的編號應當直觀地體現公務信息的年度、種類、來源、存儲期限、排列等信息，使查閱利用者在看到編號時，就能清晰地理解公務即時信息的基本屬性特征。

（2）唯一性：隨著科技的進步，以網絡傳播公務信息的方式一定會被更多的單位、部門所接受和使用，公務即時信息的歸檔數量會成幾何倍的增長，所以在編號之初就要考慮到，每一條信息都應當是唯一的，不可重復的。

（3）簡短性：因公務即時信息數量龐大，每個信息都有一個唯一的編號，在計算機存儲中會占用大量的空間，編號時要簡單明了，能體現信息的基本屬性即可。

（4）可擴充性：目前公務即時信息主要有官方網站信息和微博、微信公眾號平臺等信息，未來，隨著網絡平臺的增多，會有更多的公務辦公、傳播平臺出現，在公務信息歸檔編號之初就要留有可以擴充編制的可能性，為日后的發展留有空間。

2.編號方案：

（1）時間優先法：公務即時信息采用“年度-來源-責任者-保管期限-件號”的編制方法。即把信息產生的時間排在首位，把信息發布平臺，即來源排在第二位（網頁、微信、微博等），把信息產生的部門，比如政府、醫院、工廠及其下屬部門（可根據各單位需要，自行編號）排在第三位，保管期限可分為永久（Y）長期（C）短期（D）排在第四位，最后將件號按升序排在第五位。

例如：昆明醫科大學就采用“時間優先法”的編號方案，對學校的公務即時信息進行了編號：

一級類目標識公務即時信息發布的年份，二級類目按公務即時信息的來源平臺進行分類，用平臺名稱的漢語拼音首字母作為類名。一方面因為網頁和微信公眾號的管理技術不同，另一方面滿足未來公務即時信息發布平臺的拓展性。三級類目按公務即時信息產生的部門進行分類，每個產生部門用一個三位數的數字編號進行標識。四級類目為公務即時信息的保管期限。最后一級類目為公務即時信息檔案的件號。

網頁示例：“WY”指網頁平臺的公務即時信息，意思為“網頁”，“111”為宣傳部的代碼，“y”為保管期限“永久”，最后是件號。因此，檔號為2018-WY-111-Y-1的公務即時信息檔案為：2018年學校宣傳部網頁上歸檔的第1件公務即時信息檔案。

微信公眾平臺示例：“WX”指微信公眾平臺的公務即時信息，“111”為宣傳部的代碼，因此，檔號為2018-WX-111-Y-1的公務即時信息檔案為2018年學校宣傳部開設的微信公眾號上歸檔的第1件檔案。

此方法的優勢是，在查找利用信息時，可根據信息發生的時間專項查找，不必海量查找，劣勢是，如果有新的信息發布平臺出現，不能夠專門、直觀地體現。

（2）來源優先法：即公務即時信息采用“來源-年度-責任者-保管期限-件號”的編制方法。此方法的優勢是，如果有新的信息發布平臺出現，直接增加新平臺的編號即可，能直觀、快捷地體現信息來源。劣勢是，在查找利用信息時，如果根據信息發生的時間查找，需查多個平臺信息，不夠便捷。

（五）公務即時信息的歸檔

1.歸檔定義：公務即時信息歸檔是指國家機構、企事業單位和社會組織的檔案管理部門，通過相關軟件的設計和使用，將本單位發布在官方網站和新媒體平臺上的公務信息通過獲取、分類、鑒定后，將具有檔案價值的以電子形態存在的信息進行歸檔管理的過程，是數據由普通文件轉為檔案的標志。歸檔工作以DA/T 32-2005《公務電子郵件歸檔與管理規則》為準則和基礎實施。

2.歸檔原則：

（1）納入總體：公務即時信息歸檔工作應納入單位信息化建設規劃，與其他檔案相同，技術與管理并重，便于利用和安全可靠原則。

（2）集中管理：公務即時信息實施全程和集中管理，確保信息的真實性、可靠性、完整性與可用性。

（3）職責明確：應建立嚴格的公務即時信息管理制度，明確發布信息、審查信息、收集歸檔信息、管理信息、利用信息等部門的職責與分工。

（4）內容清晰：明確以電子數碼形式存在的，不同來源的公務即時信息及其元數據的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

（5）監管到位：按規范的工作程序，采取必要的手段，對公務即時信息檔案管理全過程實施監控。

（6）存儲安全：公務即時信息檔案應使用安全的網絡和離線存儲介質實施從發布、獲取、歸檔、利用等一系列管理。

3.歸檔整理方法：

（1）單套制：首先，由于公務即時信息的整個生命周期都在網絡中進行，到歸檔階段再制作紙質版進行歸檔，勢必造成很大的工作量及很大的資源浪費；其次，在信息技術和信息系統高速發展的今天，利用網絡和電腦終端對公務即時信息進行歸檔管理，已經能滿足公務即時信息的利用需求，不僅如此，信息系統所具備的檢索和數據統計等功能，能更好地改善檔案用戶的使用體驗，所以公務即時信息采用“單套制”歸檔即可。

（2）在線歸，離線管：公務即時信息從發布之初就以互聯網為依托進行發布、展示、獲取、鑒定、分類、編號、歸檔、統計和利用等，在生成有獨立唯一檔號的檔案后，為保證數據的安全性、可靠性，應根據電子檔案管理相關規范進行數據導出備份，進行離線管理。

