淺談實現檔案管理工作現代化的方法

符家樂

摘? 要：本文以開展檔案管理工作的意義、實現檔案管理現代化發展目標的現狀為切入點，展開具體分析，并以此為依據，提出轉變檔案管理觀念，強化檔案管理現代化建設;培養現代化管理隊伍，提升計算檢索效率;積極運用計算機技術，做好安全防范工作等幾方面的現代化方法。希望檔案管理人員能夠充分利用計算機技術，實現信息化和現代化的發展目標，為今后創新新型的檔案管理方式提供依據。

關鍵詞：檔案管理? 現代化方法? 科學技術

科學技術水平不斷提升，計算機技術為人們的生活和工作提供了更多的便利條件。檔案館為了彌補傳統檔案管理方式的缺陷，積極運用檔案管理現代化方式開展檔案管理工作。本文從開展檔案管理工作的意義入手，緊緊圍繞實現檔案管理現代化發展目標的現狀展開闡述，針對實現檔案管理工作現代化的方法內容進行全面探討。

1? 開展檔案管理工作的意義

檔案管理工作，是開展各項管理工作的基礎條件。檔案是信息資源的一種體現形式，對于檔案館在實際經營過程中記錄實際狀況的具有重要意義，其是一種白寶貴的信息資源。檔案館是否科學合理的開展檔案管理工作，對于提升檔案館整體的管理效率具有直接影響。順利開展檔案管理工作是檔案館可持續經營的一項重要工作內容;嚴格按照相關規定開展檔案管理工作，是檔案管理人員的基礎工作，這是防止檔案館產生檔案信息丟失、泄漏現象的重要舉措。傳統模式下的檔案管理內容，主要是以產生原始的信息記錄為主，通過信息歸檔、搜索歷史查詢記錄的方式來完成檔案管理工作[1]。傳統檔案管理模式以手工記錄和整理的方式為主，具有一定的局限性。而現階段大部分的檔案館在開展檔案管理工作期間，都會使用自動化管理的新型模式，能夠快速整合檔案信息，提升檔案管理效率，從而全面提升檔案館管理的科學性與時效性。

2? 檔案管理工作具備的重要性

從根本上來講，檔案本身構成了企事業單位自身擁有的珍貴資料與寶貴財產。這是由于，單位檔案以及個人檔案都承載著珍貴的資料與信息。面對信息化趨勢，關于管理各類的檔案信息尤其需要關注信息安全，避免檔案信息受到竊取或者被篡改。

其次是理順檔案工作的基本流程。在負責管理檔案的專門工作人員看來，檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于，檔案管理本身包含了復雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實踐中，改進檔案管理就是要集中于理順現有的管理操作流程，借助信息手段來替代原有的人為管理操作。只有如此，檔案管理才能體現優良的實效性，在簡化流程的同時也符合了良好的檔案管理綜合效果。

第三是方便提取與調用檔案。檔案資料本身含有較多的關鍵信息，因此有必要允許相應個人或者相關組織依照特定權限來調取上述的檔案信息。具體針對調用某些檔案信息來講，關鍵在于設置查閱相關檔案的權限。在某些情形下，相關人員如果超出了既有的檔案查閱權限，那么不可隨便查閱檔案或者調用檔案信息，如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性，保障檔案信息安全。

3? 實現檔案管理現代化發展目標的現狀

計算機管理方式，是現代化網絡技術不斷發展的具體成果，其與傳統檔案管理模式進行比較是一種新型的檔案管理模式。很多檔案館在開展檔案管理工作期間，都在積極運用計算機管理方式，但是仍然有一些檔案管理人員并沒有及時轉變管理觀念，這樣就會嚴重阻礙檔案管理現代化發展目標的實現。實際上，檔案管理現代化工作，要求檔案管理人員要熟練掌握先進的科學技術，并能夠將其與檔案管理內容進行結合，運用新型的管理觀念看待問題;同時還要具備較高的網絡信息素養，在網絡電子設備出現故障時，能夠從容解決問題，保證檔案信息的安全與完整性。現階段，檔案館嚴重缺乏高能力的現代化檔案管理人員，甚至無法全面掌握電子設備使用技巧的人普遍存在。