（3）保管期限：公務即時信息的保管期限可分為永久、定期30年和10年三種，根據具體信息內容進行判斷劃分。

4.歸檔接口：公務即時信息應結合本單位業務及網絡運行實際情況選擇但不限于以下三種接口進行歸檔：

（1）Webservice 歸檔接口

（2）中間數據庫歸檔接口

（3）歸檔電子文件及其元數據的規范存儲結構

5.歸檔格式：公務即時信息檔案是電子檔案的一個重要組成部分，其電子文件和電子文件元數據歸檔格式嚴格按照中華人民共和國《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》GB/T 18894-2016中的標準進行歸檔管理。

（六）公務即時信息檔案統計

1.統計原則：公務即時信息應當采取“歸檔即時統計法”進行相關數據統計，即在歸檔的同時就進行統計的原則，以便發布主體時時掌握網絡信息動態，為快速利用信息，為領導決策提供參考。

2.統計方法：公務即時信息檔案應當按照檔案統計年報的要求及本單位實際需要進行統計。可按照年度、來源、保管期限、形成主體、歸檔格式、件號、大小、利用人次、下載情況等多要素進行統計。

（七）公務即時信息檔案導出備份

1.導出備份定義：歸檔主體，通過相關軟件，將自己在官網、新媒體平臺上發布的公務信息即時進行在線歸檔后，按照相關標準，從網絡在線系統軟件上將所有信息導出備份進行離線存儲和管理的過程。以ISO 13008：2012《數字檔案轉換和遷移過程》和GB/T 20988-2007《信息安全技術信息系統恢復規范》等相關規范為基礎實施公務即時信息導出備份工作。

2.導出備份原則：

（1）真實完整：公務即時信息檔案在數據導出的全過程中要確保數據的真實、可靠與完整，其檔案信息內容，結構、背景信息等數據要與在線軟件管理的信息數據相一致。

（2）導出備份時間：公務即時信息發布主體將公務信息即時進行在線歸檔后，應根據各自信息量的多少，不小于30 天的周期內，進行導出備份管理。

（3）與元數據同導出、同備份：參照GB/T 26163.1-2010《信息與文獻 信息元數據原則》，公務即時信息在離線導出備份時，要將信息數據與元數據一同導出備份，分別存儲。

（4）原始數據留存：公務即時信息的導出備份，是為了保證信息數據和其元數據的離線安全管理，為便于統計、查閱利用，應對網絡在線管理軟件中的原始數據繼續留存使用。

（5）確保安全：公務即時信息在導出備份的過程中，全程參照ISO 13008-2012 等相關電子檔案轉換、遷移等相關標準執行，確保程序規范，數據安全。

（八）公務即時信息檔案的存儲

1.存儲原則：

（1）設備達標：公務即時信息檔案管理主體應為公務即時信息檔案及其元數據的存儲配備與電子檔案系統相適應的、達到應用標準的在線和離線存儲設備。

（2）集中有序：歸檔主體應依據檔號等標識符構成要素，在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲公務即時信息檔案及其組件，并在元數據中記錄數據的存儲路徑一并保存。

（3）定期檢查：公務即時信息檔案在線管理系統和離線管理數據都要定期掃描，診斷服務器、硬、磁盤等設備，發現問題及時處理。

2.存儲格式：以DA/T 47-2009《版式電子文件長期保存格式要求》為執行標準，保證公務即時信息檔案的完整和不可更改性。信息數據，包括純文檔信息、文檔圖片混合信息和純圖片信息都采用PDF的格式進行存儲。所有信息目錄使用Excel 表格進行管理存儲。

3.存儲介質：為確保公務即時信息檔案數據的安全，應采取光盤、裸硬盤、云端空間等多介質存儲，如條件許可應實現存儲介質的異地存放。

（九）公務即時信息檔案的利用

1.利用原則：

（1）廣泛性：公務即時信息檔案來自于公務單位對外發布信息的平臺，比如官網、微博和微信公眾號等，所發布的信息都是經過審核批準的，沒有密級限制，具有公開性，所以在查閱利用的時候，它與其他檔案不同，不會受到相關查閱審批制度、程序和范圍的約束，所有使用者都可以查閱利用，具有廣泛性。

（2）便利性：公務即時信息檔案是以電子文件形式存在的檔案信息，在查閱利用時，只要輸入相關聯的關鍵詞或字，即可很快地查閱到信息，并且可通過下載、復制等方式使用，具有極強的便利性。

2.利用方法：可通過網絡在線展示和離線查閱等方法，采用關鍵詞、字、檔號、發布單位、發布時間等條件進行檢索，為廣大利用者提供閱覽、下載和復制服務。

綜上所述：公務即時信息的歸檔管理流程主要有：分類信息、獲取信息、鑒定信息、信息編號、信息歸檔、信息統計、信息導出、信息存儲和信息利用等九個步驟。國家機構、企事業單位和社會組織等部門，通過以上九個步驟基本可以將本單位的公務即時信息進行及時完整的歸檔管理。昆明醫科大學通過此流程及專用系統軟件至2020年2月底已歸檔學校網頁公務即時信息檔案6506件，微信公眾號公務即時信息檔案1468件，基本實現了對此類信息的規范安全科學管理。