4? 實現檔案管理工作現代化的具體方法

4.1 轉變檔案管理觀念，強化檔案管理現代化建設

（1）轉變檔案館管理人員的檔案管理觀念，是實現檔案管理現代化發展的基礎措施。檔案管理人員在實際工作中要堅持講科學的現代化管理原則，從思想意識上進行改變，樹立服務意識，做愛后檔案資料的收集與管理工作。在科學技術水平不斷提升的作用下，檔案管理目標要與社會大發展趨勢相統一，提升信息化建設效率的同時，使傳統檔案管理方式向現代化方向進行轉變。不斷強化檔案管理現代化建設，積極運用計算機管理方式，能夠為檔案管理人員很創造很多便利條件[2]。因此，檔案館要定期開展現代化管理方式培訓活動，引導管理人員運用電子檔案對檔案信息進行分類管理，這樣不僅能夠幫助檔案管理人員構建完善的檔案管理體系，也能使檔案管理工作向現代化方向發展。

（2）滿足檔案管理人員對硬件設施的需求，保證檔案管理人員順利開展管理工作。檔案館整體發展的狀況與管理人員的領導具有緊密關聯。因此，檔案館領導要注重檔案管理現代化建設，使其深入理解現代化管理模式對檔案館整體發展的意義。此外，檔案館還要不斷拓寬資金引入的渠道，不斷完善硬件基礎設施建設。在實現檔案管理現代化的過程中，不僅需要新型的辦公產品，還需要運用現代化的管理模式，將二者進行有效結合，從真正意義上實現現代化發展。

4.2 培養現代化管理隊伍，提升計算檢索效率

（1）專業人才是檔案館實現檔案管理現代化發展的一項重要資源。很多檔案管理人員在現代化管理的過程中，自身的綜合能力還不能滿足檔案管理工作的需求。因此，檔案館要針對不同專業水平的檔案管理人員進行針對性培訓，定期舉行檔案業務管理研討會，管理人員在活動中相互溝通，積極表達自身看法。通過這樣的方式，不斷提升自身計算機操作技能，對于檔案館構建現代化管理隊伍具有重要幫助。

（2）不斷強化檔案數據質量管理力度，是提升計算機檢索效率的重要途徑。首先，要全面開展主題標引工作，始終堅持全面性、準確性和統一性原則;其次，注重開展檔案主題詞表管理工作，及時補充主題詞。如果在此過程中出現一詞多義的現象，要及時刪除，保證主題詞的唯一性，保證檔案管理工作質量。

（3）按照規定制度檢查數據審核[3]。一方面要做好數據標引工作，一方面要在輸入數據信心后對其準確校驗，這樣在后期就可以通過具體的數據完成檢索工作。

4.3 積極運用計算機技術，做好安全防范工作

運用計算機技術開展檔案管理工作，是實現檔案管理現代化的重要途徑。在此過程中，要做好檔案信息防盜取工作。比方說：構建網絡防盜、防泄漏系統;構建網絡檔案信息恢復平臺。還要在計算機上安裝防病毒設備，在系統盤和數據盤上貼好“保護”標簽，在計算機上下載相關殺毒軟件，定期對計算機運行狀態進行檢測，保證檔案信息安全性。

5? 結語

總而言之，實現檔案管理工作現代化的方法有多種多樣，要求檔案管理人員在開展現代化工作期間，能夠明確開展檔案管理的意義，在工作中及時發現檔案管理問題，以實事求是的工作原則為解除，結合檔案管理現代化發展趨勢進行分析，積極運營運用現代化管理模式開展工作，不斷轉變檔案管理觀念、注重培養專業檔案管理隊伍、將計算機技術與檔案管理內容進行全面結合，進一步實現檔案管理工作現代化發展目標。

參考文獻

[1] 胡桂清.淺析實現檔案管理現代化的必備條件[J].中外企業家，2018（33）：128.

[2] 張桂琴.順應科技發展潮流 提高房地產檔案信息化管理水平[J].科技風，2018（21）：55.

[3] 田衛慶.檔案管理現代化中檔案管理原理的應用實踐微探[J].呂梁教育學院學報，2017，34（1）：58-59.